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Manual QM –
controlar facilmente a qualidade

Gestão da qualidade com o Doxis4

O manual de qualidade QM do Doxis4 é o manual de qualidade digital com função integrada de auditoria e em conformidade com as normas ISO e KTQ. O pacote de soluções pré-configurado pode ser aplicado imediatamente após a implementação. Através de um sistema de redação de fácil utilização, o processo completo é documentado e acelerado, desde a estruturação de manuais QM, passando pela criação e classificação dos documentos QM até à sua publicação. No manual QM, pode arquivar estruturadamente e visualizar documentos QM em qualquer formato, desde documentos em papel digitalizados e documentos digitais, fotografias e até vídeos.

O processamento dos documentos QM digitais é idêntico ao processamento de documentos em papel. Assim, pode inserir carimbos de autorização ou notas (post-its) ou marcar as passagens de texto com cores. Uma gestão dos modelos e das versões facilita a edição dos documentos QM. Os autores obtêm a transparência completa sobre todos os processos de edição, autorização, aprovação e publicação e os utilizadores sobre as regulamentações de QM importantes.

  • Sistema de redação para a criação, gestão, manutenção e publicação consistente de todos os documentos QM
  • Acesso cómodo para colaboradores ao portal de qualidade baseado na web
  • Estruturas de fluxo de trabalho e de colaboração inteligentes para a edição distribuída
  • Documentação à prova de auditorias como prova em questões de responsabilidade
  • Gestão automática de prazos e informação por e-mail

O manual QM está disponível para os colaboradores com base na web ou integrado no portal de Intranet a qualquer hora e em qualquer lugar. Os autores e colaboradores encontram a documentação QM de forma estruturada no contexto da unidade organizacional (estabelecimento, departamento, etc.) e da estrutura do manual, ou de forma não estruturada através da pesquisa de palavras-chave e de fulltext. Todos os colaboradores que participam na documentação QM podem ser incluídos através de um processo de autorização e de aprovação integrado. O estado atual no processo contínuo da gestão de qualidade é apresentado de forma transparente e, ao mesmo tempo, é documentado de forma segura do ponto de vista jurídico. Adicionalmente , uma função automática de seguimento dos prazos alerta atempadamente por e-mail sobre atualizações pendentes.

Qualidades & Pontos fortes

  • Sistema de redação para o manual de qualidade

    O manual QM do Doxis4 suporta os processos contínuos de criação, atualização e publicação de documentação QM. Enquanto sistema de redação, o Doxis4 controla de forma contínua e automática o cumprimento das normas de qualidade definidas através dos processos de verificação e de aprovação. O trabalho de redação torna-se mais fácil, seguro e eficiente graças à gestão de templates, de versões e de prazos. Os documentos eletrónicos podem ser editados da mesma forma que os documentos em papel, como, por exemplo, através da aplicação de anotações.

  • Acesso de colaboradores através do portal ou navegador

    Os colaboradores podem aceder ao manual QM multimédia do Doxis4 de forma confortável e simples através de um portal na Intranet ou através do navegador web. Os autores e colaboradores podem aceder de igual modo à documentação QM através da forma estruturada ou não estruturada do manual com uma palavra-chave ou pesquisa de texto completo. No contexto da estrutura organizacional, pode atribuir unidades organizacionais (estabelecimento, departamento, etc.) aos manuais ou estruturas QM dentro do manual QM.

  • Gestão de prazos com lembrete por e-mail

    O gestor de prazos relembra automaticamente o redator responsável por e-mail sobre a atualização atempada ou criação de determinados documentos. Deste modo, podem ser evitadas surpresas desagradáveis que possam surgir em caso de incumprimento: por exemplo, a retirada de autorização de um fornecedor ou da autorização da atividade ou operação.

  • Arquivo e documentação em conformidade com a lei

    Durante o processo contínuo da gestão de qualidade, o manual QM do Doxis4 regista perfeitamente e em conformidade com a legislação todos os processos, desde a criação e edição, passando pela autorização até à aprovação e publicação. Estes podem servir de provas decisivas em questões críticas de responsabilidade.

  • Localização múltipla e direitos

    A locação múltipla é indispensável para grupos e empresas de média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas. Tal significa que cada sociedade ou mandante pode alterar apenas os seus dados. Numa gestão de qualidade centralizada, uma mudança entre os mandantes só é possível através da renovação da autorização e da autenticação do utilizador. Em alternativa, a separação de mandantes também pode ser definida através do conceito de autorização e uma conservação de dados separada (base de dados e suportes de armazenamento). Neste caso, não é necessário autorizar nem autenticar novamente os utilizadores.

Sistema de redação para o portal da qualidade

O manual QM pré-configurado do Doxis4 inclui na sua versão padrão um sistema de redação de utilização intuitiva com funções inteligentes de fluxos de trabalho e de gestão de documentos. Os documentos aprovados podem ser publicados com apenas dois cliques.

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Acesso através do portal ou cliente web

Os colaboradores acedem ao manual QM de forma confortável e simples através de um portal na Intranet ou cliente web do Doxis4 webCube. A função "What's new" chama a atenção para os documentos, que foram configurados de novo, garantindo, assim, reações rápidas antes da alteração das regulamentações ou condições gerais.

Estrutura de arquivo uniforme

O manual de qualidade digital garante transparência e clareza através de uma estrutura de arquivo uniforme, que se pode adaptar de forma flexível e de acordo com as necessidades. 

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Resumo do manual QM do Doxis4

Sistema de redação QM

  • Criação, administração, manutenção e publicação uniformes dos documentos QM, incluindo conteúdos multimédia
  • Função de check-in/check-out e criação de versões para a edição segura de documentos QM
  • Gestão consistente de todos os documentos QM (p. ex., Word + PDF)
  • Arquivo à prova de auditorias da documentação QM e das versões intermédias
  • Referenciação através de referências cruzadas/ligações
  • Atribuição lógica de documentos a vários processos, sem redundâncias físicas em arquivo

Gestão de conhecimentos QM

  • Acesso dos colaboradores à documentação QM através do portal ou navegador web
  • Utilização simples e intuitiva
  • Apresentação da documentação QM de modo uniforme e hierárquico ("esquema em árvore") com uma variedade de estruturas e arquivos/pastas que podem ser definidos
  • Acesso através de metadados, texto completo ou árvore de navegação
  • Função de quadro de avisos ("What's new", apresenta os documentos que foram novamente configurados)
  • Manual QM em conformidade com as normas ISO e KTQ

Processos e fluxos de trabalho QM

  • Processos de verificação e de aprovação automáticos baseados no fluxo de trabalho
  • Processo de aprovação controlado por e-mail com funções integradas para a receção, rejeição, comentários, etc.
  • Monitorização periódica e aviso automático antes de ultrapassar o prazo por e-mail
  • Seguimento automático para a prova de qualificações, autorizações, etc.
  • Historial de edição completo de todos os processos de edição e de aprovação
  • Função de auditoria integrada