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Dossier eletrónico de cliente – acesso a todos os documentos comerciais

Esteja bem informado sobre os clientes com o Doxis4

Quem assume um compromisso de orientação para o cliente, deve conhecer bem os seus clientes. Os conhecimentos sobre a relação comercial com o cliente podem ser geridos nos dossiers eletrónicos de cliente com base no Doxis4. Ao contrário do arquivo em papel com uma localização fixa, diretórios de ficheiros caóticos ou silos de informação repartidos, principalmente em sistemas de ERP e CRM, os dossiers de cliente do Doxis4 oferecem uma documentação completa da relação comercial e um acesso a qualquer momento e em qualquer lugar à documentação de clientes, desde que tenha autorização para isso.

Com o Doxis4, obtém um cockpit de informação que lhe permite encontrar informação segura e concreta sobre o cliente, tarefa e projeto. Depois de abrir o dossier de cliente, é-lhe apresentada uma vista geral (capa de dossier) com todos os dados sobre o cliente que são importantes para si. Se estiver no escritório, pode aceder aos dossiers de cliente a partir do seu PC através do Doxis4 winCube e webCube, do Doxis4 mobileCube para o acesso móvel ou também mediante a função de acesso offline a dossiers.

Em vez de guardar a correspondência nos sistemas de e-mail, as ofertas no sistema de informação de vendas (CRM), as tarefas no sistema de gestão de mercadorias e as faturas no software de contabilidade Fibu, com o dossier de cliente do Doxis4 obtém um arquivamento estruturado de todos os documentos importantes para o cliente. Graças à transferência de documentos e valores de índice dos respetivos sistemas de e-mail, MS Office, ERP, CRM e Fibu, o dossier de cliente é amplamente preenchido de forma automática e também armazenado à prova de auditorias. Somente os documentos em papel detalhados são adicionados ao dossier de cliente através de digitalização. A integração para MS Office também permite realizar uma pesquisa direta no dossier de cliente a partir do Word, Excel & etc. Graças ao facto de se poder passar para o Doxis4 diretamente a partir dos sistemas de terceiros existentes, como o ERP, CRM e outros, é possível obter um processamento rápido e sem incompatibilidade de suportes. Assim, todos os passos de edição são documentados e arquivados de forma exaustiva e legal.

Os dossiers de cliente do Doxis4 oferecem uma estrutura de arquivo uniforme que pode ser definida arbitrariamente de acordo com as necessidades individuais da empresa. Os utilizadores podem definir facilmente vistas individuais da documentação comercial de um cliente, por exemplo, "Mostrar todos os pedidos de um cliente nos últimos três meses ao premir um botão". Se forem criados novos documentos no dossier de cliente do Doxis4, por exemplo, uma confirmação de pedido, o utilizador recebe automaticamente a informação por e-mail.

Mais sobre o dossier eletrónico de cliente

Os seus benefícios

  • Acesso a todos os documentos comerciais de um cliente a qualquer momento e em qualquer lugar
  • Acesso direto a partir do ERP, CRM, etc. e integração nos mesmos
  • Arquivamento completo e sem incompatibilidades da documentação comercial
  • Notificação ativa em caso de criação de documentos novos, p. ex., tarefas, pedidos, etc.

Qualidades & Pontos fortes

  • Todas as informações do cliente à vista

    O dossier de cliente do Doxis4 apresenta num cockpit de informação todos os documentos comerciais importantes (correspondência, ofertas, pedidos, faturas, reclamações, etc.) relativos a um cliente, estando estruturados nos arquivos que pretender. Depois de abrir o dossier de cliente, o utilizador encontra uma capa virtual de dossiers com todas as informações importantes sobre o cliente que podem ser definidas de acordo com as necessidades da empresa. Os próprios dados podem ser transferidos automaticamente a partir do ERP, CRM, etc., e sincronizados regularmente. Além disso, o utilizador pode criar vistas "virtuais" no dossier de cliente rápida e facilmente, as quais podem ser personalizadas de acordo com a informação necessária, por exemplo, todas as reclamações nos últimos 14 dias.

  • Processar requisições de clientes de forma eficiente e rápida

    Se o cliente solicitar informação acerca de datas de entrega ou reclamações, pode dar uma informação rápida e qualificada a qualquer momento graças ao dossier eletrónico de cliente. Desde que tenha a devida autorização, dispõe da informação em qualquer lugar, 7 dias por semana e 24 horas por dia, permitindo, assim, um serviço de atendimento ao cliente eficiente com o lema "cara a cara com o cliente".

  • Arquivo e documentação à prova de auditorias

    O dossier de cliente do Doxis4 garante o arquivamento à prova de auditorias e conforme as normas de todos os documentos e dossiers de um cliente durante o prazo legal, incluindo até ao vencimento de possíveis prazos de prescrição. A função de Audit Trail documenta continuamente quem e quando criou, visualizou, alterou ou eliminou todos os documentos. Os documentos comerciais arquivados à prova de auditorias são importantes tanto para o cumprimento das disposições legais e internas de conformidade, como para questões de responsabilidade em caso de reclamação e sinistro. 

  • Locação múltipla e direitos

    A locação múltipla é indispensável para grupos e empresas de grande e média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas. Tal significa que cada sociedade ou mandante pode alterar apenas os seus dados. Em alternativa, a separação de mandantes também pode ser definida através do conceito de autorização e uma conservação de dados separada (base de dados e suportes de armazenamento). Neste caso, não é necessário autorizar nem autenticar novamente os utilizadores. No Doxis4, pode definir um amplo conceito de autorização (grupos, funções, unidades, etc.) que proporcionam mais segurança aos seus documentos comerciais.

  • Fluxos de trabalho inteligentes

    Frequentemente, os colaboradores de diferentes departamentos trabalham em conjunto na aquisição e no processamento de tarefas e pedidos. Estes processos com uma carga documental particularmente elevada requerem um fluxo de trabalho eletrónico, para que os processos possam ser tratados mesmo a tempo. O Doxis4 Workflow constitui um complemento ideal para o dossier de cliente do Doxis4 e permite controlar a distribuição e o tratamento dos processos. No tratamento de processos, os colaboradores têm acesso aos dossiers de cliente, determinados arquivos ou documentos consoante os direitos de que disponham. O processo em si é uma parte do dossier, pelo que fica registado quem fez ou decidiu o quê e quando.

  • Trabalhar como com a Microsoft, pesquisar como no Google

    Durante a edição de um documento do MS Office, pode realizar uma pesquisa de documentos diretamente a partir do Word, Excel, etc., através de uma pesquisa em campos múltiplos ou pesquisa de texto completo (mineração de textos) em toda a estrutura de arquivo. As diversas opções de filtragem, a função de agrupamento e a classificação de listas de resultados ajudam a enfrentar a abundância de documentos.

Resumo dos dossiers eletrónicos de cliente com o Doxis4

Gestão dos dossiers de cliente

  • Gestão de documentos comerciais e comprovativos nos mais diversos formatos e fontes numa estrutura de dossiers de cliente uniforme
  • Vista geral compacta de todos os dados fundamentais de cliente e acesso ao arquivo de pastas (cockpit de informação)
  • Acesso móvel através de cliente web e móvel
  • Dossier offline: possibilidade de levar um dossier eletrónico através de check-in/check-out com todas as funcionalidades: ver e editar (sincronização automática)
  • Vistas de dossiers que podem ser configuradas de forma flexível: individuais (p. ex., tarefas, reclamações, etc.) ou por departamento (p. ex., vendas, atendimento ao cliente, finanças)
  • Função de subscrição para obter informações por e-mail, p. ex., sobre alteração de estado, autorização/aprovação
  • Integração de funcionalidades de vários sistemas no dossier eletrónico de cliente, p. ex., indicação de endereços no Google Maps (locais de pedidos ou entregas)

Gestão dos documentos de clientes

  • Arquivo à prova de auditorias de toda a documentação comercial
  • Funcionalidades de DMS integradas: arquivo de dossiers (manual ou automático por lotes), pesquisa, edição, criação de versões, histórico, etc.
  • Internacionalidade graças a diversas línguas
    (compatível com Unicode)
  • Classificação lógica dos documentos para vários arquivos de pastas, sem redundância no arquivo
  • Visualização de mais de 300 formatos no visualizador integrado, mesmo quando a aplicação, com a qual um ficheiro foi criado, não está disponível
  • Integração para MS Office – permite pesquisar e arquivar documentos diretamente do MS Office
  • Opção de ligação ao Doxis4 Workflow: p. ex., agendamento, prazos, seguimento
  • Caixa de correio eletrónico para processos com extensa documentação
  • Registo de documentos em papel através de um software de digitalização totalmente integrado

Conformidade/Segurança

  • Segurança graças à autorização, autenticação e encriptação SSL da comunicação entre cliente e servidor, bem como a transferência de estruturas de direitos de sistemas de terceiros (p. ex., LDAP)
  • Sistema de autorização com base em funções e de precisão (arquivo, pasta, documento, acessos temporários, etc.)
  • Função de Audit Trail – documentação à prova de auditorias: quem realizou o quê, quando e em que documentos