www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Gestão inteligente de documentos e e-mails para Microsoft Outlook

Integração de ECM do Doxis4 em Microsoft Outlook

Atualmente, a maioria da correspondência comercial é realizada por e-mail. O Microsoft Outlook é o cliente de groupware mais utilizado na comunicação por e-mail. Com o Outlook, pode instalar e administrar e-mails, contactos e calendários, porém, de forma independente dos processos empresariais. A correspondência comercial recebida e enviada por e-mail acaba muitas vezes na caixa de correio pessoal ou em caixas de correio de grupo e não está disponível para outros participantes no contexto de negócios. Muitos colaboradores acabam por imprimir os e-mails para arquivá-los em dossiers. Por sua vez, outros colaboradores convertem e-mails em texto para arquivá-los com os anexos em diretórios de ficheiros caóticos. Em suma, esta incompatibilidade de suportes resulta em trabalho adicional, falta de transparência e processos empresariais lentos.

O Doxis4 SmartOutlook complementa o Microsoft Outlook com importantes funções de arquivo e de pesquisa, colocando-os diretamente à disposição na caixa de correio do Outlook. Deste modo, pode armazenar e arquivar os e-mails com ou sem anexos de uma forma rápida e simples no repositório de conteúdos de toda a empresa, tendo em consideração o processo empresarial e o contexto. Em vez de ser lançada para as caixas de correios pessoais, a correspondência está disponível em qualquer lugar onde for necessária e onde existe o direito de acesso correspondente. 

Os seus benefícios

  • Poderosas funções de ECM integradas no Microsoft Outlook
  • Arquivo rápido de e-mails no contexto de negócios
  • Acesso sistemático a e-mails e documentos, em vez de silos de informação isolados nas caixas de correio
  • Libertação do servidor do Microsoft Exchange

Qualidades & Pontos fortes

  • Integração perfeita nas interfaces do Microsoft Outlook

    O Doxis4 SmartOutlook integra-se perfeitamente na interface do utilizador do Microsoft Outlook. Quem trabalha sobretudo com o Microsoft Outlook, não tem de sair do seu ambiente de trabalho habitual nem da caixa de correio pessoal para arquivar e-mails e pesquisar informações no repositório de conteúdos. O add-in do Outlook, que é apresentado como nas funções da Microsoft na barra ou friso de menu (ribbon), pode ser equipado com caixas de diálogo de arquivo e de pesquisa, especificamente adaptado à sua correspondência comercial e necessidades. 

  • Comunicação completa por e-mail no contexto de negócios

    Os e-mails fazem parte do contexto de gestão de conteúdos e de processos e devem, como tal, juntamente com documentos de outras fontes e formatos (PDF, documentos Office, gráficos, etc.) ser geridos, armazenados e, por último, arquivados. O Doxis4 SmartOutlook complementa o Microsoft Outlook com funções importantes da gestão de e-mails, incluindo metadados. Em vez de serem armazenados em caixas de correio pessoais, os e-mails são arquivados no contexto de gestão de conteúdos e de processos em toda a empresa no repositório de conteúdos do Doxis4, ficando, portanto, disponíveis para todos os colaboradores relevantes. Ao mesmo tempo, a verificação da semelhança assegura que não é criado um arquivo duplo inadvertidamente, mesmo com vários participantes envolvidos no processo. 

  • Integração com dossiers eletrónicos e fluxos de trabalho

    Em combinação com os dossiers eletrónicos, como dossiers de cliente ou de fornecedor, no Doxis4 pode arquivar os e-mails do Outlook rapidamente e de forma estruturada nos arquivos de pastas adequados. Todos os e-mails e documentos de um cliente com consultas, pedidos, respostas e outras informações importantes estão disponíveis no contexto de negócios, também para outros colegas envolvidos no trabalho diário ou em caso de substituições durante as férias. As pesquisas da informação desejada abrangem tanto conteúdos e metadados de e-mails e documentos como dossiers. 

  • Libertação das caixas de correio do Outlook

    Através do arquivo no repositório de conteúdos do Doxis4, os e-mails ou os respetivos anexos podem ser eliminados a partir da caixa de correio do Microsoft Outlook. Em simultâneo, é introduzida uma referência no e-mail do Doxis4, de modo a permitir uma passagem do e-mail para o documento do Doxis4, a qualquer momento.

  • Administração uniforme

    As caixas de diálogo disponíveis para o arquivamento e a procura em Microsoft Outlook são administradas de modo central no Doxis4 iECM-Suite e criadas ou atualizadas pelo cliente de design e de administração especializada Doxis4 cubeDesigner. Através do Doxis4 cubeDesigner, as caixas de diálogo do SmartOutlook podem, entre outras coisas, ser dotadas de direitos de acesso para determinadas funções, grupos e departamentos. Com uma plataforma para o efeito, administrada de modo centralizada, podem ser implementados sistematicamente no Microsoft Outlook diferentes requisitos da empresa, de forma simples e eficaz.

Interfaces ao estilo da Microsoft

O Doxis4 SmartOutlook integra-se como friso do menu (ribbon) e barra de tarefas no Microsoft Outlook. Deste modo, a aplicação habitual disponibiliza as funções do Doxis4 relativas ao arquivo de e-mails recebidos e enviados, bem como a pesquisa de e-mails e documentos adicionais. As caixas de diálogo de pesquisa e de arquivamento e as configurações incluídas podem ainda ser configuradas individualmente. 

Test
Preview Lupe
Screen
Test
Preview Lupe
Screen

Caixas de diálogo e modelos de arquivamento integrados

Com o Doxis4 SmartOutlook, pode transferir para o repositório de conteúdos os e-mails da caixa de correio pessoal a qualquer momento através da caixa de diálogo de arquivamento integrada, incluindo metadados para o contexto de negócios. Os modelos de arquivo e os auxílios de entrada são uma ajuda para quem tem de editar imensos e-mails. Já não são necessários os processos morosos como o reencaminhamento, as respostas a todos os participantes, como outras "atualizações" manuais semelhantes para os colegas envolvidos no processo.

Anexos e formatos selecionados

Durante o arquivo de e-mails com o Doxis4 SmartOutlook, pode selecionar que partes do e-mail e em que formato pretende arquivar: o e-mail completo, incluindo todos os anexos, apenas o texto da notificação, o texto da notificação com anexos selecionados ou apenas os anexos. Os e-mails e os anexos podem ser arquivados no formato original ou podem ser convertidos em formato PDF ou PDF/A.

Test
Preview Lupe
Screen
Test
Preview Lupe
Screen

Pesquisa universal na caixa de correio do e-mail

O Doxis4 SmartOutlook procura e-mails, anexos e outros documentos pretendidos através de caixas de diálogo de pesquisa integrados, as quais podem ser configuradas no Microsoft Outlook, em todo o repositório de conteúdos do Doxis4. A pesquisa de texto completo, a pesquisa de índice ou a pesquisa combinada também são executadas em conjuntos extensos de e-mails, de forma rápida e consoante o respetivo contexto de negócios. As listas de resultados apresentadas em conjunto com os e-mails e outros formatos oferece um panorama completo sobre os resultados de pesquisa, sem ter de sair da caixa de correio do Outlook.

Resumo do Microsoft Outlook & Doxis4

Arquivo, indexação& contextualização

  • Arquivo de e-mails à prova de auditorias diretamente a partir do Outlook
  • Arquivo de e-mails com todos os anexos, sem anexos, com os anexos selecionados ou apenas o anexo
  • Verificação da semelhança para impedir o arquivo duplo ou redundâncias
  • Caixas de diálogos de arquivo, listas de seleção e campos de entrada com listas de propostas pré-configurados no Outlook
  • Compatibilidade com vários atributos, campos de entrada com máscara, campos obrigatórios e campos bloqueados para caixas de diálogo de arquivo
  • Modelos de arquivo para configurações frequentemente utilizadas em relação a e-mails e anexos
  • Conversão de e-mails e anexos para formato PDF e PDF/A com o Doxis4 PDF & TIFF Producer opcional ou o Doxis4 Rendition Server

Pesquisa & Visualização

  • Pesquisa em todo o repositório de conteúdos do Doxis4 diretamente a partir do Microsoft Outlook
  • Pesquisa de índice de atributos de e-mails e de documentos
  • Pesquisa de texto completo de conteúdos de e-mails e de documentos
  • Pesquisa combinada de atributos e conteúdos
  • Valores propostos por parte do sistema para campos de pesquisa no Microsoft Outlook
  • Listas de resultados com classificação, agrupamento e filtro no Outlook
  • Visualização dos resultados de pesquisa no Microsoft Outlook, ou seja, numa outra aplicação original ou com os clientes Doxis4 (Windows, web, móvel) ou visualizador do Doxis4
  • Modelos de pesquisa para configurações de pesquisa frequentemente utilizadas

Gestão & Administração

  • Compatível com múltiplos mandantes
  • Registo automático de utilizadores através do registo no sistema operativo (SSO), clientes Doxis4 ou gestor de início da sessão
  • Caixas de diálogo de arquivo e de pesquisa que podem ser configuradas livremente
  • Gestão centralizada de caixas de diálogo, utilizadores e direitos no cliente de administração
  • Ambiente de encriptação para gestão de eventos e outras personalizações

Processamento de entrada

A enorme quantidade de documentos recebidos diariamente por e-mail e também por outros canais (correio, e-mail, fax, web) sobrecarrega os processos empresariais se estes não puderem ser rapidamente transferidos para o destinatário certo na empresa. Frequentemente, os documentos recebidos devem ser disponibilizados a vários colaboradores e departamentos. Tal pode ser difícil de concretizar com a distribuição convencional por correio e e-mail.  

Processamento de entrada com o Doxis4

Gestão de e-mails

O Doxis4 complementa a sua gestão de e-mails com as funções de ECM, com as quais integra completamente os e-mails nos processos empresariais, preenchendo os requisitos de arquivamento. Através do Doxis4 Intelligent Context Control (ICC), os e-mails recebidos e enviados podem ser atribuídos ao contexto de negócio relevante e ficar disponíveis nos dossiers e processos associados. 

Arquivo de e-mail

O Doxis4 oferece uma grande variedade de opções para o arquivo de e-mails, também independentemente do Microsoft Outlook: arquivo manual através do utilizador, arquivo automatizado com base em regras ou arquivo completo através do arquivo de diário. Assim, os e-mails são perfeitamente utilizados para apoiar o processo, sendo armazenados em segurança, enquanto o servidor de e-mail é significativamente libertado.

Mais ECM para a Microsoft

A SER, como parceiro certificado Microsoft Gold há vários anos, oferece uma profunda integração entre as soluções da Microsoft e o Doxis4 iECM-Suite. Além do Microsoft Outlook, o Doxis4 integra outros suportes de ECM abrangentes diretamente nas interfaces habituais da Microsoft: com add-ins inteligentes para Microsoft Office, bem como conectores para Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics NAV/AX, os utilizadores da Microsoft contam com as mais diversas possibilidades.

Integração do Doxis4 & Microsoft