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Aplicações especializadas de ECM
conceção simples

Administração especializada das aplicações Doxis4

A agilidade é um fator de competitividade importante. Fazendo referência à ECM, a agilidade significa transparência e a capacidade de efetuar adaptações na gestão de documentos e de processos de forma rápida, eficiente e eficaz. Tal requer uma infraestrutura moderna, digital e também ágil, como a que o Doxis4 iECM-Suite oferece.

Uma das grandes qualidades do Doxis4 iECM-Suite é a sua capacidade de adaptação simples e flexível. Esta refere-se, por um lado, à escalabilidade (p. ex., utilizadores, objetos de informação, etc.) e à modularidade da arquitetura e serviços tecnológicos do Doxis4. Por outro lado, apresenta-se pela capacidade de personalização flexível, que permite conceber qualquer aplicação de ECM e adaptá-la às necessidades organizacionais e do mercado individualmente. A flexibilidade também significa a liberdade de escolha de poder deixar que a SER projete as aplicações de ECM com o Doxis4 cubeDesigner e/ou de o realizar pessoalmente ("Made by yourself").

Um designer para todas as aplicações de ECM

Com o Doxis4 cubeDesigner recebe, ao contrário de muitos outros sistemas de DMS, apenas um cliente de administração especializado para todos os serviços de ECM (arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxos de trabalho, etc.) do Doxis4 iECM-Suite. Do mesmo modo, a conceção das aplicações e a administração para os clientes Windows, web e móveis ocorrem no mesmo cliente de administração especializado. Assim, só precisa de realizar muitas das definições uma só vez, sendo apenas necessário efetuar algumas adaptações específicas do equipamento, como, p. ex., a conceção de caixas de diálogo para o tamanho do ecrã correspondente.

O Doxis cubeDesigner aproveita uma característica de conceção da arquitetura do Doxis4: a base de metadados homogénea e os serviços especializados universais (Security, AuditTrail, etc.) para todos os serviços de ECM. Uma vez definidos, os dados e os serviços podem ser interligados e utilizados em todas as aplicações de ECM.

As diversas opções de configuração do Doxis4 cubeDesigner envolvem a criação e administração de estruturas para o arquivo eletrónico, dossiers eletrónicos, bem como a gestão de documentos e a modelização de processos empresariais (tipos de procedimentos, modelos de processos), a conceção e adaptação de caixas de diálogo, listas de resultados, máscaras de pesquisa e de arquivo, etc., a administração de utilizadores, incluindo a definição de grupos e de funções, bem como os respetivos direitos de acesso. Além disso, através da administração especializada, é possível gerir e manter as traduções das aplicações especializadas de criação própria.

Interface gráfica do utilizador confortável

Através da interface gráfica do utilizador, os utilizadores especializados e administradores podem criar, alterar e administrar pessoalmente as suas aplicações especializadas de ECM de forma simples e rápida. Especialmente para as áreas especializadas, foi criado o Doxis4 cubeDesigner Light, com o qual é possível realizar alterações simples de configuração, sem a ajuda do departamento de TI. Esta é uma vantagem importante nos casos em que é preciso organizar e gerir dados empresariais extremamente sensíveis, como, por exemplo, dossiers de pessoal. O Doxis4 separa consequentemente a administração do sistema da administração especializada. No que toca aos aspetos da proteção de dados, como, por exemplo, em matéria de recursos humanos e de contratação, esta é uma grande vantagem, pois o acesso a informação sensível é limitada aos utilizadores e à administração especializada.

Com o Doxis4 cubeDesigner, é possível definir modelos que facilitam a implementação posterior das aplicações de ECM na empresa. Ao contrário das soluções únicas especializadas, é possível definir, com a ajuda de modelos, funções e características fundamentais que devem ser objeto de todas as outras aplicações de ECM. Assim, o esforço de configuração limita-se apenas à apresentação das diferenças entre as aplicações. Quando, por exemplo, se utiliza inicialmente um registo de aquisição, em pouco tempo poderá criar-se a partir da mesma base um registo de pedido ou de cliente.

Mais sobre a administração especializada do Doxis4 cubeDesigner

Funções centrais

  • Conceção, configuração e manutenção das aplicações do Doxis4 iECM com o Doxis4 cubeDesigner
  • Personalização flexível para todos os serviços e clientes do Doxis4 com apenas um cliente de administração especializado
  • Especialmente para áreas especializadas: Configuração simples através do Doxis4 cubeDesigner Light
  • Tradução das aplicações específicas do cliente para diferentes idiomas

Qualidades & Pontos fortes

  • Cliente de administração especializado universal

    O Doxis4 cubeDesigner é o cliente central para a conceção de aplicações e administração especializada do Doxis4 iECM-Suite completo (arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxos de trabalho, etc.). No Doxis4 cubeDesigner, é realizada a conceção, a definição, a configuração e a personalização de todas as aplicações de ECM. A base de metadados homogénea e os serviços especializados universais (Security, AuditTrail, etc.) interligam os dados e serviços por todas as aplicações de ECM sem qualquer redundância. Uma vez definidos e configurados, a conceção e o funcionamento das interfaces do utilizador estão disponíveis para todos os clientes (Windows, web, móveis). As aplicações e funções específicas do cliente podem ser executadas através de um motor de script integrado. Para localizar o software nos mais diversos idiomas, o Doxis4 oferece, entre outras coisas, um dicionário central.

  • Criar, gerir e conceber

    As funcionalidades fundamentais do Doxis4 cubeDesigner incluem a criação e gestão de estruturas para arquivo eletrónico e dossiers eletrónicos, bem como a gestão de tarefas e de processos (caixas de correio e fluxo de trabalho). Aqui são realizadas a definição e a conceção das caixas de diálogo, por exemplo, para listas de resultados, máscaras de pesquisa e de arquivo e processos empresariais (ad-hoc e estandardizados). Também aqui se realiza a definição e manutenção das permissões e dos direitos de acesso de utilizadores, grupos e funções.

  • Ergonomia do software e design interativo

    A interface do utilizador dos clientes do Doxis4 pode ser adaptada de forma flexível ao modo de trabalho e às capacidades do utilizador. Deste modo, por exemplo, as caixas de diálogo de pesquisa e de arquivo podem ser adaptadas precisamente ao caso de aplicação. Os campos de entrada desnecessários e as interfaces do utilizador sobrecarregadas fazem parte do passado. De acordo com os requisitos e as tarefas, a funcionalidade de ECM pode ser selecionada, bem como configurada e ordenada de forma ergonómica. O Doxis4 disponibiliza uma série de ferramentas, listas de valores e bibliotecas para conceber e adaptar as caixas de diálogo, listas de resultados, máscaras de pesquisa e de arquivo, etc. O mesmo também se aplica à aparência: Dependendo do design corporativo da empresa, as cores e os tipos de letra (tamanho, tipo) podem ser adaptados às aplicações de ECM e podem ser atribuídos a ícones e símbolos para caixas de diálogo e botões. Além da utilização de elementos gráficos, é possível integrar dados a partir de sistemas terceiros, como, por exemplo, dados básicos de clientes da CRM ou informações de pessoal do sistema de HR. 

  • A melhor usabilidade

    Com a interface gráfica do utilizador com o Look & Feel (aspeto e funcionamento) da Microsoft, os utilizadores e administradores especializados podem conceber, modificar e administrar as suas aplicações especializadas de ECM de forma rápida e simples. O Doxis4 cubeDesigner Light permite que as áreas especializadas possam efetuar alterações de configuração de forma flexível e individual, sem conhecimentos de programação nem o apoio do departamento de TI. As funções são reduzidas às necessidades das áreas especializadas, facilitando a utilização e simplificando a configuração.

  • Aplicações de ECM próprias do cliente e administração específica de departamentos especializados

    Tanto para a SER como para os clientes, o Doxis4 cubeDesigner é o ponto de partida administrativo para a conceção, configuração e manutenção confortável das aplicações de ECM do Doxis4. Esta é uma vantagem fundamental para o desenvolvimento de um projeto de ECM, quando, por exemplo, o próprio cliente se encarrega da implementação e da continuação do desenvolvimento do projeto (piloto) inicial em diferentes áreas da empresa. A separação fundamental entre a administração do sistema e a administração especializada no Doxis4 iECM-Suite permite aos departamentos de organização e especializados conceber e manter as suas aplicações, enquanto a administração técnica corresponde à administração do sistema de TI. No que diz particular respeito aos aspetos da proteção de dados, como, por exemplo, em matéria de recursos humanos e de contratação, esta separação constitui uma grande vantagem.

  • Ambiente do sistema em vários níveis

    O Doxis4 pode ser operado num ambiente de sistema de ECM em vários níveis, por exemplo, como sistema de desenvolvimento, de teste e de produção. A transferência de aplicações completas, desenvolvimentos específicos e configurações é realizada automaticamente com a ajuda de um mecanismo de transporte próprio do sistema Doxis4.

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Desenvolver os próprios dossiers eletrónicos

Uma das funções mais importantes do Doxis4 cubeDesigner relativamente aos dossiers eletrónicos é a gestão de categorias de registos e das estruturas correspondentes. É mais simples encontrar os documentos empresariais através de uma estrutura de arquivo homogénea. 

Modelar os processos empresariais

O cliente de administração especializado disponibiliza todas as ferramentas para poder transferir os processos empresariais completos de forma autónoma para o processamento digital. Tal inclui, naturalmente, uma variedade de opções de conceção para os respetivos fluxos de trabalho. Estas podem ser facilmente modeladas num editor gráfico. Os administradores especializados podem conceber confortavelmente as suas máscaras de entrada e caixas de diálogo no Doxis cubeDesigner.

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A informação de que precisa através da combinação de teclas

O Doxis4 cubeDesigner permite aos administradores especializados configurar pesquisas rápidas para processos de pesquisa utilizados com frequência. As pesquisas rápidas globais também estão disponíveis nos clientes a qualquer momento. Uma característica especial são as teclas de atalho que também são geridas no cubeDesigner. Graças às mesmas, os utilizadores podem iniciar os processos de pesquisa no Doxis4 a partir de qualquer aplicação. Marcar texto, premir combinação de teclas, encontrar informações!

A administração especializada do Doxis4 resumida

Administração funcional de ECM (arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, processos)

  • Criação e administração de
    • Categorias de documentos
    • Modelos de documentos para o Microsoft Office
    • Categorias de dossiers, incluindo folha de rosto de metadados e estruturas de registo que se podem definir livremente e voltar a utilizar (modelos de dossiers)
    • Diretórios privados e globais
    • Regras de arquivamento para documentos e dossiers
    • Listas de resultados para um número de resultados claro em vistas de listas e calendários
    • Modelos de notificação para o serviço de notificação
  • Conceção de planos de registo com diferentes estruturas
  • Definição de amplos processos com ramificações e interligações paralelas e lógicas
  • Estabelecimento de prazos para passos concretos do processo
  • Estabelecimento de regras para determinar quem deve processar que passo do processo
  • Definição de descritores (critérios de indexação/metadados)
  • Definição de um número indefinido de máscaras de pesquisa para um acesso flexível a todos os objetos de informação
  • Conceção de máscaras com "controlos" diferentes e bastante complexos
  • Definição de carimbos eletrónicos
  • Aplicação de pesquisas rápidas para arquivo de pastas e no cliente
  • Incorporação de informações de sistemas terceiros (p. ex., CRM, ERP, HR) em caixas de diálogo ou registos
  • Tradução das caixas de diálogo mediante dicionários e tradução direta de alguns elementos
  • Gestão de utilizadores, grupos, funções e direitos

Cliente de administração especializada

  • Um cliente central de administração especializada e de conceção para todas as aplicações de ECM e clientes do Doxis4
  • Conceção de aplicações de ECM independentemente dos equipamentos com ajuste da visualização, se necessário (p. ex., dispositivos móveis)
  • Separação consequente da administração especializada e do sistema
  • Usabilidade com o Look & Feel (aspeto e funcionamento) habitual da Microsoft
  • Configuração também sem necessidade de amplos conhecimentos de programação
  • Conceção e alterações em ECM/DMS durante o funcionamento
  • Compatível com várias contas de administração de designers com direitos definíveis
  • Está disponível uma versão com menos funcionalidades "Doxis4 CubeDesigner Light" para departamentos especializados
  • Criação de pacotes de transporte para a distribuição da personalização de sistemas de teste a sistemas de produção

Gestão de utilizadores e de direitos

  • Criar organização com utilizadores, funções, unidades e grupos
  • Autorização de determinadas funções e categorias através de uma completa gestão de direitos
  • Elaboração de relatórios sobre a organização e direitos no Doxis4 cubeDesigner
  • Estabelecimento de políticas de palavra-passe
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Design client of the Doxis4 iECM suite - Doxis4 cubeDesigner
Fact Sheet

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