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Fora do escritório – ECM móvel para trabalhar de forma flexível em qualquer local

Pasta digital para smartphones e tablets – Doxis4 mobileCube

Quando os colaboradores precisam de ter acesso rápido a documentos, dossiers, processos e tarefas, nem sempre estão sentados na sua secretária. Em viagens de negócios, em reuniões e encontros com os clientes ou quando se trabalha em locais distintos, deve ter à sua disposição os documentos da empresa importantes e fazer avançar os processos empresariais mediante decisões imediatas. O negócio digital não avança sem o negócio móvel.

O cliente de ECM móvel, Doxis4 mobileCube, enriquece o Doxis4 iECM-Suite através das possibilidades de utilização de documentos, dossiers, processos e tarefas em qualquer lugar onde tenha o smartphone ou tablet à mão (não importa se é Apple iOS ou Google Android). O Doxis4 mobileCube centra-se conscientemente nos casos de aplicação típicos do utilizador móvel.

A infraestrutura potente de ECM do Doxis4 iECM-Suite e o repositório de conteúdos do Doxis4 central constituem a base para trabalhar em qualquer lugar com o Doxis4 mobileCube. Além das flexíveis opções de acesso móvel através de smartphone e tablet, estão disponíveis outros clientes Windows e baseados na web. Isso significa que todos os colaboradores e eventuais participantes externos trabalham sempre com as informações mais recentes e podem aceder às mesmas a partir do seu computador fixo, computador portátil, tablet ou smartphone, consoante a sua situação de trabalho. 

Com o Doxis4 mobileCub, os utilizadores podem aceder a todos os recursos de informação de acordo com a sua função e direitos quando não estão no escritório. Assim, podem receber informação e tomar decisões a qualquer momento, bem como resolver tarefas diárias e problemas inesperados em qualquer lugar.

Pesquisa móvel & Visualização

O cliente móvel oferece as mesmas funções de pesquisa que outros clientes Doxis4, naturalmente de forma otimizada para a utilização móvel. A pesquisa é realizada através dos metadados armazenados (pesquisa de índice), dos conteúdos de documentos completos (pesquisa de texto completo) ou da combinação de ambos os métodos. Os resultados de pesquisa são apresentados numa lista de resultados otimizada para o tamanho do ecrã do equipamento terminal.

Para um acesso rápido aos documentos frequentemente utilizados, é possível arquivar os mesmos como favoritos e transferi-los para o terminal móvel. Deste modo, o utilizador pode aceder diretamente ao Doxis4 sem uma ligação direta, por exemplo, durante a utilização num avião.

Para a sua visualização, o Doxis mobileCube cria uma representação em PDF em tempo real para imagens e documentos TIFF, incluindo anotações. Todos os formatos de documentos compatíveis com o sistema operativo utilizado podem ser diretamente apresentados na aplicação. Os formatos suportados incluem PDF, Office e os formatos de imagem habituais. Em combinação com o Doxis4 Imaging Service, podem ser carregados e apresentados mais de 300 formatos por página no equipamento móvel para visualizar documentos independentemente da aplicação original.

Arquivo móvel & Fluxos de trabalho

Os documentos criados no terminal móvel, recebidos por e-mail ou transferidos de outras fontes podem ser arquivados no repositório de conteúdos através do Doxis4 mobileCube – tão simples como partilhar conteúdos nas suas aplicações favoritas.

Com o Doxis4 mobileCube, os utilizadores podem participar em processos quando não estão no escritório: recebem as tarefas, editam e reencaminham as mesmas. Podem aceder a todas as caixas de correio, tanto a caixas de correio pessoais e partilhadas, como a caixas de correio de grupos.

Ler mais sobre o Doxis4 mobileCube

Os seus benefícios

  • Acesso móvel a documentos, dossiers, processos e tarefas em qualquer lugar
  • Informações uniformes e atuais no repositório de conteúdos do Doxis4 central, disponíveis a qualquer momento, também offline
  • Compatibilidade com diferentes plataformas móveis (Apple iOS, Google Android)
  • Clientes Windows e web para computadores fixos e portáteis que podem ser utilizados numa única solução

Qualidades & Pontos fortes

  • Acesso a documentos e autorizações em qualquer lugar

    No ecrã de início da aplicação do Doxis4 mobileCube, é possível aceder a documentos, processos e tarefas no Doxis4, bastando para isso deslizar o dedo: pesquisa, caixas de correio, diretórios e favoritos. Graças aos perfis pré-configurados, pode estabelecer-se rapidamente uma ligação com diferentes repositórios de conteúdos no Doxis4. Deste modo, pode autorizar desde pedidos a faturas "a partir de qualquer parte do mundo", bem como aceder a documentos empresariais importantes. Pode aproveitar para trabalhar durante os tempos de espera e de transferência nas viagens de negócio. Em reuniões ou encontros com os clientes, tem à sua disposição todos os dossiers e documentos importantes.

  • Ambiente de trabalho personalizado

    Com o Doxis4 mobileCube, cada utilizador tem à sua disposição um ambiente de trabalho móvel com acesso direto a informações empresariais relevantes no repositório de conteúdos após o registo no Doxis4 Content Service Bus. Tal inclui as tarefas atualmente pendentes na caixa de correio pessoal, nas caixas de correio de grupos e noutras caixas de correio acessíveis aos utilizadores do Doxis4 registados. Pode definir diretórios próprios para aceder rapidamente a determinados documentos ou a configurações de pesquisa frequentemente utilizadas.

  • Acabaram os problemas de dados móveis

    O trabalho móvel com o smartphone ou tablet falha muitas vezes devido a uma ligação fraca ou limitada à rede. O Doxis mobileCube está preparado para este tipo de problemas: em vez de carregar os documentos completos, com o mobileCube pode carregar e visualizar os documentos por página no visualizador móvel. Tal permite a abertura rápida de documentos extensos, sem longos tempos de carregamento e com uma transferência mínima de volumes de dados. Se não houver qualquer ligação ao Doxis4, os favoritos pessoais e os diretórios pré-configurados também estão disponíveis offline. 

  • Conformidade e proteção de dados

    Com o Doxis4 mobileCube, os colaboradores podem trocar documentos de forma eficiente e segura quando não estão no escritório, sem violar as políticas de conformidade e de proteção de dados. Desde o caso da NSA, todos nós deveríamos refletir sobre o local onde guardamos as nossas informações confidenciais e com que aplicações trocamos as mesmas. No repositório de conteúdos do Doxis4 central, os documentos estão bem entregues e é aí que devem permanecer, independentemente do local onde trabalha com os mesmos. Os dados estão em segurança mesmo se perder o smartphone ou tablet, pois estão guardados no Doxis4 e não diretamente no equipamento.

  • Locação múltipla

    A locação múltipla é indispensável para grupos e empresas de média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas. O Doxis4 mobileCube é compatível com o trabalho em todos os mandantes. Para isso, os mandantes disponíveis são configurados no gateway do Doxis4 mobileCube. Os mandantes que não estão previstos para uma utilização móvel não podem ser utilizados involuntariamente.

  • Utilização paralela com outros clientes e equipamentos

    O Doxis4 mobileCube é uma das muitas possibilidades de acesso a documentos, dossiers, processos e tarefas no Doxis4. Conforme a situação de trabalho, a funcionalidade necessária e a frequência de utilização, os colaboradores podem utilizar o cliente Doxis4 adequado, também como versão Windows ou web, em computadores fixos, computadores portáteis, tablets ou smartphones. Deste modo, as versões atuais de documentos e as tarefas estão sempre disponíveis em qualquer lugar e podem ser utilizadas em conjunto. Independentemente do cliente ou equipamento correspondente, as funções e os direitos podem ser monitorizados de forma universal e uniforme no Doxis4 cubeDesigner.

Encontrar tudo em qualquer lugar

O Doxis4 mobileCube é compatível com a pesquisa de todos os documentos no repositório de conteúdos, ao qual o utilizador registado tem acesso. Pode definir as caixas de diálogo de pesquisa adequadas para diferentes casos de aplicação, para encontrar documentos através dos respetivos metadados e conteúdos de documentos. As listas de resultados adaptam-se automaticamente ao tamanho do ecrã do equipamento móvel. As opções de agrupamento e de filtro ajudam a obter uma visualização rápida dos resultados de pesquisa, incluindo em listas de resultados extensas.

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Arquivar documentos fora do escritório

Com o Doxis4 mobileCube, pode arquivar de forma segura no repositório de conteúdos e "partilhar" com os seus colegas os documentos criados no terminal móvel, recebidos por e-mail ou carregados a partir de outras fontes. Durante o arquivo dos documentos e em função da configuração, é possível selecionar a categoria do documento pretendida (por exemplo, oferta, tarefa, fatura ou semelhantes) e atribuir outros critérios de indexação ao documento a ser arquivado de forma automática ou manual. Deste modo, o documento pode ser encontrado facilmente mais tarde, incluindo por outros participantes.

Decidir livremente, a qualquer momento

Com o cliente Doxis4 mobileCube, é muito simples participar em processos de decisão da empresa, a qualquer momento e em qualquer lugar. O Doxis4 disponibiliza todas as caixas de correio às quais um utilizador tem acesso no Doxis4 para que este as possa utilizar de um modo móvel. Para ser possível aceder rápida e simplesmente às novas tarefas, estas são representadas de forma organizada na caixa de correio com a indicação da quantidade. Assim, é possível decidir rapidamente e em qualquer lugar se, por exemplo, uma fatura deve ser autorizada ou delegada.

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Resumo do Doxis4 mobileCube

Cliente móvel

  • Compatibilidade com diferentes plataformas móveis (Apple iOS, Google Android)
  • Instalação através da Apple App Store ou Google Play Store
  • Acesso a vários mandantes e sistemas Doxis4

Pesquisa

  • Utilização de diferentes caixas de diálogo de pesquisa, consoante o caso de aplicação
  • Valores propostos pelo sistema para campos de entrada ("propostas")
  • Apresentação estruturada de resultados com uma apresentação de listas de resultados configuráveis (descritores selecionados, agrupamentos predefinidos)
  • Otimização do desempenho através da "paginação" – transferência por pacotes para o equipamento móvel

Diretórios, favoritos & acesso offline

  • Os documentos e as pesquisas frequentemente utilizados podem ser guardados como favoritos pessoais
  • A página inicial permite o acesso direto a favoritos e diretórios
  • Acesso offline a favoritos pessoais e a diretórios pré-configurados
  • Diversas opções de configuração para o modo offline (por exemplo, qualidade da imagem, número de páginas)

Vista

  • Composição imediata de formatos de imagens em PDF
  • Utilização de aplicações instaladas para visualizar documentos
  • Integração de anotações na vista em PDF
  • Utilização do Doxis4 Imaging Service opcional para visualizar documentos em mais de 300 formatos, independentemente da aplicação original
  • "Partilha" dos documentos visualizados com outras aplicações

Arquivo & Indexação

  • Arquivo de documentos de outras aplicações através da função de "Partilha"
  • Caixas de diálogo de arquivo configuráveis para diferentes categorias de documentos
  • Valores propostos pelo sistema para campos de entrada ("propostas")
  • Funções de visualização e de processamento para os descritores de documentos
  • Enviar e processar hiperligações "iecm" para tarefas e/ou documentos

BPM e gestão de tarefas

  • Integração de trabalhadores móveis nos processos empresariais em curso
  • Utilização de caixas de correio digitais (pessoais, partilhadas, externas e caixas de correio de grupos)
  • Funções para o controlo de processos (autorização, delegação)
  • Visualização de toda a informação sobre os processos (metadados e documentos)

Administração

  • Administração central, p. ex., para a distribuição de caixas de diálogo e definições de listas de resultados
  • Compatibilidade com conceitos de funções
  • Compatibilidade com a capacidade de personalização do servidor
  • Compatibilidade com modelos de processos predefinidos
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
Client for mobile devices
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Client for mobile devices - Doxis4 mobileCube

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Design client of the Doxis4 iECM suite - Doxis4 cubeDesigner
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Design client of the Doxis4 iECM suite - Doxis4 cubeDesigner

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