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Dossier eletrónico de contrato –
Estrutura e transparência na gestão de contratos

Gestão de contratos com o Doxis4

O Doxis4 proporciona ordem, estrutura e transparência à gestão de contratos. A solução serve para o arquivo, pesquisa e controlo à prova de auditorias de todos os documentos contratuais. O cockpit de informação com todos os dados contratuais importantes serve como ponto de partida para os dossiers de contrato do Doxis4. A partir daqui, tem acesso direto aos documentos contratuais. No dossier de contrato, podem ser estruturadas globalmente todas as informações sobre o contrato resultantes, independentemente do suporte, e geridas durante todo o ciclo contratual. As funções de controlo de prazos e a gestão de seguimentos informam automaticamente sobre as próximas datas e prazos. Graças às funções ampliadas de caixa de correio e de fluxo de trabalho, os contratos podem ser aprovados e revistos de forma controlada e documentada.

Os seus benefícios

  • Cockpit de informação com todos os dados importantes sobre o contrato
  • Seguimento e controlo de prazos automáticos
  • Cumprimento da legislação e das normas de conformidade
  • Acesso aos contratos em qualquer estabelecimento e departamento
  • Base para relatórios económicos, jurídicos e estatísticos

Qualidades & Pontos fortes

  • Uma única solução para todos os contratos

    Agora só precisa de uma solução para gerir todos os contratos e acordos da sua empresa, p. ex., contratos de crédito, acordos-quadro, acordos com clientes e fornecedores, contratos de aluguer e arrendamento, contratos de locação financeira, acordos de empresa, contratos de grupo, seguros, contratos de trabalho, contratos de licenças e de manutenção.

  • Fácil acesso

    Independentemente de onde estiver, pode abrir os contratos através de todos os metadados de contrato registados. Além disso, a pesquisa de texto completo permite uma pesquisa nos conteúdos dos documentos e nos metadados. O acesso a dossiers e documentos de contrato está protegido pela atribuição de direitos. Fora do escritório, os dossiers offline, bem como o cliente web e móvel permitem o acesso aos documentos contratuais.

  • Segurança/proteção de dados

    O conceito de autorização do próprio sistema do Doxis4 garante a proteção de dados, impedindo o acesso não controlado e não autorizado aos contratos. Além disso, a função de Audit Trail integrada no sistema de gestão de contratos do Doxis4 regista todos os acessos e alterações nos documentos contratuais. O armazenamento é realizado em formatos à prova de auditorias (TIFF, PDF e PDF/A). Uma proteção SoftWORM adicional impede que os documentos contratuais sejam eliminados intencional ou acidentalmente.

  • Gestão de prazos e seguimentos

    O Doxis4 inclui uma gestão de prazos e seguimentos que monitoriza automaticamente todos os documentos contratuais e informa o colaborador em questão sobre as próximas datas e prazos. Se não houver reação, outros responsáveis pelos contratos serão notificados automaticamente (mecanismos de escalonamento).

  • Integração

    O sistema de gestão de contratos do Doxis4 pode ser integrado em Microsoft Office, ERP, CRM, Facility Management e outras aplicações de software relevantes para os contratos. Todos os dados básicos e de movimento dos contratos necessários podem ser transferidos automaticamente. Através da integração para Microsoft, os documentos contratuais podem ser transferidos para a gestão de contratos do Doxis4 durante a instalação. Desta forma, pode contar com opções de gestão de modelos, bem como de criação de versões automática.

Todas as informações contratuais à vista

O dossier de contrato do Doxis4 apresenta todos os dados contratuais importantes de forma clara num cockpit de informação, incluindo prazos e seguimentos.

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Otimização dos processos contratuais

O Doxis4 permite criar e executar diferentes processos contratuais de forma normalizada ou ad-hoc. A grande variedade de funções de DMS, como anotações, modelos, criação de versões, permite digitalizar completamente os processos contratuais.

Relatórios & Avaliação

As funções de avaliação flexíveis que se podem definir livremente constituem a base para relatórios económicos, jurídicos e estatísticos (por exemplo, a representação de relações de responsabilidade).

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Resumo da gestão de contratos do Doxis4

Gestão dos dossiers de contrato

  • Arquivo de contratos e documentos relacionados com contratos à prova de auditorias e seguro do ponto de vista jurídico
  • Gestão de todos os objetos contratuais num dossier, independentemente do suporte (documentos Office, e-mails, documentos em papel digitalizados, vídeos, etc.)
  • Opções de referenciação (outros contratos, hierarquias, opções de agrupamento)
  • Atribuição de documentos a vários processos contratuais, sem redundâncias em arquivo 
  • Listas de propostas para a indexação dos documentos e seleção durante a pesquisa
  • Opção de atribuição posterior dos documentos ou de alteração da atribuição

Gestão dos documentos contratuais

  • Grande número de funções de DMS (anotações, criação de versões, check-out/check-in)
  • Arquivo de documentos do MS Office através da função de arrastar & soltar no cliente Doxis4, incluindo transferência de propriedades de ficheiros (opcional)
  • Pesquisa de documentos contratuais relevantes durante a edição diretamente do MS Office (opcional)
  • Arquivo de documentos em diversas representações ao nível de formato de origem e de destino, p. ex., Word e PDF

Gestão dos processos contratuais

  • Fluxos de trabalho contratuais flexíveis, transparentes e documentados
  • Criação de fluxos de trabalho normalizados e ad-hoc
  • Vista geral dos contratos que estão em conformidade
  • Auditoria do cliente: quem realizou o quê, em que documentos e quando

Gestão dos dados contratuais

  • Transferência e sincronização de dados contratuais a partir de sistemas operativos comerciais, listas em Excel, etc.
  • Função de seguimento e gestão de prazos
  • Exportação normalizada para realizar avaliações, p. ex., em MS-Excel