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ECM com ERP & etc.:
para reunir documentos e dados

A variedade de aplicações de negócios em empresas, desde o ERP, FiBu, HR, CRM até ao CAD, servem para o processamento e gestão de dados estruturados obtidos, por exemplo, na gestão de mercadorias, contabilidade, gestão de recursos humanos, vendas e atendimento ao cliente. Todas as transações das aplicações de negócios envolvem documentos (dados não estruturados) que devem ser registados, processados e geridos. Trata-se de pedidos, tarefas, faturas, correspondência, contratos, relatórios de qualidade, desenhos, entre outros. Para que se possa gerir o conteúdo e os processos de forma eficaz, é portanto essencial ligar os dados das transações das aplicações de negócios aos documentos e registos correspondentes segundo o contexto e integrar ambos os mundos do sistema para o utilizador de forma "despercebida".

Tal permite que os utilizadores acedam diretamente aos documentos e dossiers no repositório de conteúdos do Doxis4 tanto a partir das suas aplicações de negócios habituais, como ERP, CRM, FiBu, HR, SCM, entre outros, como de forma invertida a partir do Doxis4 aos dados das aplicações de negócios. Dependendo do cenário de integração, o Doxis4 está tão estreitamente associado a outros sistemas que os utilizadores podem trabalhar totalmente na interface familiar, como se as extensões de ECM fossem funções nativas das suas aplicações de negócios e especializadas. Com o Doxis4, as complicadas mudanças de sistemas, a incompatibilidade de formatos, o suporte insuficiente do processo, os conjuntos de dados redundantes e os problemas de integração pertencem ao passado.

Desde o SAP, Sage, Microsoft Dynamics AX e NAV, passando pelo Microsoft Office e Outlook, até aos sistemas de CRM, como, p. ex., Salesforce e Microsoft Dynamics CRM e sistemas de RH, como, p. ex., ADP (PAISY), os diversos requisitos de gestão de documentos podem ser preenchidos a todos os níveis com a plataforma central do Doxis4 para uma gestão de conteúdos empresariais integrada (iECM). 

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Os seus benefícios

  • Interfaces universais para todas as aplicações de negócios habituais (ERP, CRM, HR, etc.)
  • Funções especiais, totalmente integradas nas aplicações de SAP, Microsoft, IBM, etc.
  • Acesso uniforme a todos os dossiers e documentos atualizados a partir da respetiva aplicação de negócios
  • ECM universal e para toda a empresa

Qualidades & Pontos fortes

  • Repositório de conteúdos completo

    O Doxis4 é uma plataforma de ECM para toda a empresa e todas as aplicações que reúne todos os documentos, processos e dossiers importantes num repositório de conteúdos completo. Independentemente de que aplicação de negócios e de que fonte provenham os conteúdos, em que formato foram criados ou que aplicação é utilizada para aceder aos mesmos: com o Doxis4, todos os conteúdos estão disponíveis em cada contexto de negócio, de forma completa e em todos os formatos.

  • Integração flexível para cada ambiente de aplicação e de sistema

    Graças à sua arquitetura orientada a serviços, o Doxis4 iECM-Suite permite uma projeção de forma flexível de acordo com as suas necessidades e pode ser integrado em todas as aplicações de negócios dentro da empresa. As interfaces genéricas e específicas, os serviços e add-ins permitem desde a ligação geral até a uma fusão perfeita de diversos cenários de integração. O Doxis4 é escalável e pode ser flexivelmente adaptado à sua organização e processos empresariais. Deste modo, o Doxis4 tem vindo a adaptar-se agilmente ao longo dos anos às alterações dos requisitos no contexto da Lean Management e da gestão de modificações. 

  • Arquivo à prova de auditorias a partir de sistemas principais

    No repositório de conteúdos do Doxis4, os documentos, dados, e-mails, imagens, objetos multimédia e outros podem ser arquivados e armazenados à prova de auditorias diretamente a partir da respetiva aplicação de negócios. Dependendo do cenário de integração, este processo pode ser controlado pelo utilizador na interface habitual, como, p. ex., no arquivo de documentos através do Microsoft Office, ou executado automaticamente em segundo plano, como, p. ex., no arquivo de dados do SAP. Ao mesmo tempo, o Doxis4 pode transferir informações importantes do documento ou do contexto de arquivo sob a forma de metadados. 

  • Pesquisa e visualização a partir de qualquer aplicação

    Arquivar documentos e dados a partir de diversas aplicações de negócios no Doxis4 é tão fácil e rápido como encontrar novamente estes documentos e dados através dos referidos sistemas. A pesquisa e o acesso são realizados através de funções de pesquisa inteligentes e estruturas de dossiers, bem como ligações a transações e processos. Se o utilizador assim o desejar, a visualização é realizada através de um visualizador multimédia integrado, do respetivo cliente Doxis4 ou da aplicação original com a qual o documento foi criado. Deste modo, também é possível pesquisar e visualizar documentos que foram criados com outras aplicações de negócios. 

  • Processos de documentos integrados

    A gestão de tarefas & processos do Doxis4 é ideal para processos empresariais com extensa documentação, como verificação e aprovação de faturas, confirmações de pedidos, etc. Do fluxo de trabalho ad-hoc até aos processos normalizados, é possível modelizar, executar e controlar todos os processos empresariais de toda a empresa. A gestão de tarefas permite gerir processos e tarefas, bem como a respetiva distribuição através de caixas de correio. Num único processo, pode criar/planear tarefas ad-hoc, atribuir e executar em separado caixas de correio pessoais ou caixas de correio de grupo. As tarefas podem ser divididas em subtarefas, estabelecidas como seguimentos e pesquisadas. O planeamento global das tarefas ocorre de forma ad-hoc, ou seja, sem um modelo de processamento definido. A transparência está sempre presente. Além do serviço de gestão de tarefas do Doxis4, o serviço de gestão de processos do Doxis4 permite definir e executar modelos de processamento. É possível realizar a combinação de tarefas baseadas no modelo de processamento e de tarefas definidas ad-hoc, que são complementadas através da divisão em subtarefas.

Muitos sistemas – uma plataforma de ECM

Por motivos históricos e estratégicos, as empresas têm um ambiente de software de negócios heterogéneo dos mais diversos sistemas e fabricantes. Cada uma destas soluções de software produz os seus próprios dados e documentos. Adicionalmente , existem documentos de parceiros comerciais externos. Devido ao grande número de sistemas (ERP, FiBu, CRM, HR, CAD, etc.), não faz sentido arquivar estes dados de cada aplicação em separado, especialmente porque os dados e documentos de todas as aplicações e processos estão relacionados entre si segundo o contexto. O Doxis4 oferece uma plataforma de ECM universal que é compatível com todas as aplicações de negócios, desde o repositório de conteúdos uniforme, passando pelos dossiers eletrónicos, a gestão de tarefas e de processos empresariais (BPM) até à gestão dos conhecimentos.

Integração universal

  • Conectores para ERP, CRM & etc.
  • Padrões abertos e independentes do fabricante
  • Serviços web
  • Aplicações específicas do setor

Aplicações de negócios & Doxis4

O Doxis4 é compatível com Standards de interface abertos, independentemente do fabricante, para as diversas aplicações de negócios, como o ERP & FiBu, CRM, e-mail & groupware, bem como aplicações específicas de um setor, quer o fabricante seja a ADP (Paisy), Agresso, Diamant, IFS, Infor, Oracle, proAlpha, SAGE, Salesforce ou outro.

Uma das vantagens da utilização de conectores universais de ERP, CRM, entre outros, é que podem ser personalizados individualmente de acordo com os requisitos de interface e também podem continuar a ser utilizados após uma mudança de aplicação de negócios. Só precisam de ser adaptados ao novo sistema.

Integração de ECM universal para aplicações de negócios

SAP & Doxis4

O Doxis4 amplia o SAP através de interfaces certificadas para funções importantes de arquivo, documentos e fluxo de trabalho: com o processamento de faturas recebidas, dossiers eletrónicos, arquivo de documentos e arquivo de dados SAP, os processos empresariais fluem de forma mais célere  no SAP.

Integração de ECM para SAP

Microsoft & Doxis4

O Doxis4 integra funções de ECM na perfeição, diretamente nas interfaces de Microsoft habituais: com add-ins inteligentes para Microsoft Office e Microsoft Outlook, bem como conectores para Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics NAV/AX, os utilizadores da Microsoft contam com as mais diversas possibilidades.

Integração de ECM para Microsoft

Stadtwerke Bielefeld

O dossier eletrónico de construção (EBA) do Doxis4 foi introduzido como base para um arquivo de documentos uniforme e estruturado, um acesso permanente e otimização do processo.

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Randstad Deutschland

A Randstad, a prestadora de serviços no setor do recrutamento de pessoal líder na Alemanha, introduziu o arquivo do Doxis4 para o arquivo de mais de 27 milhões de documentos de pessoal a partir do sistema de gestão de dossiers líder SAP.

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Dürr Dental AG

A Dürr Dental AG automatizou o processamento das guias de remessa e faturas recebidas, incluindo a integração da solução do Doxis4 com o sistema líder de IFS-ERP.

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DB Systel

Graças à gestão de conteúdos da Bahn (BCM) baseada no Doxis4, podem ser implementadas aplicações personalizadas para milhares de clientes de todo o grupo Deutsche Bahn.

Os padrões reduzem o preço da diversidade de software

O preço da diversidade de software pode ser elevado: além da gestão e administração de software empresarial, é preciso adicionar a organização da comunicação entre cada uma das soluções. Quem faz uma gestão de diferentes arquivos ou componentes de ECM de diferentes fabricantes num ambiente de software heterogéneo, paga um preço elevado.

O caráter universal da plataforma do Doxis4 em relação às funções de ECM e possibilidades de aplicação, em conjunto com os conectores padrão, minimiza o "preço" da diversidade de software. Os conectores do Doxis4 reduzem o esforço da administração e gestão através da comunicação normalizada. Além disso, o conhecimento sobre conectores padrão, como Kerberos, LDAP, etc., está disponível em muitas empresas.

Em processos empresariais muito específicos, podem ser necessários clientes muito específicos, que podem operar os componentes do servidor de ECM do Doxis4 iECM-Suite, utilizando nada mais do que serviços web padrão e interfaces COM-API e Java-API. 

Mais informações sobre os conectores Doxis4

Conectores Doxis4, p. ex.

  • Conector de ERP universal
  • Conector WebDAV, CMIS
  • File Import
  • Kerberos
  • LDAP
  • COM-API, Java-API

Integração de ECM no contexto da arquitetura do Doxis4

Integração de ECM para ERP, CRM, Microsoft & etc. com base na plataforma de ECM integrada do Doxis4
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Integration options for the Doxis4 iECM suite - Doxis4 Integration
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