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Dossier eletrónico de projeto –
projetos complexos sob controlo

Gerir dossiers de projeto com o Doxis4

O dossier de projeto do Doxis4 permite o acesso seguro e rápido em qualquer lugar a todos os documentos e informações importantes de um projeto, sempre dentro de um contexto relevante e com proteção contra o acesso não autorizado. Todas as informações multimédia de um projeto são geridas e arquivadas: desde a correspondência, passando pelo planeamento até aos documentos CAD. Para gerir grandes quantidades de documentos durante a pesquisa, dispõe de diversos filtros e de uma classificação de listas de resultados. Além disso, através do módulo de espaço do projeto, o Doxis4 oferece acesso seguro e documentado à informação do projeto necessária para as empresas externas que participam através de "frontend web".

O dossier eletrónico ajuda especialmente em projetos com extensa documentação, por exemplo, na sua produção ou criação. Dependendo do tipo de projeto e do método selecionado de gestão de projetos, a estrutura de arquivo centralizada do dossier eletrónico de projeto pode ser adaptada às necessidades individuais do projeto e alterada no decurso dinâmico do projeto. A integração perfeita com sistemas de ERP, CAD e PPS permite a transferência e sincronização de dados básicos e de movimento no processo de produção ou o acesso a documentos arquivados diretamente a partir dos sistemas de produção. A informação atual está sempre disponível, sem incompatibilidade de suportes, mesmo em projetos complexos. A função automática de gestão de versões e o histórico garantem uma documentação segura do ponto de vista jurídico e a função de Audit Trail regista, relativamente a questões de conformidade e de responsabilidade, quem e quando visualizou, criou, editou ou eliminou o quê.

Os seus benefícios

  • Controlo e monitorização centralizados de todos os documentos em projetos
  • Transparência e controlo sobre os recursos, datas e decisões 
  • Utilização de diferentes estruturas de projeto numa única solução de dossiers
  • Documentação segura do ponto de vista jurídico para fins de conformidade e responsabilidade

Qualidades e pontos fortes

  • Arquivamento e vista globais

    Com o dossier eletrónico de projeto do Doxis4, todos os documentos de todos os tipos e formatos, como e-mails, planos, desenhos (CAD), imagens, vídeos, podem ser recolhidos, geridos e documentados de forma centralizada no projeto. Um visualizador é compatível com mais de 300 formatos e apresenta o conteúdo de diferentes documentos, mesmo quando o programa original, com o qual foi criado o ficheiro, não está disponível. Em alternativa, o ficheiro arquivado pode ser aberto e visualizado com outra aplicação.

  • Arquivo e documentação em conformidade com a lei

    O dossier de projeto do Doxis4 garante o arquivamento à prova de auditorias e conforme as normas de todos os documentos e dossiers de um projeto durante o prazo legal, incluindo até ao vencimento de possíveis prazos de prescrição. A função de Audit Trail documenta continuamente quem e quando criou, visualizou, alterou ou eliminou todos os documentos. A documentação arquivada à prova de auditorias é importante para o cumprimento dos regulamentos legais ou internos, mas também por motivos de responsabilidade em caso de litígio ou de sinistro. 

  • Informação disponível interna e externamente

    Pode utilizar a caixa de correio eletrónico para distribuir entre os membros do projeto documentos de qualquer tamanho quantas vezes desejar, sem redundâncias. A carga de rede reduzida e a segurança através da comunicação encriptada são vantagens claras em relação à comunicação insegura por e-mail. Através do espaço de projeto do Doxis4, os participantes externos do projeto recebem o acesso protegido por palavra-passe via web ao dossier eletrónico de projeto. Para registos, pastas ou documentos individuais, podem ser atribuídos direitos diferenciados para determinadas funções, como ver, editar, carregar e descarregar.

  • Estrutura de projeto transferível

    A estrutura do dossier eletrónico de projeto do Doxis4, adaptada aos requisitos individuais, pode ser transferida para projetos paralelos ou subsequentes e adaptada ao decurso dinâmico do projeto. Alguns exemplos típicos podem ser encontrados em praticamente todos os ramos de gestão de eventos e de redes sobre a construção e o fabrico.

  • Locação múltipla e direitos

    A locação múltipla dos dossiers de projeto do Doxis4 é indispensável para grupos e empresas de média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas. A locação múltipla significa que cada sociedade ou mandante pode alterar apenas os seus dados. Neste caso, as trocas entre mandantes apenas podem ser realizadas através de novas autorizações e autenticações de utilizadores. Em alternativa, a separação de mandantes também pode ser definida através do conceito de autorização e uma conservação de dados separada (base de dados e suportes de armazenamento). Neste caso, não é necessário autorizar nem autenticar novamente os utilizadores.

  • Encontrar documentos rápida e facilmente

    A pesquisa de documentos pode ser realizada através da pesquisa de campos múltiplos ou de texto completo (mineração de textos) em toda a estrutura de arquivo. As diversas opções de filtragem, a função de agrupamento e a classificação de listas de resultados ajudam a enfrentar grandes quantidades de documentos. 

Cockpit de informação

A folha de rosto do projeto do dossier eletrónico fornece informações básicas resumidas, como dados do projeto e comentários sobre o mesmo. Em conjunto com a estrutura clara de arquivo do projeto, dispõe de um cockpit de informação completo para o acesso rápido e direcionado a todos os documentos e informações importantes.

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Estrutura de arquivo uniforme

O dossier de projeto conta com uma estrutura de arquivo central e uniforme que se pode adaptar de forma flexível a todos os tipos de projeto e a toda a metodologia. Uma vez criadas, as estruturas de dossier podem ser sempre transferidas para outros projetos do mesmo tipo. Além disso, um plano de pastas definido centralmente permite uma estrutura e sistematização claras para todos os documentos e dossiers existentes, independentemente dos dossiers de projeto em si.

Espaço de projeto com "frontend web"

Os participantes externos ao projeto obtêm o acesso protegido por palavra-passe através de "frontend web" aos documentos relevantes para o seu projeto. Os direitos correspondentes podem ser concedidos de forma granular para arquivos, pastas ou mesmo para documentos individuais, bem como com uma determinada duração. O gestor do projeto pode encarregar-se diretamente da administração de utilizadores.

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Resumo dos dossiers eletrónicos de projeto com o Doxis4

Gestão dos dossiers de projeto

  • Gestão uniforme de informações e documentos
    do projeto nos mais diversos formatos e fontes numa estrutura de dossiers predefinida e uniforme
  • Vista geral compacta de todos os dados importantes sobre o projeto (cockpit de informação)
  • Sistema de autorização com base em funções e de precisão (arquivo, pasta, documento, acessos temporários, etc.)
  • Acesso móvel através de cliente web e móvel
  • Dossier offline: possibilidade de levar um dossier eletrónico através de check-in/check-out com todas as funcionalidades: ver e editar (sincronização automática)
  • Espaço de projeto (ligação segura de elementos externos)
  • Vistas de dossiers que podem ser configuradas de forma flexível: individuais (p. ex., autorizações, aprovações e prazos) ou por departamento (p. ex., compras, finanças, gestão de materiais)
  • Integração de funcionalidades de vários sistemas, p. ex., apresentação de endereços no Google Maps (locais de projeto, localização do equipamento), Wiki integrado
  • Transferência de estruturas de autorização de sistemas de terceiros (p. ex., LDAP)

Gestão dos documentos do projeto

  • Armazenamento de documentos e dossiers à prova de auditorias
  • Estruturas de arquivo claras e operações de arquivo normalizadas que evitam redundâncias e ambiguidades nas características de armazenamento
  • Funcionalidades de DMS integradas: arquivo de dossiers (manual ou automático por lotes), pesquisa, edição, criação de versões, histórico, etc.
  • Internacionalidade graças a diversas línguas (compatível com UNICODE)
  • Atribuição lógica de documentos a vários subprojetos ou participantes, sem redundâncias em arquivo
  • Ampliação de documentos com índices (metadados) adicionais enquanto os processos estão em curso
  • Visualizador para mais de 300 formatos, mesmo quando a aplicação, com a qual foi criado, não está disponível (também CAD)
  • Integração para MS-Office - pesquisar e arquivar documentos diretamente do MS-Office
  • Caixa de correio eletrónico para processos com extensa documentação
  • Registo de documentos em papel através de um software de digitalização totalmente integrado

Gestão dos processos do projeto

  • Função de Audit Trail – documentação do cliente: quem realizou o quê, em que documentos e quando
  • Opção de ligação ao Doxis4 Workflow: p. ex., agendamento, prazos, seguimento
  • Função de subscrição para obter informações por e-mail, p. ex., em caso de alteração de estado, autorização/aprovação

Gestão dos dados do projeto

  • União de diferentes objetos de informação de diversas fontes de dados no dossier eletrónico de projeto (p. ex., de sistemas de ERP, CRM, CAD, PPS)
  • Segurança através da autorização e autenticação, bem como da encriptação SSL da comunicação entre cliente e servidor e transferência de direitos