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Integração de ECM em SAP

A gestão de documentos do Doxis4 completa o SAP

A gestão uniforme e completa das informações relevantes para os negócios representa para muitas empresas um desafio crucial, especialmente porque os documentos relevantes para os negócios possuem uma referência direta aos dados no SAP & etc. Assim, o documento de pedido recebido serve para recolher os dados de pedidos em SAP e, posteriormente, para a emissão da fatura. O documento de faturação recebido é necessário para o registo contabilístico e aprovação de pagamentos em SAP. Os documentos servem para a compatibilidade dos processos empresariais e para o cumprimento de disposições regulamentares. Enquanto o SAP é utilizado para processar dados estruturados, como, p. ex., dados de clientes, fornecedores, pedidos, faturas e contabilísticos, o Doxis4 iECM-Suite é especializado em dados não estruturados, por exemplo, correspondência, e-mails, contratos e faturas.

Todos os colaboradores sabem como é a vida diária na empresa sem o suporte de ECM, quando os dados não estruturados não são integrados em SAP & etc. Os documentos estão distribuídos por toda a empresa. O recibo necessário já foi arquivado em papel na contabilidade, o respetivo pedido encontra-se em SAP, o contrato com o fornecedor está no diretório de ficheiros, a correspondência com o cliente está na caixa de e-mail do tratamento de pedidos. Portanto, a informação é principalmente conduzida através de várias aplicações, colaboradores e departamentos. Este procedimento é trabalhoso, requer imenso tempo e provoca custos elevados.

Em seguida, mostramos-lhe como pode realizar uma estratégia de gestão da informação uniforme com o Doxis4 iECM-Suite.

Para muitos processos empresariais, os utilizadores do SAP precisam não só dos dados estruturados no SAP, como dos documentos de negócios, processos e dossiers correspondentes. Alguns destes documentos e processos são gerados pelo próprio SAP, por exemplo, pedidos, faturas, etc. Outros vêm de sistemas não SAP ou chegam em papel ou por e-mail à empresa.

Integração profunda no SAP

Através da integração profunda do Doxis4 no SAP, os dados estruturados a partir do SAP, ERP e outras aplicações de negócios estão associados aos documentos relevantes para os negócios no Doxis4 ECM. Através da integração perfeita do Doxis4 nos processos empresariais do SAP, é possível gerir os documentos essenciais para a empresa de forma completa e uniforme no contexto dos negócios. Deste modo, aumenta a eficiência e a rentabilidade dos seus processos empresariais, reduz o seu risco de negócio, otimiza o desempenho do seu sistema de SAP, não esquecendo que reduz os custos operacionais de SAP. Os utilizadores de SAP obtêm um valor acrescentado significativo se tiverem acesso aos documentos subjacentes diretamente a partir do SAP.

O arquivamento à prova de auditorias de todos os objetos de informação do SAP e outras aplicações de negócios no repositório de conteúdos do Doxis4 são uniformes e compatíveis com todos os formatos. Graças à integração profunda do Doxis4 iECM-Suite no SAP, é possível aceder diretamente aos documentos a partir das interfaces de utilizador do SAP. O Doxis4 disponibiliza ao SAP as funções de ECM necessárias para a pesquisa e visualização dos documentos. Nos casos em que a lista de anexos do SAP é insuficiente, o Doxis4 oferece ainda um Doxis4 SAP Folder Cockpit que, entre outras coisas, permite uma estruturação dos documentos nos arquivos.

Utilizar a ECM através de clientes SAP e Doxis4

Em alternativa ou em paralelo com a integração perfeita do Doxis4 SAP, também se podem utilizar os clientes Doxis4 (Windows/web/móvel). Nem todos os colaboradores na empresa trabalham com o SAP. Os custos das licenças são frequentemente o motivo para que os utilizadores ocasionais não trabalhem com o SAP. Para que estes colaboradores não sejam excluídos dos processos empresariais, como, por exemplo, a verificação de faturas, oferecemos o cliente Doxis4. Uma gama mais vasta de funções é frequentemente outro dos motivos pelos quais os utilizadores do SAP preferem um cliente Doxis4 como complemento ou alternativa ao SAP. Tal aplica-se, por exemplo, a qualquer aplicação de dossiers eletrónicos, como dossier de pessoal, dossier de contrato, dossier de tarefas, etc.

Gestão de processos empresariais

Muitas vezes, os processos empresariais baseados em documentos representam um ponto fraco na organização. Por um lado, tal acontece, pois o suporte oferecido ao processo com base no SAP não é suficiente ou é frequentemente considerado muito complexo, rígido e dispendioso. Nos casos em que é implementada uma série de outras aplicações de negócios além do SAP, ocorrem frequentemente falhas nos processos empresariais. Dependendo do respetivo ambiente de aplicação e tarefas, a SER oferece soluções alternativas de gestão de processos empresariais baseadas em SAP e Doxis4, que também podem ser utilizadas em conjunto. Os departamentos podem modelizar e executar os seus processos ad-hoc e normalizados de forma fácil e flexível com o Doxis4 BPM. 

Ler mais sobre a integração de SAP

Os seus benefícios

  • Vários anos de parceria com a SAP
  • Integração de ECM certificada
  • Trabalho em interfaces SAP habituais, ampliadas com funções para a gestão de documentos, dossiers e processos
  • Integração de processos de receção e aprovação de faturas no SAP
  • Enterprise Search para a pesquisa em todo o repositório também a partir das soluções de SAP

ERP e ECM

O "E" de ECM e ECM significa "Enterprise" (empresa) e enfatiza a importância de toda a empresa. A ECM e a ERP aplicam-se a todas as áreas empresariais. Também existem alguns paralelismos entre o SAP e o Doxis4 no que diz respeito à abordagem sistemática. No entanto, estas semelhanças não nos devem fazer esquecer as diferentes finalidades de aplicação. Os dados processados eletronicamente durante uma atividade operacional de uma empresa podem ser divididos em dados estruturados e não estruturados. A representação que se segue torna evidentes as diferenças entre o SAP (ERP) e o Doxis4 (ECM) relativamente à estrutura dos dados. 

ERP – Planeamento de recursos empresariais

O software de ERP SAP planeia e controla os recursos atempadamente e de acordo com as necessidades ao longo dos processos empresariais em toda a empresa. Os dados estruturados são recolhidos, editados e processados eletronicamente. Os lançamentos contabilísticos são um exemplo. Estes são gerados com base num esquema de dados estruturado. O mesmo se aplica ao SAP CRM, SCM, HCM, bem como a outros produtos e soluções de SAP. Todos eles geram dados estruturados que são transferidos para os documentos em tempo real.

ECM – Gestão de conteúdos empresariais

O software do Doxis4 iECM permite recolher objetos de informação em formato não estruturado e estruturado, como, por exemplo, documentos, e-mails, fotografias, vídeos, dados SAP, etc., e independentemente do formato e da fonte, geri-los de forma estruturada no contexto dos negócios, armazená-los à prova de auditorias e localizá-los diretamente a qualquer momento. Ao contrário do que acontece com os dados estruturados, os dados não estruturados, como, p. ex., correspondência comercial, pedidos, etc., não têm como base nenhuma definição da estrutura de dados. O arquivo e a localização dos dados não estruturados ocorre por meio de metadados descritivos, que são fornecidos e associados de forma automática através de interfaces certificadas SAP.

Arquivo de comprovativos SAP

O Doxis4 gere documentos à prova de auditorias e com acesso direto a partir da lista de anexos do SAP. Para todos os cenários de arquivo e de identificação SAP.

Dossiers eletrónicos no SAP

O Doxis4 proporciona estrutura à lista de anexos SAP. Integração perfeita: opcionalmente como Doxis4 FolderCockpit para SAP e dossiers eletrónicos do Doxis4, todos os documentos de negócios estão totalmente disponíveis de forma uniforme em contexto SAP. 

Entrada de faturas no SAP

O Doxis4 automatiza todo o processo de entrada de faturas, desde a identificação, passando pela aprovação até ao registo (direto) no SAP.

Arquivo de dados SAP

O Doxis4 liberta a base de dados do SAP, aumenta o desempenho do SAP e garante um arquivo à prova de auditorias dos dados empresariais relevantes de todos os módulos SAP.

Especialistas em integração SAP

A SER, como parceiro certificado da SAP há vários anos, oferece uma profunda integração entre o SAP e o Doxis4 iECM-Suite.

Todas as funções para o arquivo de dados SAP, arquivo de documentos SAP, dossiers eletrónicos no SAP e processamento de faturas recebidas SAP são integradas através da interfaces de repositório SAP certificadas com o Doxis4 iECM-Suite. A SER dispõe do seu próprio espaço para nomes no SAP.

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