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Dossier eletrónico de aquisição – facilita as compras

Otimização da aquisição com o Doxis4

O abastecimento económico de produtos é um grande desafio no processo de aquisição. Sem uma gestão de documentos e de dossiers profissional, o tratamento da informação pode tornar-se num grande obstáculo. Apesar de a gestão da cadeia de fornecimento (SCM) e a logística procurarem criar fluxos de objetos otimizados, onde também se incluem os fluxos de informação, existe uma falta de integração adequada dos processos com extensa documentação. Enquanto os sistemas de SCM e ERP ajudaram a otimizar os processos de compras centrados nos dados, continua a faltar também uma documentação completa que abrange todos os passos dos processos com extensa documentação. O dossier de aquisição do Doxis4 preenche esta lacuna, integrando-se perfeitamente nos sistemas de SCM e ERP existentes e garantindo uma otimização significativa da eficiência.

Documentação de aquisição completa sempre acessível

A maioria dos processos de aquisição são iniciados e concluídos através de documentos. Os documentos são criados, editados, verificados e aprovados. Para isso, é necessária uma gestão profissional de dossiers e documentos, a qual documente o processo completo desde o início até ao fim de uma relação comercial. Deve proporcionar uma documentação estruturada que possa ser gerida de forma transparente e à prova de auditorias, incluindo os requisitos de material, solicitações e pedidos, bem como as autorizações de pagamento de faturas de fornecedores.

O dossier de aquisição do Doxis4 gere e arquiva todos os documentos em diversos formatos e suportes de dados num único sistema – desde a entrada (input), passando pelo processamento até ao arquivo (output). Desta forma, após uma longa espera, todos os colaboradores envolvidos na compra obtêm o acesso uniforme a todos os documentos, dossiers e processos relacionados com um único processo de compra. Com o Doxis4, completa o seu sistema de SCM e ERP com toda a documentação escrita de dados não estruturados. O caráter de multimédia do dossier eletrónico de aquisição do Doxis4 permite arquivar e visualizar, além de correspondência e ofertas, também vídeos e imagens de produtos, bem como ligações para os conteúdos web dos fornecedores, como, p. ex., estabelecimentos, etc.

A mesma informação para toda a equipa

O dossier de aquisição do Doxis4 cria transparência no processo de decisão, gere o mesmo eficazmente e permite que a equipa de compras trabalhe sempre com a mesma informação atual. Pode determinar ao pormenor quem tem autorização para analisar determinados documentos, arquivos e dossiers a nível de objetos, arquivos e dossiers. Ao contrário dos arquivadores em papel, que estão vinculados fisicamente a um local, o dossier de aquisição do Doxis4 permite aceder à informação a partir de qualquer lugar mediante o Doxis4 mobileCube ou através da função de gestão de dossiers offline padrão.

Graças à opção de criar ligações, entre documentos (p. ex., oferta com lista de preços), documentos com dossiers (p. ex., pedidos atuais com anteriores), processos com dossiers (p. ex., vários pedidos do mesmo material), dossiers com dossiers (p. ex., dossier de aquisição com dossier de fornecedores), etc., pode documentar as associações de forma transparente. Frequentemente, os processos de aquisição requerem a participação em equipas e processos de pessoas de diferentes departamentos e estabelecimentos que trabalham ao mesmo tempo com a mesma informação; os dossiers eletrónicos do Doxis4 permitem trabalhar de forma segura, independentemente do lugar e da hora. Assim, várias pessoas podem aceder a um objeto de informação ao mesmo tempo, o que constitui uma grande vantagem.

Do dossier de aquisição ao dossier de fornecedor

O dossier de aquisição é complementado pelo dossier de fornecedor e, se necessário, por um dossier de materiais, que documenta todo o ciclo de vida da relação comercial com um fornecedor ou as características e qualidades do material. Ao contrário do dossier de aquisição, o dossier de fornecedor centra-se na documentação de um fornecedor concreto. Esta inclui, entre outras, a informação sobre solvências, listas de preços atuais, certificações, auditorias de materiais, notificações de defeitos, protocolos de aceitação, etc.

O dossier de fornecedor do Doxis4 pode ser criado automaticamente ao criar um registo mestre de credores, de modo que se possa, por exemplo, passar diretamente da vista de registo mestre do sistema de SCM e ERP ou do pedido do sistema de gestão de materiais para o dossier de fornecedor. O dossier de fornecedor do Doxis4 extrai muitas das suas informações do sistema de gestão de materiais, p. ex., pedidos. O arquivo no dossier de fornecedor do Doxis4 é realizado automaticamente com base nos valores de índice transferidos a partir do sistema de gestão de materiais. Se os pedidos forem feitos sem o sistema de gestão de materiais, o que é habitual na área das peças pequenas, o dossier de aquisição também pode ser criado manualmente.

Tudo começa com uma requisição

Por norma, os processos de aquisição começam com requisições escritas referentes a determinados produtos e serviços. As informações resultantes deste processo são reunidas separadamente em arquivadores em papel, diretórios de ficheiros ou arquivadas na caixa de e-mail. Até que não seja realizado um pedido, não se começa a utilizar o sistema de ERP para gerir o processo de pedido. Já nesta fase inicial do processo de aquisição, o dossier de aquisição do Doxis4 oferece uma grande ajuda, mesmo que não seja criado um processo de pedido no sistema de ERP, especialmente quando vários colaboradores, até mesmo de diferentes departamentos, participam neste processo. Pode criar novos documentos e iniciar processos de trabalho diretamente a partir do dossier de aquisição do Doxis4. Para isso, o Doxis4 oferece a possibilidade de criar modelos de documentos com conteúdos previamente formulados sobre os processos de aquisição, os quais são preenchidos automaticamente com os dados do fornecedor. Pode adaptar os modelos individualmente de acordo com as necessidades do processo de aquisição em questão. A comunicação efetuada é adicionada automaticamente ao dossier de aquisição. Se, após este processo, for realizado um pedido, o dossier de aquisição pode ser posteriormente associado ao processo de pedido no ERP.

Mais sobre o dossier eletrónico de aquisição

Os seus benefícios

  • Documentação completa dos processos de aquisição com extensa documentação
  • Acesso a todas as informações atuais e históricas
  • Integração completa nos sistemas de SCM, ERP, Office e e-mail
  • Acesso a partir de qualquer lugar e departamento, também móvel
  • Várias vistas diferentes (gestão de materiais, finanças, etc.)

Qualidades & Pontos fortes

  • Integração em sistemas de SCM, ERP, Office e e-mail existentes

    O dossier eletrónico de aquisição é integrado em qualquer sistema de gestão da cadeia de fornecimento (SCM, Supply Chain Management), ERP, Office e e-mail e amplia os mesmos com uma visão geral completa e sempre atualizada de todos os documentos importantes no processo de aquisição, incluindo a comunicação por e-mail, planos, fotografias e vídeos do produto. O dossier de aquisição mantém-se atualizado praticamente de forma independente, uma vez que os documentos relevantes dos sistemas existentes acima referidos são transmitidos e indexados de forma automática. Pode aceder de forma confortável aos dossiers de aquisição do Doxis4 a partir dos sistemas de SCM e ERP.

  • Conformidade

    O cumprimento da norma de conformidade é cada vez mais importante para as empresas, tanto nacionais como internacionais. Esta inclui, por exemplo, a prova e o cumprimento das normas de trabalho, de segurança laboral e ambiental por parte dos fornecedores. No entanto, é indispensável mostrar provas por escrito para casos de litígio ou sinistro. O dossier de aquisição do Doxis4 documenta todos os processos de aquisição "por escrito" à prova de auditorias e conforme as normas e, com a função de Audit Trail, apresenta a indicação de quem recebeu, visualizou, editou, alterou, aprovou ou eliminou as informações e quando.

  • Criação de dossiers estruturados e vistas de dossiers individuais

    O dossier de aquisição do Doxis4 tem uma estrutura semelhante aos arquivadores em papel típicos. A capa digital do dossier proporciona uma vista geral sobre o conteúdo do dossier de aquisição e identifica a informação importante para si. A existência de um controlador de prazos permite monitorizar as datas e apresenta atempadamente os vencimentos. Tal como nos arquivadores em papel, o conteúdo do dossier de aquisição pode ser estruturado de modo uniforme em arquivos e sub-arquivos, podendo seguir a estrutura de um plano de pastas. Além disso, pode criar vistas individuais da informação e guardá-las nos favoritos a qualquer momento. Esta opção pode ser utilizada, por exemplo, para que as notificações de defeitos atuais ou os pedidos dos últimos 14 dias sejam apresentados de forma automática.

  • Trabalhar facilmente com dossiers e documentos

    Para quem pretende estar sempre atualizado sobre os novos documentos adicionados ao dossier de aquisição, o serviço de subscrição baseada na tecnologia do serviço de notificação do Doxis4 é a solução ideal. Receberá uma notificação por e-mail sempre que forem adicionados novos documentos ao dossier. Se não quiser ser informado sempre que um documento seja adicionado, pode, por exemplo, limitar as notificações a um tipo de documento, um período de tempo, etc. A gestão de versões do Doxis4 assegura que trabalha sempre com os documentos atualizados.

  • Fluxos de trabalho inteligentes

    Com a ajuda dos processos integrados de revisão e aprovação baseados na tecnologia do Doxis4 Workflow, pode criar, distribuir, coordenar e manter mais facilmente documentos, além dos dossiers eletrónicos de aquisição e de fornecedor. Tal permite uniformizar os processos de aquisição heterogéneos, conceber processos de aprovação (distribuídos) mais transparentes e desenvolvê-los mais rapidamente. Para a autorização de pedidos e requisições de pedidos, os fluxos de trabalho ad-hoc (gestão de casos adaptativa) e de produção podem ser muito úteis, dependendo se pretende processos de aquisição de forma personalizada ou totalmente automática. Desta forma, as tarefas podem ser distribuídas automaticamente entre os responsáveis. Estes podem responder no processo comodamente por e-mail, utilizando as seguintes funções integradas: aceitar, recusar e comentar.

Resumo dos dossiers de aquisição com o Doxis4

Gestão dos dossiers de aquisição

  • Gestão de todos os documentos, dossiers e processos que fazem parte de um processo de aquisição de diferentes fontes numa estrutura de dossiers uniforme
  • Gestão de diferentes formatos, incluindo conteúdos multimédia, p. ex., vídeos e imagens do produto, hiperligações de conteúdos web dos fornecedores
  • Integração nos sistemas de SCM, ERP, Office e e-mail existentes: transferência e indexação automática de documentos relevantes e acesso ao dossier de aquisição diretamente a partir do SCM e ERP
  • Esquema estruturado em arquivos e sub-arquivos de forma idêntica aos arquivadores em papel
  • Capa eletrónica de dossier com informações básicas sobre dossiers, resumo dos conteúdos e controlador de prazos
  • Diversas opções de ligação: documentos entre si, documentos com dossiers, dossiers com dossiers, etc., sem arquivamento redundante
  • Vistas de dossiers individuais que podem ser configuradas de forma flexível (p. ex., pedidos, notificações de defeitos, etc.)
  • Acesso móvel através de cliente web e móvel
  • Dossier offline: possibilidade de levar um dossier eletrónico através de check-in/check-out com todas as funcionalidades: ver e editar (sincronização automática)

Gestão dos documentos de aquisição

  • Armazenamento à prova de auditorias e arquivamento seguro de todos os documentos e dossiers no processo de aquisição
  • Funcionalidades de DMS integradas: arquivo de dossiers (manual ou automático por lotes), pesquisa, edição, criação de versões, histórico, etc.
  • Diversas opções de anotação, de forma idêntica à edição de documentos em papel: notas, carimbos, marcação de texto, comentários e muito mais.
  • Internacionalidade graças a diversas línguas (compatível com Unicode)
  • Visualizador integrado para mais de 300 formatos
  • Função de subscrição para obter informações por e-mail, p. ex., sobre a criação de novos documentos, alterações de estado, aprovações/autorizações
  • Registo de documentos em papel através de um software de digitalização totalmente integrado
  • A função de Audit Trail documenta: quem realizou o quê, quando e em que documentos

Gestão dos processos de aquisição

  • Opção de ligação ao Doxis4 Workflow para uniformizar processos de aquisição heterogéneos, bem como processos de aprovação transparentes e eficientes
  • Compatível com os fluxos de trabalho ad-hoc (gestão de casos adaptativa) e os fluxos de trabalho de produção para processos de aquisição individuais ou automáticos
  • Distribuição automática de tarefas: caixa de correio eletrónico e caixa de correio de grupo 
  • Funções de fluxo de trabalho integradas no e-mail: aceitar, recusar e comentar

Gestão dos dossiers de fornecedor

  • Gestão de informações e documentos dos fornecedores nos mais diversos formatos e fontes numa estrutura de dossiers uniforme
  • Vista geral compacta de todos os dados básicos de fornecedores (cockpit de informação)
  • Transferência automática dos dados básicos de fornecedores a partir dos sistemas de ERP, SCM e outros

Segurança/Proteção de acesso

  • Segurança graças à autorização, autenticação e encriptação SSL da comunicação entre cliente e servidor, bem como a transferência de direitos dos sistemas principais
  • Sistema de autorização com base em funções e de precisão (arquivo, pasta, documento, acessos temporários, etc.)