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Processamento automático de faturas recebidas –
seguro, eficiente e económico

Otimizar o processamento de faturas com o Doxis4

As faturas em papel custam às empresas um valor médio de 13 euros. Este montante é composto pelos custos de trabalho de introdução manual, verificação, lançamento e arquivo das faturas recebidas. Frequentemente, as faturas em papel são copiadas e entregues ao departamento financeiro para fins de verificação. Em seguida, os dados relevantes da fatura são recolhidos em sistemas de contabilidade e de pagamentos. Podem dar-se erros de dactilografia que atrasam ainda mais o processo.

Além disso, surgem custos elevados devido à falta de disponibilidade da informação relativamente aos emissores das faturas, colegas e superiores. O prolongado processo pelo que passam frequentemente as faturas, principalmente em empresas com diversos estabelecimentos, ocorre em detrimento da possibilidade de obter descontos. O incumprimento dos prazos de pagamento pode prejudicar permanentemente a relação com o fornecedor. O planeamento da liquidez também acaba por sair prejudicado, pois não se sabe com precisão a quanto ascendem as dívidas. Nestas circunstâncias, torna-se difícil ou mesmo impossível planear os movimentos de caixa com precisão.

Com o Doxis4 InvoiceMaster, processa automática e diariamente as faturas recebidas, com e sem referência de pedido, bem como faturas parciais e coletivas. O volume de uma fatura pode variar entre uma a várias centenas de páginas de documentos (por exemplo, faturas de construção). Incluem-se faturas em qualquer suporte e provenientes de todos os canais de receção, desde cartas, faxes, e-mails até formatos de trocas de ficheiros (ZUGFeRD). Dependendo da organização, a leitura e verificação das faturas pode ser realizada de forma descentralizada ou centralizada como "serviços partilhados" num só estabelecimento para toda a empresa.

1, 2, 3, 4 – mais fácil é impossível

O processamento de entrada das faturas pode ser dividido em 4 passos:

  • Digitalização dos documentos recebidos,
  • Identificação do fornecedor e dos dados relevantes para o lançamento,
  • Verificação de faturas gerida pelo fluxo de trabalho e
  • Arquivo de comprovativos à prova de auditorias.

O processo começa com a digitalização com o Doxis4 Capture. Esta função é compatível com um grande número de cenários de digitalização, desde a digitalização centralizada até à digitalização distribuída por vários estabelecimentos da empresa. Depois de verificar que a fatura está correta, esta é processada ao mesmo tempo que é arquivada corretamente no repositório de conteúdos do Doxis4, sendo colocada no respetivo arquivo do dossier de fornecedor, caso se utilizem os dossiers eletrónicos do Doxis4.

No próximo passo, segue-se a identificação do texto através de leitura OCR (reconhecimento ótico de caracteres). Agora já é possível ler (extrair) os dados da fatura necessários para o processamento e verificar (validar) os mesmos quanto à sua validade. Para tal, é utilizado o Doxis4 InvoiceMaster Read. Graças a uma combinação de procedimentos genéricos e de autoaprendizagem, o processo de identificação é otimizado continuamente. A verificação também abrange as informações obrigatórias de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios (UStG) e os regulamentos internos da empresa. As faturas erradas já podem ser rejeitadas. Graças aos modelos de correspondência comercial criados, podem ser gerados automaticamente documentos por correio, fax e carta.

Os dados da fatura obtidos por OCR serão utilizados, entre outros, para a classificação do fornecedor e sincronizados automaticamente com os dados básicos do fornecedor no sistema de ERP ou de contabilidade. As faturas de fornecedores internacionais são processadas no idioma e moeda adequados e de acordo com as taxas de tributação aplicáveis. Naturalmente, também com compatibilidade do SEPA.

Objetivo: registo direto

Depois de uma correta verificação, as faturas com referência de pedido são comparadas de posição a posição com as informações de pedido no sistema de ERP utilizado. Em caso de plena conformidade (sem variação de preço, quantidade, etc.), os dados relevantes para a contabilidade são transferidos para a contabilidade financeira. Em seguida, as faturas podem ser registadas de forma totalmente automática (registo direto) e definidas nos sistemas de pagamento.

Para eventuais pós-processamentos que sejam necessários, está disponível um posto de trabalho de validação específico, que facilita significativamente a resolução de problemas e a correção através do realce com cor e funções de pesquisa de fornecedores e destinatários da fatura. Depois de uma validação correta, as faturas podem ser transferidas para o fluxo de trabalho de auditoria. Dependendo do sistema de ERP utilizado, o processo de auditoria pode ser realizado de forma totalmente integrada, por exemplo, se usar SAP através do Doxis4 InvoiceMaster SAP Control, ou parcialmente integrada graças à tecnologia do Doxis4 InvoiceMaster Control.

Verificação de faturas

O processo de verificação de faturas inclui a verificação de conteúdo e de preço, eventualmente o esclarecimento, por exemplo, de diferenças de preço ou de quantidade, a contabilização de faturas sem referência de pedido, autorização ou rejeição e o arquivo final, para cumprir os requisitos fiscais.

O processo de aprovação posterior adapta-se aos regulamentos da empresa: partindo do princípio habitual de controlo duplo até estruturas de aprovação ramificadas de várias fases com verificações paralelas a nível de posição. Naturalmente, o Doxis4 InvoiceMaster Control oferece regras de substituição e é compatível com caixas de correio de grupo.

Livro de receção de faturas

O livro de receção de faturas é parte integrante do Doxis4 InvoiceMaster Control e oferece um resumo "imediato" de todas as faturas que estão a ser processadas, tanto as que foram registadas anteriormente como as que se encontram no processo de auditoria.

Aprovação de faturas móvel

A aprovação de faturas móvel contribui para acelerar ainda mais o processo. Com essa finalidade, o Doxis4 Invoice Master Control oferece uma aplicação de aprovação baseada na web, que pode ser utilizada em smartphones ou tablets com o Windows, Apple iOS, Blackberry ou Android.

Após a conclusão da auditoria, o histórico de processamento é armazenado juntamente com a fatura já arquivada à prova de auditorias. Os dados relevantes para a contabilidade e as ID de documentos também são arquivados juntamente com o documento de lançamento. Deste modo, garante-se a clareza de todo o processo de verificação de faturas a qualquer momento.

Ampliação do processamento de faturas automático

O Doxis4 InvoiceMaster oferece todas as funcionalidades necessárias para o efeito numa única solução. Graças à estreita integração em todos os sistemas de ERP líderes de mercado, como SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX ou o Oracle E-Business Suite, obtém uma solução a partir de uma única fonte.

Com o processamento automático de faturas recebidas, é lançada a base técnica para o processamento abrangente e consistente de toda a caixa de entrada. Em combinação com os dossiers eletrónicos, a gestão de tarefas e& de processos e a gestão de documentos, tal permite realizar uma gestão de conteúdos empresariais em toda a empresa com a qual são otimizados todos os processos empresariais com uma grande quantidade de documentos.

Mais sobre o processamento automático de faturas recebidas

Os seus benefícios

  • Processamento rápido, de elevada qualidade e económico de faturas recebidas
  • Integração de todos os canais de entrada: correio, e-mail, fax
  • Compatível com o formato SEPA e ZUGFeRD
  • Vista geral e transparência graças ao livro de receção de faturas atualizado
  • Verificação de todas as informações obrigatórias de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios (UStG)
  • Aprovação móvel por smartphone ou tablet
  • Integração perfeita nos sistemas de FiBu e ERP
Representação esquemática do processamento automático de faturas recebidas
Representação esquemática do processamento automático de faturas recebidas

Doxis4 InvoiceMaster

O Doxis4 InvoiceMaster baseia-se em três módulos principais, os quais podem ser utilizados separados ou combinados:

  • Doxis4 InvoiceMaster Read
    Procedimento altamente eficaz para a leitura e validação de todos os dados do cabeçalho e de posição (de aprendizagem prévia e autoaprendizagem)
  • Doxis4 InvoiceMaster Control
    Verificação e aprovação de faturas de todos os sistemas e em toda a empresa
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
    Verificação e aprovação de faturas diretamente integradas no SAP (incluindo cliente web para utilizadores não SAP)

Qualidades & Pontos fortes

  • Tipos de comprovativos, canais de entrada e idiomas

    O Doxis4 InvoiceMaster processa contas e faturas de fornecedores com e sem referência de pedido, faturas parciais e coletivas e faturas de correção. As faturas são incluídas em qualquer formato e provenientes de todos os canais de entrada, desde o correio postal, passando pelo fax até ao e-mail. O Doxis4 também domina o processamento do novo formato ZUGFeRD para faturas eletrónicas. E inclui naturalmente a compatibilidade com SEPA! O Doxis4 InvoiceMaster foi concebido para empresas internacionais e está disponível em vários idiomas.

  • Do processamento automático ao registo direto

    Todo o processo de leitura de faturas com o Doxis4 InvoiceMaster é realizado de forma automatizada: desde a classificação e identificação do idioma do comprovativo, passando pela extração de informações relevantes para o processamento até à validação. A combinação de diferentes métodos de análise, procedimentos de autoaprendizagem e a opção de "treinar" faturas desconhecidas permitem melhorar continuamente o processo de identificação. Os mecanismos de validação, como a verificação da integralidade das informações obrigatórias de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios, verificação da consistência e cruzamento dos dados básicos com os dados das faturas através do sistema de ERP, detetam os erros atempadamente e, assim, reduzem o esforço envolvido na auditoria e aprovação das faturas que se seguem. As faturas com referência de pedido podem ser processadas de forma totalmente automática, desde a conformidade até ao registo direto.

  • Verificação e aprovação de faturas

    O Doxis4 InvoiceMaster suporta os mais diversos cenários de aprovação, de forma a que os processos de aprovação possam ser implementados de forma adaptada a qualquer empresa ou qualquer estrutura organizacional. Estes cenários partem do princípio habitual de controlo duplo e vão até estruturas de aprovação ramificadas de várias fases com verificações paralelas a nível de posição. Caso seja necessário algum esclarecimento, também é possível integrar a qualquer momento outros editores "ad-hoc" no processo de verificação. Naturalmente, as funções do Doxis4 InvoiceMaster incluem regras de substituição e a compatibilidade com caixas de correio de grupo. O Doxis4 InvoiceMaster permite uma participação móvel na aprovação de faturas, a qualquer momento e em qualquer lugar, graças à aplicação web universal ou diretamente por e-mail (Doxis4 Mobile Workflow Access).

  • Avaliações gráficas

    Basta premir num botão para poder criar relatórios especializados pré-configurados no Doxis4 InvoiceMaster com gráficos de barras, de setores, de linhas ou de dispersão, que proporcionam uma imagem atual dos processos de faturas e identificam oportunidades de melhoria: Qual o grau de eficácia do processamento de faturas recebidas? Onde existem congestionamentos? Em que faturas existe uma ameaça de perda de desconto? Qual é a taxa de registo direto em faturas com referência de pedido? Deste modo, o Doxis4 também pode contribuir para uma melhor gestão e um processamento de faturas mais eficiente em geral através do processamento otimizado de faturas individuais.

  • "Ready for E-Invoicing"

    A empresa de auditoria de renome EBNER STOLZ confirmou que o Doxis4 cumpre os requisitos legais para a faturação eletrónica de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios. Os auditores certificam que o produto de software auditado Doxis4, "quando utilizado devidamente e em combinação com os controlos organizacionais específicos pelos clientes do Doxis4, permite o processamento e o arquivo corretos das faturas eletrónicas recebidas e enviadas ao abrigo dos requisitos do artigo 14.º, alínea 1 do código alemão relativo ao imposto sobre o valor acrescentado, nos termos da lei alemã da simplificação fiscal (StVereinfG) de 2011, bem como nos esclarecimentos complementares do Ministério Federal das Finanças da Alemanha (BMF) de 2 de julho de 2012". A EBNER STOLZ conclui que: "Os módulos auditados do software Doxis4 iECM-Suite podem ser considerados apropriados e funcionais para exercer uma contabilidade adequada."

  • Arquivo à prova de auditorias certificado

    Todo o processo de deteção automática, atribuição, verificação e lançamento de faturas recebidas é documentado e arquivado de forma transparente e à prova de auditorias. Ao utilizar um arquivo do Doxis4, os prazos de arquivamento são geridos automaticamente, de forma a que os documentos que devem ser mantidos sejam armazenados de forma segura de acordo com os regulamentos de conformidade legais, internos da empresa e específicos do setor. Esta segurança é também confirmada pela certificação IDW PS 880, a qual foi atribuída ao Doxis4 iECM-Suite pela empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche. Por conseguinte, o arquivo eletrónico no Doxis4 é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais.

As vantagens que pode obter com o processamento automático de faturas

Processamento de faturas totalmente automático até ao registo direto (em faturas com referência de pedido).
DER Touristik

Com a solução do Doxis4, o grupo empresarial processa cada ano mais de meio milhão de faturas recebidas automaticamente e arquiva todos os comprovativos de faturas no arquivo da SER à prova de auditorias.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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Landschaftsverband de Vestefália-Lippe (associação municipal)

A LWL conta com a ECM integrada da SER a nível interdepartamental. São utilizados os dossiers eletrónicos, o arquivo, a verificação de faturas e o manual KTQ.

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Dürr Dental AG

A Dürr Dental AG automatizou o processamento das guias de remessa e faturas recebidas, incluindo a integração da solução do Doxis4 com o sistema líder de IFS-ERP.

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Acesso ao processamento automático de correio recebido

O processamento de faturas recebidas é a solução ideal para aceder ao processamento automático de correio recebido em toda a empresa. O Doxis4 InvoiceMaster baseia-se na tecnologia da solução universal do centro de receção do Doxis4.

Com o centro de receção do Doxis4, é possível registar e distribuir automaticamente toda a entrada de correio, e-mail e fax de uma empresa. Os documentos em papel digitalizados e os documentos eletrónicos são unidos num único processo, eliminando, assim, a incompatibilidade de suportes. Esta solução não só pode ser aplicada em grandes empresas, como é cada vez mais utilizada nas empresas de média dimensão.

As vantagens são claras: os tempos de transporte e de espera são eliminados. Todos os documentos ficam imediatamente disponíveis sem incompatibilidade de suportes para serem processados assim que sejam recebidos tanto no contexto específico como de processo. A gestão de processos torna-se muito mais rápida. Os documentos são atribuídos a um processo, através do qual se pode aceder diretamente a toda a informação. 

Mais sobre o processamento geral de correio recebido com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Processamento multicanal para eliminar a incompatibilidade de suportes
  • Automatização através da classificação de conteúdo
  • Atribuição e distribuição rápidas para acelerar o processamento específico e de processos, aumentando a capacidade de informação
  • Integração direta nos processos empresariais

Resumo do processamento automático de faturas com o Doxis4

Leitura de faturas (Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • Processamento de todas as faturas recebidas, sem incompatibilidade de suporte, através de diversos canais (papel, fax, e-mail, ZUGFeRD)
  • Processa diversos formatos de faturas (faturas com e sem referência de pedido, faturas parciais e coletivas)
  • Suporta a recolha inicial e posterior
  • Identificação OCR para documentos digitalizados
  • Extração de todas as informações relevantes para o processamento (p. ex., fornecedores e recetores da fatura, dados do cabeçalho e dados básicos, posições, etc.)
  • Melhoria monitorizada e totalmente automática do processo de identificação
  • Integração completa com SEPA (campos adicionais para os campos de IBAN e BIC, rotina de verificação dos dados bancários do fornecedor também para IBAN)
  • Validação e verificação de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios, bem como com as diretivas associadas
  • Validação confortável do cliente para a verificação e correção dos documentos
  • Independente do sistema de ERP implementado e do sistema de arquivo utilizado
  • Compatível com vários idiomas, moedas e taxas de imposto
  • Comparação com os dados básicos dos sistemas de ERP (interface SAP certificada, interface universal para todos os outros sistemas de ERP)

Verificação de faturas (Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • Faturas com e sem referência de pedido
  • Estratégias de aprovação configuráveis
    • Uma fase/várias fases
    • Encontra gestores automaticamente
    • Níveis de aprovação e limitação de montantes
    • Identificação e verificação de diferenças de preço e quantidade
    • Princípio do controlo duplo
  • Trabalho com caixas de correio de grupo e individuais (entrega direta)
  • Ajuda na contabilização através de sugestões e caixas de diálogo de pesquisa
  • Listas de contabilização divididas (dados contabilísticos próprios/outros dados contabilísticos)
  • Controlo através de relatórios e histórico
  • Mecanismos de escalonamento flexíveis
  • Comentários individuais por cada passo do processo
  • Elaboração de documentos para a correspondência com fornecedores
  • Aprovação paralela através da atribuição do processo a vários colaboradores
  • Regras de substituição
  • Participação no processo móvel com interface web moderna
  • Integração nos clientes Doxis4 winCube e Doxis4 webCube
  • Compatível com SEPA: é compatível tanto com IBAN/BIC, como com números de conta/códigos de identificação bancária

Interfaces

  • Interface certificada para SAP
  • Interface universal para todos os outros sistemas de ERP (Universal ERP Connector)
  • Utilização flexível, mesmo com arquivos externos
  • Transferência confortável de dados do processo no SAP GUI através do Doxis4 SAP Remote Control
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
Automated invoice scanning and validation - Doxis4 InvoiceMaster Read SLX
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Electronic auditing - Doxis4 InvoiceMaster Control
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