www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Documentos, dossiers e processos – funções de ECM integradas para todas as aplicações de negócios

Integração de ECM universal com o Doxis4

Por motivos históricos e estratégicos, as empresas têm um ambiente de software de negócios heterogéneo dos mais diversos sistemas e fabricantes. Cada uma destas soluções de software produz os seus próprios dados e documentos. Além disso, ainda existem documentos de parceiros comerciais externos. Devido ao grande número de sistemas (ERP, FiBu, CRM, HR, CAD, etc.), não faz sentido arquivar estes dados de cada aplicação em separado, especialmente porque os dados e documentos de todas as aplicações e processos estão relacionados entre si segundo o contexto. O Doxis4 oferece a plataforma de ECM universal que é compatível com todas as aplicações de negócios, desde o repositório de conteúdos uniforme, passando pelos dossiers eletrónicos, a gestão de tarefas e de processos empresariais (BPM) até à gestão dos conhecimentos.

O Doxis4 é uma plataforma de ECM aberta que suporta padrões de interface dependentes e independentes do fabricante para as mais diversas aplicações de negócios do mercado. Uma das vantagens da utilização de conectores universais de ERP, CRM, entre outros, é que podem ser personalizados individualmente de acordo com os requisitos de interface e também podem continuar a ser utilizados após uma mudança de aplicação de negócios. Só precisam de ser adaptados ao novo sistema.

Mediante a estreita integração das aplicações de negócios e do Doxis4 iECM-Suite, os utilizadores podem aceder diretamente ao conteúdo do repositório de conteúdos do Doxis4 tanto através das suas aplicações de negócios habituais, como o ERP, FiBu, CRM, HR, CAD, etc., como de forma invertida, utilizando os dados das aplicações de negócios através do Doxis4.

Com o Doxis4, as complicadas mudanças de sistemas, a incompatibilidade de formatos, o suporte insuficiente do processo, os conjuntos de dados redundantes e os problemas de integração pertencem ao passado.

Ler mais sobre a integração de ECM universal

Os seus benefícios

  • Conectores padrão universais para todas as aplicações de negócios comuns
  • Repositório de conteúdos completo para dossiers, documentos e fluxos de trabalho
  • Acesso uniforme a partir de diferentes aplicações de negócios
  • Transferência automática de dados das aplicações de negócios no Doxis4

Aplicações de negócios e ECM

O "E" de ECM significa "Enterprise" (empresa) e enfatiza a importância de toda a empresa. A gestão de conteúdos empresariais destina-se a todas as áreas de negócio ao longo dos processos empresariais. As informações processadas eletronicamente no âmbito das operações de uma empresa podem ser divididas em dados estruturados (p. ex., lançamentos contabilísticos) e dados não estruturados (p. ex., documentos, e-mails). As informações completas sobre uma tarefa, um cliente, um colaborador ou um processo incluem ambos os tipos. Neste contexto, a ECM complementa as aplicações empresariais baseadas em dados, centrando-se mais nos documentos da empresa. 

Aplicações de negócios – ERP, CRM & etc.

Os dados estruturados, como dados básicos, dados de tarefas ou lançamentos contabilísticos, são recolhidos, editados e processados em aplicações empresariais especializadas, como ERP, FiBu, CRM ou aplicações específicas do setor. Estes dados estruturados baseiam-se num esquema de dados fixo e podem ser processados e avaliados por lotes. Logo que se começa a utilizar documentos nos processos, criados pelo próprio utilizador ou de outras fontes, muitas vezes já se concluiu o trabalho estruturado. Os documentos acabam em sistemas de ficheiros caóticos, são enviados para trás e para a frente por e-mail ou permanecem isolados no sistema de origem, onde não estão disponíveis para todos os participantes. 

Gestão de conteúdos empresariais – ECM

Muitas informações importantes para os processos empresariais são recolhidas e geridas em formatos não estruturados, p. ex., documentos, e-mails, fotografias, vídeos, etc. Os dados não estruturados não têm nenhum esquema de dados fixo como base. No sistema de ECM, o arquivo e a localização ocorre por meio de metadados descritivos, que podem ser fornecidos e associados automaticamente através de interfaces a outras aplicações de negócios.

O Doxis4 iECM-Suite permite recolher objetos de informação em formato não estruturado e estruturado e independentemente da fonte, geri-los de forma estruturada no contexto dos negócios, armazená-los à prova de auditorias e localizá-los diretamente a qualquer momento.

Integração de ERP [extrato]

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (antigo Agresso)
  • . . .

Planeamento de recursos empresariais (ERP)

Para muitos processos empresariais, os utilizadores de sistemas de ERP precisam não só dos dados estruturados em ERP, como dos documentos de negócios e dossiers correspondentes. Assim, o documento de pedido recebido serve para recolher os dados de pedidos em ERP e, posteriormente, para a emissão da fatura. O documento de faturação recebido é necessário para o registo contabilístico e aprovação de pagamentos em ERP. Os documentos servem para a compatibilidade dos processos empresariais e para o cumprimento de disposições regulamentares.

Todos os colaboradores sabem como é a vida diária na empresa sem o suporte de ECM, quando os documentos e dossiers não são integrados em ERP. Os documentos estão espalhados por toda a empresa e os processos empresariais são interrompidos. No pior dos casos, são cometidos erros, o que não aconteceria com pleno conhecimento de causa.

Portanto, a ECM é o complemento ideal para os sistemas de ERP. Através da integração universal do Doxis4 iECM-Suite em qualquer sistema de ERP, é possível gerir os documentos essenciais para a empresa de forma completa e uniforme no contexto dos negócios. Deste modo, aumenta a eficiência e a rentabilidade dos seus processos empresariais, reduz o seu risco de negócio, otimiza o desempenho do seu sistema de ERP, não esquecendo que reduz os custos operacionais de TI. Os utilizadores de ERP obtêm um valor acrescentado significativo se tiverem acesso aos documentos subjacentes diretamente a partir da sua interface de utilizador habitual.

Casos típicos de aplicação para a integração de ERP:

Ler mais sobre a integração de ERP com o Doxis4

Integração de FiBu [extrato]

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • . . .

Contabilidade financeira (FiBu)

O acesso direto a partir do seu software FiBu a lançamentos contabilísticos e transações facilita incrivelmente o trabalho diário na contabilidade. As faturas recebidas (devedores) podem ser processadas automaticamente depois da digitalização até ao registo (direto). A digitalização inclui não só os documentos recebidos, mas também enviados, como livros, lembretes, listas de partidas em aberto, folhas de conta, etc. Estes são armazenados automaticamente e à prova de auditorias através de uma impressão virtual no arquivo do Doxis4. Assim, as impressoras bloqueadas e os trabalhos de arquivo pertencem ao passado. 

Casos típicos de aplicação para a integração de FiBu:

Ler mais sobre a integração de FiBu com o Doxis4

Integração de CRM [extrato]

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • . . .

Gestão da relação com o cliente (CRM)

Quem assume um compromisso de orientação para o cliente, deve conhecer bem os seus clientes. Os dados do cliente estruturados no sistema de CRM são extremamente valiosos para essa finalidade, mas são apenas parte das informações relevantes. Os sistemas de CRM estão direcionados principalmente para as vendas e o marketing. As informações e documentos são recolhidos e processados em ERP a partir dos orçamentos e do desenvolvimento de tarefas. Nem todos os colaboradores que precisam de acesso às informações sobre os clientes têm licenças para todos os sistemas ou módulos. A comunicação comercial realizada com o cliente por e-mail também não está disponível de forma consistente, se for armazenado em caixas de correio pessoais ou sistemas separados não relacionados com o processo de negócios.

A gestão de conteúdos empresariais integrada (iECM) com o Doxis4 associa os dados do cliente no sistema de CRM aos documentos e e-mails relevantes em toda a empresa. Dependendo do cenário de integração, é possível aceder a documentos, dossiers, processos e tarefas no repositório de conteúdos do Doxis4 através do sistema de CRM, bem como utilizar os dados do sistema de CRM no Doxis4, por exemplo, da capa dos dossiers de cliente.

Pode aceder aos dossiers de cliente tanto através do sistema de CRM como dos clientes Doxis4. Todas as informações necessárias para tarefas de vendas, marketing e atendimento ao cliente estão agrupadas. Graças à perspetiva global sobre os clientes, dependendo naturalmente dos direitos de acesso, pode oferecer aos clientes um excelente serviço e obter um enorme sucesso empresarial. Também se pode colocar à disposição dos clientes determinados documentos dos seus dossiers de cliente ou a informação sobre os respetivos produtos ou serviços através de um portal de clientes. O cliente móvel do Doxis4 é ideal para os colaboradores que se encontram fora do escritório, para poder aceder a documentos a partir de qualquer lugar ou participar em processos empresariais.

Casos típicos de aplicação para a integração de CRM:

Ler mais sobre a integração de CRM com o Doxis4

Integração de e-mail & groupware [extrato]

  • IBM Notes (antigo Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • . . .

E-mail & groupware

As soluções de e-mail e de groupware centram-se no intercâmbio e na colaboração. A maioria da correspondência comercial externa é realizada por e-mail. Muitos colaboradores comunicam também internamente sobretudo por e-mail e partilham informações entre departamentos através de groupware e plataformas de colaboração, como o SharePoint. No entanto, o intercâmbio de informação entre sistemas não funciona de forma adequada. O acesso a outras fontes de informação, como correio recebido ou documentos e dados do sistema de ERP, só é possível de forma limitada. Os e-mails recebidos e enviados acabam muitas vezes na caixa de correio pessoal ou em caixas de correio de grupo e não estão disponíveis para outros participantes no contexto de negócios. 

O Doxis4 amplia as soluções de e-mail e groupware para preencher a necessidade de funções de ECM importantes que permitem que os e-mails sejam totalmente integrados nos processos empresariais e cumprir as obrigações de arquivamento. Os e-mails recebidos e enviados podem ser atribuídos ao contexto de negócio relevante e ficar disponíveis nos dossiers e processos associados.  

Os utilizadores podem usar confortavelmente funções de ECM para arquivo baseado no contexto, pesquisa e visualização de e-mails e documentos numa estrutura de software familiar. Um dos pontos fortes do Doxis4 é precisamente a localização rápida e direcionada de informações relevantes graças à combinação de pesquisa através de metadados e pesquisa de texto completo tolerante a falhas que, no sentido da Enterprise Search, explora o repositório de conteúdos em toda a empresa como fonte de informação. 

Casos típicos de aplicação para integração de e-mail & groupware:

Ler mais sobre a integração de e-mail e groupware com o Doxis4

Resumo da integração de ECM com o Doxis4

Interfaces do sistema

  • Interfaces universais para sistemas de ERP, HR e CRM comuns através do conector ERP universal
  • Interfaces certificadas para SAP (ArchiveLink (BC-AL 6.20)/HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0/3.0)
  • Módulos e interfaces integrados para Microsoft Office, Outlook, SharePoint e Dynamics NAV/AX
  • Integração consistente de servidores de correio, ficheiros e SharePoint através do Doxis4 Gateway Service
  • Outros conectores para padrões abertos e independentes do fabricante: CMIS, WebDAV, File Import, etc.

Integração de clientes e portais

  • Direcionado de clientes Doxis4 a partir da aplicação especializada por OLE, "hotkeys" ou URL com utilização abrangente de scripts
  • Integração/acesso a consultas em bases de dados e controlos ActiveX no Doxis4 winCube
  • Componentes web/acesso URL com compatibilidade de mashup (como no Google Maps)
  • Integração de portlets em páginas web para máscaras e resultados de pesquisa no Doxis4
  • Integração Wiki nativa com criação de versões e funções de edição no Doxis4

Interação direta

  • Pesquisa no Doxis4 de termos marcados a partir de qualquer aplicação através de teclas de atalho
  • Extração e transferência de informações para o Doxis4 sem programação em aplicações de negócios externas através da tecnologia de screenscraper (p. ex., para o ambiente terminal)

Administração

  • Libertação das bases de dados e melhor desempenho nos sistemas principais
  • Aplicação e armazenamento de dados em plataformas múltiplas
  • Registo de utilizadores em plataformas múltiplas através do Kerberos
  • Transferência de utilizadores/grupos do Active Directory/LDAP
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
Integration options for the Doxis4 iECM suite - Doxis4 Integration
Fact Sheet

Integration options for the Doxis4 iECM suite - Doxis4 Integration

Fact Sheet »