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Dossiers eletrónicos – convertendo dossiers em aplicações

Os dossiers eletrónicos com o Doxis4 combinam conteúdos, processos empresariais e aplicações. Servem como ponto de partida central para o tratamento de processos e para a pesquisa de documentos empresariais. Os dossiers eletrónicos proporcionam proativamente a informação mais atualizada aos utilizadores e incluem também a comunicação por e-mail atualmente isolada.

Com os dossiers eletrónicos do Doxis4, pode gerir todo o tipo de dossiers e documentos a nível de departamentos, projetos, processos e conteúdos. Dependendo do formato, pode encontrar dossiers eletrónicos do Doxis4, por exemplo, em forma de registo de cliente no departamento de vendas, ou de registo de pessoal no departamento de recursos humanos, ou de registo de produção, de máquinas ou de projeto no departamento de produção, de contrato no departamento de contratação, de registo de cidadãos na administração pública ou de antecedentes clínicos nos serviços de saúde. Relativamente às suas características e aparência visual, o dossier eletrónico é muito semelhante ao dossier físico com as capas duras e separadores típicos. Portanto, para quem pretende substituir os seus arquivadores em papel, arquivadores suspensos e diretórios de ficheiros, os dossiers eletrónicos do Doxis4 são a solução perfeita.

Os dossiers eletrónicos reúnem num só registo a informação que anteriormente era arquivada em separado. Frequentemente, são armazenados dados com ou sem estrutura em diferentes sistemas de arquivo, em pastas ou sistemas de ficheiros sem referência aos processos empresariais. No entanto, graças aos dossiers eletrónicos do Doxis4, pode gerir e visualizar todo o tipo de objetos de informação no seu contexto comercial. Do mesmo modo, pode utilizar atribuições múltiplas sem redundância. Graças à opção de ligação, p. ex. de documentos com dossiers, processos com dossiers, dossiers com dossiers, etc. pode documentar de forma transparente as associações de documentos. Se contar com pessoas de diferentes departamentos e estabelecimentos que trabalham em equipas e processos com a mesma informação ao mesmo tempo, os dossiers eletrónicos do Doxis4 proporcionam uma solução segura de colaboração em qualquer lugar e a qualquer hora, como, por exemplo, na realização de projetos, na contabilidade e vendas, bem como no departamento de qualidade.

Ler mais sobre os dossiers eletrónicos com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Acesso seguro a dossiers em qualquer localização
  • Arquivos dinâmicos que mantêm os dossiers eletrónicos atuais e completos automaticamente
  • Vista completa e atual de toda a informação, também de sistemas de terceiros
  • Processamento conjunto de processos, com acesso aos mesmos dossiers a partir de diversas localizações
  • Custos reduzidos de armazenamento, materiais e pessoal

Os dossiers eletrónicos no contexto da arquitetura do Doxis4

Os dossiers eletrónicos com base na plataforma de ECM integrada Doxis4

Qualidades & Pontos fortes

  • Cockpit de informação

    O dossier eletrónico do Doxis4 oferece uma folha de rosto digital que apresenta toda a informação central sobre o dossier de forma clara. Pode transferir a informação a partir de sistemas de terceiros, como, por exemplo, ERP, CRM e HR e sincronizar automaticamente. Graças ao Doxis4 cubeDesigner, pode definir para cada tipo de dossier a informação que é apresentada na capa virtual do dossier. Além da informação necessária para identificar os dossiers (valores de índice/metadados), pode introduzir prazos e datas que o Doxis4 monitoriza automaticamente. Os metadados também são utilizados para pesquisar dossiers. 

  • Arquivo e vista completos

    Os dossiers eletrónicos do Doxis4 permitem introduzir, gerir e documentar de forma centralizada objetos de informação provenientes de diferentes fontes de dados e formatos, como documentos em papel digitalizados e digitais, e-mails, imagens, vídeos, ligações, etc. O visualizador integrado é compatível com mais de 300 formatos e apresenta o conteúdo de diferentes objetos de informação, mesmo quando não dispõe do programa original com o qual se criou o ficheiro. Naturalmente, se quiser pode visualizar a qualquer momento todos os objetos de informação através de outra aplicação instalada no sistema.

  • Encontrar informações e colaboração em qualquer localização

    A navegação pelos dossiers eletrónicos é realizada facilmente através da estrutura de arquivo correspondente ou com a pesquisa de campos múltiplos ou de texto completo (mineração de textos) ao longo da estrutura de arquivo completa. As diversas opções de filtragem, a função de agrupamento e a classificação de listas de resultados ajudam a enfrentar grandes quantidades de documentos. Independentemente do estabelecimento, o dossier eletrónico está disponível a qualquer momento como dossiers offline ou opcionalmente mediante o acesso através de cliente web e móvel, sempre que se disponham dos direitos correspondentes. Os dossiers eletrónicos podem ser adaptados às respetivas estruturas de TI e armazenar de forma segura a longo prazo, centralizados e distribuídos em vários estabelecimentos ou combinando ambas as opções.

  • Criação de dossiers estruturados e vistas de dossiers individuais

    Os dossiers eletrónicos são criados através de modelos de dossiers que se podem definir de forma centralizada (ou para cada área especializada ou outras unidades organizacionais). Estes determinam que conteúdos pertencem a um dossier e como são estruturados no dossier. Além do arquivamento em arquivos estáticos organizados hierarquicamente, o Doxis4 também é compatível com arquivos dinâmicos cujo conteúdo é criado automaticamente a partir do repositório de conteúdos completo, utilizando critérios de pesquisa definidos. Além disso, os utilizadores podem criar vistas de informação individuais a qualquer momento. Quando utiliza estes "dossiers virtuais", não precisa de mover ou copiar o conteúdo, uma vez que pode atribuir cada objeto de informação a vários dossiers sem redundância.

  • Mecanismos de segurança e proteção de acesso

    Os dossiers eletrónicos do Doxis4 permitem definir de forma exata e diferenciada quem pode ver que dossiers, processos e documentos e quem não pode. Para proteger documentos sensíveis, pode estabelecer uma autorização e autenticação pessoal de utilizadores, uma encriptação SSL da comunicação entre servidor e cliente, bem como transferir os direitos de sistemas de terceiros (como os sistemas LDAP, HR, CRM e ERP), dependendo do caso de aplicação. Através da função de Audit Trail, pode registar todos os acessos e alterações.

  • Localização múltipla e direitos

    A locação múltipla dos dossiers eletrónicos do Doxis4 é indispensável para grupos e empresas de média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas. A locação múltipla significa que cada sociedade ou mandante pode alterar apenas os seus dados. Neste caso, as trocas entre mandantes apenas podem ser realizadas através de novas autorizações e autenticações de utilizadores. No entanto, a separação de mandantes também pode ser definida através do conceito de autorização e uma conservação de dados separada (base de dados e suportes de armazenamento).

  • Aplicações especializadas "Made by Yourself"

    Graças ao Doxis4 cubeDesigner, pode definir, conceber e administrar ("Made by yourself") individualmente. Para isso, o Doxis4 coloca à disposição de administradores especializados e utilizadores avançados uma função de conceção de máscaras gráfica e fácil de utilizar. Depois de concebida uma aplicação de dossiers no Doxis4 cubeDesigner, pode distribuir e visualizar a mesma de forma paralela nos diversos clientes Doxis4.

Uma solução para diferentes tipos de dossiers – Doxis4

A tecnologia de dossiers eletrónicos do Doxis4 é a base uniforme para a conceção de diferentes aplicações de dossiers. Reunimos alguns dos exemplos mais habituais. Ao clicar no ícone ou no nome, obtém uma descrição detalhada de cada um dos tipos de dossiers.

Dossier de compras

Inclui toda a informação importante, p. ex., pedidos, notas de encomenda, faturas, informação sobre preços, correspondência e contratos.

Dossier de Seguros

Gere milhões de dossiers de clientes e oferece uma visão de clientes homogénea de todos os documentos de diversas áreas de seguros.

Dossier judicial

Contém todos os documentos importantes, desde documentação de reclamações, correspondência (incl. comunicação eletrónica) até veredictos assinados digitalmente.

Dossier de imobiliários

Permite gerir, utilizar e arquivar à prova de auditorias toda a documentação relacionada com um imóvel.

Dossier de crédito

Coloca à disposição dos agentes administrativos todos os documentos importantes para a tomada de decisões e relacionados com dados de clientes à distância de um botão.

Dossier de cliente

Contém a informação atual e anterior sobre um cliente, incluindo a correspondência por carta e e-mail.

Dossier de paciente

Permite qualquer visualização baseada num doente, um caso ou período de todos os dados, documentos, imagens e objetos multimédia de um historial clínico.

Dossier de pessoal

Gere e arquiva (à prova de auditorias) todos os documentos e comprovativos sobre um colaborador (também comprovativos de saída, como, p. ex., folhas de pagamento). 

Dossier de projeto

Permite gerir e aceder de forma centralizada a todos os conteúdos de projeto, independentemente do sistema de origem e as áreas que participam.

Dossier de contrato

Contém todos os documentos relacionados com um contrato (tanto documentos em papel como eletrónicos) e monitoriza as datas e os prazos.

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Uma base para todas as necessidades de dossiers

Os documentos, os dossiers e os processos podem ser combinados e associados de várias formas diferentes. Esta capacidade de combinação permite uma abordagem exaustiva aos dossiers com base numa tecnologia uniforme, tendo em consideração as necessidades individuais de diversos setores de especialização e tarefas.

Clareza no cockpit de informação

Cada dossier eletrónico no Doxis4 contém uma folha de rosto digital, o cockpit de informação que apresenta toda a informação do dossier de forma centralizada e clara, segundo o tipo de dossier, também de sistemas de terceiros, como HR, ERP e CRM. A partir daqui, pode realizar todas as tarefas e iniciar todas as ações. 

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Uma administração especializada para todos os clientes

Depois de concebida uma aplicação de dossiers no Doxis4 cubeDesigner, pode distribuir e visualizar a mesma de forma paralela através do Doxis4 winCube (Windows) e webCube (web).

EDEKA Nord

A EDEKA Nord administra os planos, em forma de dossiers eletrónicos de propriedade com o objetivo de tornar os processos mais rápidos e simples e eliminar a necessidade da utilização de papel.

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Landschaftsverband de Vestefália-Lippe (associação municipal)

A LWL conta com a ECM integrada da SER a nível interdepartamental. São utilizados os dossiers eletrónicos, o arquivo, a verificação de faturas e o manual KTQ.

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Cidade de Göttingen

A cidade de Göttingen adapta-se ao e-government e implementou, com o apoio da SER, a gestão através de dossiers eletrónicos nas primeiras unidades organizacionais.

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Justizministerium Baden-Württemberg

O estado de Bade-Vurtemberga reforma o seu registo de propriedade com o dossier eletrónico de registo de propriedade (eIGA) baseado no software PRODEA da SER eGovernment Europe.

DB Systel

Graças à gestão de conteúdos da Bahn (BCM) baseada no Doxis4, podem ser implementadas aplicações personalizadas para milhares de clientes de todo o grupo Deutsche Bahn.

Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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Stadtwerke Bielefeld

O dossier eletrónico de construção (EBA) do Doxis4 foi introduzido como base para um arquivo de documentos uniforme e estruturado, um acesso permanente e otimização do processo.

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Eissmann Group Automotive

O Grupo Eissmann optou pela implementação do Doxis4 iECM Suite da SER para toda a empresa.

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LBS (Landesbausparkasse)

No sistema Doxis4 da LBS, encontram-se hoje quase 43 milhões de documentos. 300 colaboradores da LBS trabalham com dossiers eletrónicos, como, por exemplo, o dossier de poupança habitação, o dossier de crédito e o dossier jurídico.

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Resumo do dossier eletrónico com o Doxis4

Gestão de dossiers

  • Folha de rosto com metainformação sobre o dossier (também de sistemas de terceiros, por ex., ERP, CRM, HR)
  • Integração de todo o tipo de objetos de informação a partir das mais diversas fontes de dados, p. ex., documentos, hiperligações/referências e conteúdos multimédia
  • Definição flexível e centralizada de estruturas de registo através de modelos de dossiers
  • Arquivo de estrutura hierárquica em qualquer profundidade
  • Vistas personalizáveis das informações contidas nos dossiers ("dossiers virtuais")
  • Arquivos dinâmicos atuais e sempre completos de forma automática
  • Aplicação de modelos organizacionais e direitos de dossiers
  • Interligações inversas: Vista de todos os dossiers que contêm o documento em questão
  • As estruturas de arquivo claras e as atividades de arquivo normalizadas evitam redundâncias e ambiguidades nas características de arquivo
  • Atribuição paralela de documentos a vários dossiers sem arquivo redundante

Utilização de dossiers

  • Edição conjunta de processos: Trabalhar nos mesmos dossiers a partir de diversas localizações
  • Acesso paralelo a dossiers eletrónicos a partir de qualquer lugar
  • Poder "levar os dossiers para casa" como dossier offline
    (check-in/check-out)
  • Notificação por e-mail sobre alterações num dossier eletrónico através da função de subscrição
  • Ampla pesquisa de dossiers e documentos e pesquisa dedicada de dossiers
  • Pesquisa dentro de um único dossier ou num arquivo dedicado
  • Acesso confortável através de ligações iECM: envio de ligações com proteção de acesso para dossiers específicos ou documentos diretamente a partir do cliente
  • Pesquisa de documentos em combinação com atributos de dossier
  • Visualizador integrado para mais de 300 formatos
  • Função de Audit Trail para todas as operações num dossier
  • "Exploração por separadores" num dossier

Modelos de dossiers

  • Compatível com diversos tipos de arquivo:
    • Arquivo com fins estruturais
    • Arquivo para conteúdos estáticos
    • Arquivo geral referencial
    • Arquivo para conteúdos dinâmicos
    • Arquivo para janelas ActiveX/iframe
  • Opção de enumerar os arquivos de pastas automaticamente
  • Opção de alterar o modelo de dossiers para todos os dossiers automaticamente (sem semântica "Copiar&Colar")
  • Aperfeiçoamento de registos predefinidos do modelo de dossiers para determinados dossiers através de sub-registos
  • Direitos ao nível de arquivo e herança de direitos