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Gestão inteligente de documentos para Word, Excel e PowerPoint

Integração de ECM do Doxis4 em Microsoft Office

O Microsoft Word, Excel e PowerPoint oferecem variadas opções de processamento de documentos, porém, faltam-lhes importantes funções como um repositório de documentos universal e disponível entre departamentos com criação de versões, gestão de processos e funcionalidades de check-in/check-out. Deste modo, os documentos podem ser duplicados e arquivados arbitrariamente em diretórios de ficheiros de forma redundante, sem que exista um registo das alterações realizadas nos documentos. As relações entre os documentos não são apresentadas e não é possível ver claramente qual é o documento original e o atual.

A gestão de conteúdos empresariais do Doxis4 é mais do que apenas uma alternativa aos actuais diretórios de ficheiros. Oferece muitas outras funções importantes para a gestão diária de documentos, especialmente nos casos em que os documentos são processados e utilizados em equipas e entre departamentos.

O Doxis4 SmartOffice complementa o Microsoft Office com importantes funções de arquivo e de gestão de documentos, colocando-os diretamente à disposição nas interfaces da Microsoft. Deste modo, podem ser armazenados novos documentos Word, Excel e PowerPoint no Microsoft Office sem desvios, logo desde a sua criação, no contexto dos negócios. Os documentos podem ser arquivados de forma auditável , mas não obrigatoriamente. Tal aplica-se, por exemplo, a versões anteriores ou a documentos que não são de arquivo obrigatório.

Os seus benefícios

  • Potentes funções de ECM integradas no cliente Microsoft Office
  • Arquivo sem redundâncias e à prova de auditorias no contexto dos negócios sem pastas nem versões caóticas
  • Acesso direto, entre equipas e departamentos aos documentos Office necessários
  • Gestão de versões, incluindo documentação das alterações

Qualidades & Pontos fortes

  • Integração perfeita nas interfaces do Microsoft Office

    O Doxis4 SmartOffice integra-se perfeitamente nas interfaces do Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Para quem trabalha sobretudo com o Microsoft Office, não deve sair do seu ambiente de trabalho habitual para arquivar novos documentos ou pesquisar e editar documentos existentes. O add-in do Doxis4 Office aparece ao utilizador como funções nativas da Microsoft. Deste modo, pode explorar diretamente as funções de DMS adicionais. As caixas de diálogo de arquivo e de pesquisa podem ser definidas de acordo com as suas necessidades de utilização.

  • Informações completas no contexto de negócio

    A grande maioria dos documentos são criados, editados e distribuídos em Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Estes documentos fazem parte do contexto de gestão de conteúdos e de processos e devem, como tal, juntamente com documentos de outras fontes e formatos (PDF, e-mails, gráficos, etc.) ser geridos, armazenados e, por último, arquivados. O Doxis4 SmartOffice complementa o Microsoft Office com importantes funções de gestão de documentos. Em vez de serem armazenados em diretórios de ficheiros, os documentos são totalmente arquivados no contexto de gestão de conteúdos e de processos em toda a empresa no repositório de conteúdos do Doxis4, ficando, portanto, disponíveis para que todos os colaboradores relevantes possam consultar, editar, verificar e aprovar.

  • Integração com dossiers eletrónicos e fluxos de trabalho

    Em conjunto com os dossiers eletrónicos, como dossiers de cliente ou de fornecedor, no Doxis4 é possível arquivar documentos Office rapidamente e de forma estruturada no arquivo de pastas apropriado. Todos os documentos e e-mails de um cliente com consultas, pedidos, respostas e outras informações importantes estão disponíveis no contexto de negócios, também para outros colegas envolvidos no trabalho diário ou em caso de substituições durante as férias. As pesquisas da informação desejada abrangem tanto conteúdos e metadados de documentos e e-mails como dossiers. 

  • Uma melhor colaboração

    A colaboração e os processos empresariais estendem-se a equipas e entre departamentos. O mesmo também se aplica à gestão de documentos. Para apoiar os métodos de trabalho orientados para o projeto e relacionados com o processo, o Doxis4 oferece um repositório de conteúdos abrangente a toda a empresa, que permite o acesso direto aos documentos a todos os colaboradores autorizados. O tempo perdido a perguntar aos colegas onde é que se encontra um documento, quem está neste momento a trabalhar no mesmo ou qual é a versão atual, pode ser substancialmente reduzido. O Doxis4 Add-In SmartOffice, criado para o efeito, facilita a utilização e edição coletiva dos documentos Office através de funções de ECM especiais, como pesquisa, check-in/check-out, criação de versões, arquivo em diversas representações de formato (documentos Word, PDF, etc.) e conversão em formatos de longo prazo. 

  • Administração uniforme

    As caixas de diálogo disponíveis para o arquivamento e a procura em Microsoft Office são administradas de modo central no Doxis4 iECM-Suite e criadas ou atualizadas pelo cliente de design Doxis4 cubeDesigner. Através do cliente de conceção do Doxis4, as caixas de diálogo do SmartOffice podem, entre outras coisas, ser dotadas de direitos de acesso para determinadas funções, grupos e departamentos. Com uma plataforma para o efeito, administrada de modo centralizada, podem ser implementados sistematicamente no Microsoft Office diferentes requisitos da empresa, de forma simples e eficaz.

Barra de menu dinâmica ao estilo da Microsoft

O Doxis4 SmartOffice é integrado como barra de menu adicional nos produtos suportados do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Deste modo, as funções do Doxis4 de arquivo, pesquisa e edição de documentos Office são colocadas à disposição diretamente na aplicação habitual. A barra de menu e as funções disponíveis são adaptadas ao contexto atual ao estilo da Microsoft, como a edição, a pesquisa ou o arquivo de documentos, e ainda podem ser configuradas individualmente. 

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Caixa de diálogo de arquivo integrada

Com o Doxis4 SmartOffice, é possível transferir documentos Office através da caixa de diálogo de arquivo para o repositório de conteúdos do Doxis4 a qualquer momento, incluindo metadados para o contexto de documentos e de negócios e, se necessário, como versão de trabalho pessoal, à qual outros utilizadores não têm acesso. Com a transferência automática de propriedades dos documentos e outros suportes de acesso, o processo é mais rápido do que através da função "Guardar como" em estruturas de dossiers do Windows confusas, garantindo processos significativamente mais eficientes. 

Listas de resultados completos para pesquisas

O Doxis4 SmartOffice procura as informações e documentos pretendidos em todo o repositório de conteúdos do Doxis4, através de caixas de diálogo de pesquisa integrados, as quais podem ser configuradas no Microsoft Office. A pesquisa fulltext, a pesquisa de índice ou a pesquisa combinada também são executadas em conjuntos extensos de documentos, de forma rápida e consoante o respetivo contexto de negócios. A lista de resultados apresentada no Microsoft Office com documentos Office e outros formatos oferecem uma vista geral rápida e completa dos resultados de pesquisa e do conteúdo dos documentos.

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Edição coletiva e criação de versões

Desde a criação, passando pela criação de versões até ao arquivo auditável , o Doxis4 suporta o trabalho com documentos "vivos" no Microsoft Office. Ao clicar na barra de menu do SmartOffice, pode proteger um documento contra a edição em simultâneo por parte de outros colegas, através da função de check-in/check-out. Em seguida, as alterações podem ser guardadas como uma versão do trabalho própria ou colocada à disposição como versão concluída para os outros utilizadores da equipa ou para toda a empresa.

Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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Resumo do Microsoft Office & Doxis4

Arquivo & Indexação

  • Arquivo de novos documentos Office diretamente do Microsoft Word, Excel e PowerPoint
  • Arquivo auditável  dos documentos Office, incluindo informações descritivas relevantes para o conteúdo e processos (metadados)
  • Caixas de diálogo de arquivo predefinidas, listas de seleção e campos de entrada com listas de propostas no Office
  • Transferência de propriedades de documentos do Office como valores de índice com mapeamento individual
  • Compatibilidade com diversos atributos, campos de entrada com máscara, campos obrigatórios e campos protegidos para caixas de diálogo de arquivamento

Pesquisa & Visualização

  • Pesquisa em todo o repositório de conteúdos do Doxis4 diretamente do Word, Excel e PowerPoint
  • Pesquisa de índice de atributos de documentos
  • Pesquisa fulltext de conteúdos dos documentos
  • Pesquisa combinada de atributos e conteúdos dos documentos
  • Valores propostos pelo sistema para campos de pesquisa no Microsoft Office
  • Lista de resultados com classificação, agrupamento e filtro selecionáveis, bem como visualização das melhores referências no texto completo, diretamente no Microsoft Office
  • Abertura dos documentos com o Microsoft Office ou uma outra aplicação original (programa PDF, edição de imagem, etc.) ou com os clientes Doxis4 (Windows, web, móvel) ou com o visualizador do Doxis4.

Processamento & Colaboração

  • Edição direta de documentos no repositório de conteúdos do Doxis4 em Word, Excel e PowerPoint sem cliente Doxis4 adicional ou mudança de janelas
  • Gestão de versões com check-out/check-in para utilização coletiva de documentos
  • Conversão de documentos Office para PDF com função de Office e arquivo como outra representação
  • Conversão de documentos Office para PDF, PDF/A e TIFF com o Doxis4 PDF & TIFF Producer opcional

Gestão & Administração

  • Caixa de diálogo de arquivo e de pesquisa personalizável
  • Gestão centralizada de caixas de diálogo, utilizadores e direitos no cliente de administração
  • Ambiente de encriptação para gestão de eventos e outras personalizações

Mais ECM para a Microsoft

A SER, como parceiro certificado Microsoft Gold há vários anos, oferece uma profunda integração entre as soluções da Microsoft e o Doxis4 iECM-Suite. Além do Microsoft Office, o Doxis4 integra outros suportes de ECM abrangentes diretamente nas interfaces habituais da Microsoft: com add-ins inteligentes para Microsoft Outlook, bem como conectores para Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics NAV/AX, os utilizadores da Microsoft contam com as mais diversas possibilidades.

Integração do Doxis4 & Microsoft