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Automático desde os documentos em papel até à caixa de correio digital

Processamento de correio eletrónico recebido com o Doxis4

Para obter processos empresariais eficientes, é fundamental que os documentos recebidos por correio, fax, etc. sejam geridos com rapidez e precisão. O processamento de entrada com o Doxis4 garante um processamento contínuo e uniforme de todo o correio recebido através de todos os canais: desde a recolha, passando pelo arquivo até à distribuição para as respetivas áreas dentro da empresa.

O processamento eletrónico sem incompatibilidades com o Doxis4 poupa tempo, acelera e otimiza os processos empresariais, proporciona mais transparência aos processos e ao estado de processamento, não esquecendo que melhora a qualidade de registo. Ao eliminar a necessidade de distribuir documentos em papel e de realizar tarefas repetitivas, como a introdução manual de dados, a classificação de cartas, etc., é possível reduzir significativamente os tempos de execução e os custos.

Os documentos recebidos, incluindo os metadados, estão disponíveis para o processamento imediatamente após a digitalização. É possível trabalhar com um único formato sem ter de estar a mudar constantemente do "mundo o papel" para o escritório do ecrã.

O processamento de correio recebido automático decorre da seguinte forma: o processo começa com a digitalização com o Doxis4 Capture. Esta função é compatível com um grande número de cenários de digitalização, desde a digitalização centralizada até à digitalização distribuída por vários estabelecimentos da empresa. Os documentos digitalizados são atribuídos automaticamente ao recetor ou unidade organizacional correta através de procedimentos baseados no conteúdo, de aprendizagem e manuais. As informações relevantes podem ser extraídas de documentos estruturados e validadas. Para a classificação e extração, são utilizadas tecnologias de alta precisão e extremamente eficientes, procedimentos de aprendizagem baseados no conteúdo em combinação com métodos baseados em regras.

No processamento de entrada com o Doxis4, o módulo Doxis4 Capture realiza a captura (digitalização) dos documentos em papel. O centro de receção do Doxis4 integra documentos eletrónicos e fluxos de dados com o módulo Doxis4 InputConnect. No Doxis4 InboundMaster, os documentos são classificados segundo o conteúdo e todos os dados necessários são lidos automaticamente.

Mais sobre o processamento de correio recebido com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Processamento diário de todos os documentos recebidos
  • Classificação, extração e atribuição automáticas a processos empresariais, tarefas e pessoas de contacto
  • Grande disponibilidade de informações graças ao acesso atempado a todas as informações
  • Tempos de processamento e de execução reduzidos

Qualidades & Pontos fortes

  • Solução universal para caixas de entrada e outros documentos

    O processamento de correio eletrónico recebido com o Doxis4 é adequado para várias áreas de aplicação relacionadas com documentos recebidos por correio, fax, e-mail, etc. Esta solução inclui a indexação automática de documentos para armazenar em arquivo eletrónico ou repositório de conteúdos. Em combinação com os dossiers eletrónicos e o tratamento eletrónico de processos, os documentos recebidos podem ser atribuídos automaticamente aos processos associados, por exemplo, processamento de consultas, pagamento de indemnizações, etc., e aos dossiers correspondentes, por exemplo, dossiers de cliente, dossiers de fornecedor, etc. As caixas de entrada utilizadas para crédito e débito podem ser processadas em grande parte de forma automática. Os processos empresariais individuais no processamento e realização de tarefas podem ser automatizados através da análise completa do conteúdo do documento mediante a classificação e extração. 

  • Classificação automática

    A classificação serve para atribuir automaticamente documentos a áreas de negócio, departamentos, destinatários, categorias de produtos, etc. de acordo com o seu conteúdo. A combinação de diferentes procedimentos (por exemplo, classificação de modelos, classificação através de pesquisa associativa, classificação por ID de forma, classificação por tamanho da imagem e categorização baseada em frases) permite a utilização de todas as propriedades relevantes do documento para uma distribuição ideal de todo o espectro do documento, desde formulários estruturados até textos livres não estruturados.

  • Procedimento de extração inteligente

    O Doxis4 utiliza procedimentos robustos de aprendizagem durante a leitura automática de dados com base no contexto (extração). Mesmo que o "layout" tenha sido alterado ou o documento original apresente má qualidade, a extração garante uma elevada precisão. Com base nos documentos de amostra, o Doxis4 InboundMaster aprende o contexto em que a informação está disponível e, nesta base, calcula a informação relevante também em documentos desconhecidos. Além disso, são utilizados outros procedimentos de extração inteligentes: um dos que mais se destacam é a extração de tabelas, com a qual também é possível ler automaticamente tabelas complexas com várias páginas. A inovadora análise de campos múltiplos e a análise de endereços servem para comparar conjuntos de dados normalizados e/ou dados específicos do cliente.

  • Validação fiável

    A verificação automática (validação) dos dados lidos anteriormente é realizada localmente (p. ex., intervalos válidos de valores, restrições de formato, procedimentos de códigos de controlo, etc.), bem como através da comparação de bases de dados e conjuntos de dados online. Graças à importação de, p. ex., dados básicos e à integração dinâmica de dados operacionais específicos do cliente, são sempre garantidos os mais altos níveis de atualização e de segurança durante a validação. Se o sistema não conseguisse ler um comprovativo de forma totalmente automática, os dados lidos poderiam ser confirmados, completados ou corrigidos no ambiente de trabalho do Doxis4 InboundMaster. 

  • Arquivo à prova de auditorias certificado

    Todo o processamento de entrada de correio é documentado de forma transparente e os documentos são arquivados à prova de auditorias. Ao utilizar um arquivo do Doxis4, os prazos de arquivamento são geridos automaticamente, de forma a que os documentos que devem ser mantidos sejam armazenados de forma segura de acordo com os regulamentos de conformidade legais, internos da empresa e específicos do setor. Esta segurança é também confirmada pela certificação IDW PS 880, a qual foi atribuída ao Doxis4 iECM-Suite pela empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche. Por conseguinte, o arquivo eletrónico no Doxis4 é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais.

Possíveis cenários de aplicação

O Doxis4 abrange os principais cenários de aplicação no contexto de um processamento de correio recebido moderno.

Aplicação na empresa

Implementação na empresa: centralizada (num único estabelecimento), descentralizada
(em diversos estabelecimentos) ou distribuída (em áreas/departamentos individuais).

Externalização a prestadores de serviços

Implementação através de um prestador de serviços (hosting) – fornecimento de todo o processamento de receção (especialmente a "leitura") completo ou em parte para clientes/mandantes.

Serviços partilhados/internalização

Consolidação e centralização dos serviços partilhados por parte de uma área central da empresa ou divisão. Opcionalmente, também está disponível a opção de internalização, ou seja, a disponibilização para mandantes externos.