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Dossier eletrónico de pessoal —
gerir documentos sensíveis de forma eficaz
e segura

Doxis4 para dossiers de pessoal e candidaturas

O dossier de pessoal do Doxis4 permite gerir de forma segura e intuitiva todos os documentos e dados sensíveis de caráter pessoal dos colaboradores e candidatos. Independentemente de estar a trabalhar com a documentação de candidatos, contratos, e-mails, gravações de reuniões com colaboradores ou qualificações para o desenvolvimento de pessoal, um dossier eletrónico de pessoal oferece, como um cockpit de informação, um panorama de toda a informação importante sobre os colaboradores e candidatos ao premir um botão, bem como acesso direto aos documentos necessários do departamento de recursos humanos.

Graças a uma proteção diferenciada contra o acesso, os utilizadores só podem visualizar e editar exatamente os dossiers ou documentos de pessoal para os quais têm permissão. Este conceito de autorização considera todas as restrições de acesso exigidas pela lei de proteção de dados, as quais são necessárias a nível de direção, de processamento de dados e de colaboradores. Os dossiers podem prestar apoio aos processos automáticos, como altas, baixas, licença de maternidade ou a introdução de qualificações necessárias, como o cumprimento dos prazos legais ou empresariais importantes. As interfaces normalizadas para os sistemas de RH, bem como a transferência e sincronização regulares de dados básicos de pessoal garantem a perfeita integração nos processos de recursos humanos.

Dossier de pessoal do Doxis4:

  • Arquivamento de documentos de pessoal e de candidatos sem incompatibilidades de suporte, com vários mandantes e à prova de auditorias
  • Funcionalidade padrão para a criação de uma estrutura de dossiers uniforme
  • Mecanismos de proteção contra acesso/consulta não autorizados
  • Integração em sistemas de RH e de faturação através de interfaces normalizadas

Qualidades e pontos fortes

  • Concebido para ser produtivo de imediato

    O dossier eletrónico de pessoal está disponível como Doxis4 Solutions Package e está pronto para ser utilizado de imediato após a instalação. A solução de dossiers de pessoal pré-configurada baseia-se numa variedade de projetos de cliente e abrange as necessidades mais importantes quanto à estrutura e funcionalidade de um dossier de pessoal padrão. De qualquer modo, pode alterar a configuração a qualquer momento de acordo com os seus requisitos individuais. Também pode gerir e manter imediatamente as adaptações individuais de forma centralizada em toda a empresa.

  • Localização e acesso em qualquer lugar

    A pesquisa de dossiers e documentos de pessoal é realizada a partir do sistema de HR ou através da pesquisa de índice ou de texto completo no Doxis4. Enquanto a função de pesquisa de índice procura rapidamente em determinados dossiers ou documentos, a pesquisa de texto completo (mineração de texto) analisa os conteúdos de documentos. Com o Doxis4, os documentos de pessoal podem ser agrupados em toda a empresa e utilizados de forma centralizada: certidões, acordos de objetivos, certificados ou outros documentos. O dossier de pessoal do Doxis4 oferece muitas vantagens às empresas com vários estabelecimentos: o acesso aos dossiers de pessoal é dissociado do arquivamento e também pode ocorrer em simultâneo. Independentemente do estabelecimento, o dossier digital de pessoal está disponível a qualquer momento como dossier offline ou opcionalmente mediante o acesso através de cliente web e móvel, sempre que se disponham dos direitos correspondentes. Dependendo das respetivas estruturas de TI, os dossiers de pessoal podem armazenar de forma segura a longo prazo, sendo centralizados e distribuídos em vários estabelecimentos ou combinando ambas as opções. 

  • Mecanismos de segurança e proteção de acesso

    A mais elevada proteção de documentos de pessoal sensíveis é obtida através da autorização e autenticação pessoal de utilizadores, da encriptação SSL da comunicação entre servidor e cliente, bem como da transferência de direitos do respetivo sistema de RH. É possível conceder acessos temporários aos superiores por motivos disciplinares e aos colaboradores para o exercício do seu direito de acesso garantido por lei. Através da função de Audit Trail, pode documentar à prova de auditorias quem criou, visualizou, alterou ou eliminou documentos e quando. Toda a sequência de edição mantém-se num registo transparente.

  • Locação múltipla e direitos

    A locação múltipla dos dossiers de pessoal do Doxis4 é indispensável para grupos e empresas de média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas. A locação múltipla significa que cada sociedade ou mandante pode alterar apenas os seus dados. Neste caso, as trocas entre mandantes apenas podem ser realizadas através de novas autorizações e autenticações de utilizadores. No entanto, a separação de mandantes também pode ser definida através do conceito de autorização e uma conservação de dados separada (base de dados e suportes de armazenamento). 

  • Integração no sistema de RH e de remuneração, bem como no Microsoft Office

    O dossier de pessoal do Doxis4 pode ser integrado em qualquer sistema de RH e de remuneração. Pode aceder diretamente a um dossier de pessoal graças a uma ligação de iECM. A transferência e a sincronização dos dados de pessoal ocorre através das interfaces normalizadas, bem como a transmissão dos documentos a arquivar, p. ex., folhas de pagamento. Através da integração para Microsoft Office, os documentos e e-mails podem ser pesquisados e arquivados diretamente a partir da aplicação Microsoft correspondente. Além disso, a gestão de modelos simplifica e automatiza a criação de correspondência, contratos, etc. 

  • Processos de pessoal com extensa documentação

    Através do arquivo e gestão à prova de auditorias dos documentos importantes, também é possível digitalizar os processos de gestão de pessoal com grande carga documental e executá-los de forma manual ou automática. A distribuição manual de documentos de pessoal pode ser realizada através de caixas de correio eletrónico. A caixa de correio eletrónico funciona como um acesso clássico a um e-mail, mas com duas diferenças importantes: os documentos comunicados permanecem seguros no seu sistema de dossiers de pessoal. Deste modo, pode ter a certeza de que qualquer mensagem que enviar não poderá ser vista por terceiros. Ao contrário do que acontece com o e-mail, o estado do processamento é sempre transparente. Deste modo, evita de fazer perguntas por e-mail ou telefone.

Todas as informações do pessoal à vista

O dossier de pessoal do Doxis4 mostra claramente todos os dados importantes sobre o pessoal num cockpit de informação, incluindo todas as datas e prazos próximos, bem como comentários. Todos os documentos de pessoal são apresentados de forma clara e sem incompatibilidade de suportes numa estrutura normalizada. Esta estrutura predefinida também permite criar em poucos cliques vistas de dossiers "virtuais" individuais, perfeitamente adaptadas às necessidades de informação individual, por exemplo, todos os contratos de trabalho temporário que terminam nos próximos 30 dias.

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Gestão de pessoal otimizada

Os fluxos de trabalho eletrónicos apoiam e aceleram os processos recorrentes e habituais, como a entrada e a saída, habilitações e continuação da formação, etc. Além da vantagem de uma maior automatização, independentemente do estabelecimento e dos respetivos colaboradores de RH, é garantido um nível de qualidade sempre estável.

Resumo do dossier de pessoal do Doxis4

Gestão dos dossiers de pessoal

  • Gestão uniforme de informações e documentos sobre pessoal nos mais diversos formatos e fontes numa estrutura de dossiers predefinida e uniforme
  • Vista geral compacta de todos os dados sobre pessoal (cockpit de informação)
  • Gestão de autorização detalhada para o acesso a dossiers de pessoal ou documentos individuais, também com opção de acesso temporal
  • Transferência de estruturas de autorização de todos os sistemas de RH habituais
  • Restrições do direito de acesso/alteração em função dos dados de pessoal (p. ex., grupos de colaboradores):
    • Todos os dossiers
    • Arquivo de pastas
    • Dados (básicos) sobre o pessoal

Gestão dos documentos de pessoal

  • Atribuição lógica de documentos a vários processos de pessoal sem redundâncias em arquivo
  • Expansão e indexação de documentos para índices adicionais (metadados) em curso
  • Arquivo de documentos confortável: arquivo manual ou automático por lotes
  • Arquivo de documentos do MS Office através da função de arrastar & soltar no cliente Doxis4, incluindo transferência de propriedades de ficheiros
  • Pesquisa de documentos relevantes de pessoal diretamente do MS Office
  • Arquivo de documentos em diversas representações ao nível de formato de origem e de destino, p. ex., Word e PDF
  • Registo de documentos em papel através de um software de digitalização totalmente integrado

Gestão dos processos de pessoal

  • Cumprimento automático de prazos para a eliminação de determinados documentos
  • Criação de fluxos de trabalho padrão e ad-hoc para processos recorrentes (entrada & saída, licença parental, formação, etc.)
  • Advertência em caso de excesso de contratos de trabalho a tempo parcial
  • Auditoria com base no cliente – quem fez o quê, quando e em que documentos
  • Seguimento automático para apresentação de qualificações, competências, etc.

Gestão dos dados de pessoal

  • Transferência e sincronização de dados de pessoal através de interfaces normalizadas para quaisquer sistemas de RH e de pagamentos de uso corrente, p. ex., SAP HRM, Oracle Peoplesoft HCM, ADP PAISY e outros
  • Acesso direto ao dossier de pessoal do Doxis4 a partir do respetivo sistema de RH e de remuneração (e vice-versa)
  • Transferência automática de documentos de pessoal, p. ex., folhas de pagamento