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Gestão de documentos com o Doxis4

Geralmente, os processos com extensa documentação que não contam com a ajuda de um sistema de gestão de documentos (DMS) só podem ser processados sequencialmente, não são transparentes, são propensos a erros e envolvem longos períodos de realização. O Doxis4 DMS pode compensar estas desvantagens além de muitas outras.

Antes de obter a versão final de um documento e de poder arquivar de forma auditável , geralmente são necessários muitos processos de edição e autorizações, não raras vezes envolvendo  diferentes pessoas. O Doxis4 DMS disponibiliza  todas as funções de gestão de documentos para todos os processos empresariais com base em conteúdos e processos: desde a gestão de Templates, passando pela anotação sobre formatos imutáveis  (PDF, TIFF, etc.) até ao simples acesso a documentos e o intercâmbio dos mesmos. Em combinação com o repositório de conteúdos do Doxis4, os dossiers eletrónicos do Doxis4 e o Doxis4 SmartOffice permitem substituir os diretórios de ficheiros e o sistema de arquivo distribuído em vários sistemas.

Solução inteligente para o trabalho diário com o Microsoft Office

Os utilizadores sentem logo os benefícios do Doxis4 DMS quando criam um documento. Graças ao Doxis4 SmartOffice, o utilizador pode pesquisar diretamente a partir do MS Office informação e documentos baseados em conteúdos e processos que podem ajudá-lo a criar documentos novos ou, no melhor dos casos, servir como modelo que apenas necessita de ser adaptado. Torna-se claro que a função de arquivo, independentemente do formato, do repositório de conteúdos Doxis4 é muito importante e que permite, além do formato à prova de auditorias (PDF, TIFF, etc.), também o arquivo do ficheiro original em Word, Excel &, etc. Isso poupa imenso tempo de trabalho ao utilizador, pois não precisará de criar cada um dos documentos desde o início.

Uma criação de documentos simplificada permite a gestão de modelos no Doxis4, por exemplo, diretamente a partir de um registo eletrónico no cliente Doxis4 ou através da função de modelos no Doxis4 SmartOffice. Os modelos do Doxis4 oferecem mais do que simples modelos de cartas adaptadas à identidade corporativa da empresa. Os atributos de documento, como o sentido (entrada/saída) e o título/tema, obtêm-se diretamente dos modelos. Se, por exemplo, um utilizador começa a escrever uma carta nova a um parceiro de negócio, o documento Word criado a partir do modelo já contém informações essenciais, como o nome e a morada do parceiro de negócio. No momento de redigir um relatório de estado de um projeto, serão incluídos os parâmetros de projeto mais importantes no modelo. Desta forma, é possível evitar os erros logo desde o início. A criação de documentos nunca foi tão rápida e simples. As funções dos modelos Doxis4 são exploradas inteiramente em combinação com os dossiers eletrónicos. Por um lado, os modelos podem ser atribuídos a arquivos para tornar o arquivamento mais eficiente e, por outro, pode utilizar o arquivamento em determinados arquivos ou tipos de documento predefinidos também para iniciar fluxos de trabalho, por exemplo, ao criar um documento de conclusão de projeto.

Edição conjunta de documentos "vivos"

Muitos documentos são criados durante um período de tempo extenso e/ou com a participação de várias pessoas. Tal tem como resultado a criação de várias versões do documento, as quais têm de ser geridas. Para isso, o Doxis4 oferece uma gestão de versões completa, a qual pode diferenciar entre versões principais e versões de trabalho. Assim que o utilizador faz clique em "Editar", o documento em questão é colocado em check-out, bloqueando, assim, a edição por parte de outros utilizadores, mas estando disponível para realizar pesquisas. Depois de concluir a revisão e de colocar o documento em check-in, o Doxis4 cria automaticamente uma nova versão do documento. Consoante o caso de aplicação, o mesmo utilizador pode definir se se trata de uma versão de trabalho ou de uma nova versão principal, ou pode definir através de um fluxo de trabalho de autorização. Se necessário, pode recorrer a qualquer momento a versões anteriores e, no pior dos casos, pode voltar a ativar no Doxis4 uma versão anterior.

Colaboração com espaços de trabalho temporais

Para alcançar uma edição conjunta segura, é imprescindível contar com uma gestão de direitos granular precisa que defina claramente quem pode ver que versões, quem realiza alterações em que documentos ou quem coloca um documento em check-out. A função para criar os chamados espaços de trabalho oferece uma grande comodidade no momento de trabalhar em equipa. Em linha com as soluções modernas de colaboração, o Doxis4 oferece a opção de criar uma espécie de registo de projeto temporal que pode conter diversos documentos, processos e objetos, ao qual todo o grupo de trabalho tem acesso. Para não ter de estar constantemente a verificar se um determinado documento já foi editado por um colega, existe o serviço de notificação, o qual funciona como uma subscrição que informa imediatamente por e-mail sobre as alterações realizadas em determinados documentos ou também nos arquivos de dossiers. Desta forma, todos os participantes do projeto estão sempre atualizados sem perder tempo. Após a conclusão de um projeto, o espaço de trabalho pode ser eliminado e os conteúdos criados em conjunto podem ser transferidos para o arquivo, apenas na versão final ou com as versões do processo de criação.

Através da função de Audit Trail, o Doxis4 documenta à prova de auditorias quando e quem criou, adicionou, processou, examinou, alterou ou eliminou documentos. Toda a sequência de edição mantém-se num registo transparente. Tal é importante para o cumprimento dos regulamentos legais ou internos, mas também por motivos de responsabilidade em caso de litígio ou de reclamação.

Em combinação com o arquivo do Doxis4, o Doxis4 DMS abrange o ciclo de vida completo dos documentos, desde a criação e processamento com criação de versões até à finalização e ao arquivamento a longo prazo. Além disso, garante a gestão das versões adicionais (renditions), as ligações de documento e as assinaturas digitais. Os complementos ideais para o Doxis4 DMS são os dossiers eletrónicos, de acordo com os quais se podem realizar todo o tipo de gestão de dossiers e documentos a nível de departamento, de projeto, de processo ou de conteúdo, e as funções de fluxo de trabalho para a gestão e o controlo automatizados de processos empresariais com extensa documentação.

Mais sobre a gestão de documentos do Doxis4

Os seus benefícios

  • Grande número de opções de arquivo e edição de documentos "vivos"
  • Criação de versões com versões de trabalho e principais
  • Grande variedade de opções de anotação, incluindo uma prática função de vista geral
  • Gestão de templates  inteligente

Gestão de documentos (DMS) no contexto da arquitetura do Doxis4

Gestão de documentos com base na plataforma de ECM integrada do Doxis4

Serviço DMS e o Serviço de Armazenamento são as funções essenciais do Doxis4 para a gestão de documentos e o trabalho em equipa (colaboração). Geralmente, podem ser adicionados complementos como Serviço de Relações para a criação de espaços de trabalho e ligações de documentos, Serviço de Fulltext  para a pesquisa de texto completo e Serviço de Notificação para o envio automático de mensagens, p. ex., caso sejam efetuadas alterações em documentos e dossiers. As funções podem ser ampliadas com o Serviço ILM para controlar o ciclo de vida do documento ou com o Serviço de Importação de Ficheiros para a transferência automatizada em massa de grandes quantidades de documentos.

Qualidades & Pontos fortes

  • Criação de versões e check-in/check-out

    Para editar de forma compreensível os documentos que são criados durante um longo período de tempo e/ou com a participação de vários autores, o Doxis4 DMS oferece uma ampla gestão de versões. Esta permite distinguir entre versões principais e de trabalho (major/minor versions), para as quais se podem definir também diferentes direitos de acesso, p. ex., a nível de departamento. Um mecanismo de check-in/check-out garante que, após cada processo de edição, é criada automaticamente uma nova versão do documento. Tal ajuda a evitar que os conteúdos e as edições sejam substituídos involuntariamente. Consoante o caso de aplicação, o mesmo utilizador pode definir se esta nova versão se trata de uma versão de trabalho ou de uma nova versão principal, ou pode definir através de um fluxo de trabalho de autorização. Se necessário, pode recorrer às versões anteriores a qualquer momento. A estreita relação entre o arquivo Doxis4 e as funções de DMS garante que, ao trabalhar com documentos "vivos", pode "congelar" a qualquer momento uma versão invariável e, em seguida, arquivar a mesma de forma auditável.

  • Integração com Microsoft Office

    Não se pode conceber a vida diária no escritório sem o Microsoft Office. Por isso, uma das funções padrão do Doxis4 é a transferência e o arquivo de documentos, tabelas, apresentações e e-mails das aplicações do Microsoft Office para o repositório de conteúdos do Doxis4. Porém, graças ao add-in Doxis4 SmartOffice Plus, é possível ir muito mais além relativamente à integração nas aplicações Word, Excel e PowerPoint do Microsoft Office: além de incluir um cómodo arquivo de documentos, o add-in oferece uma pesquisa de documentos já arquivados, uma prática lista de resultados com as opções de filtro já conhecidas do Doxis4, uma função de check-in/check-out, um acesso direto à gestão de modelos no Doxis4 e a criação de versões adicionais (renditions), p. ex., uma versão em PDF. Os utilizadores podem utilizar todas as funções diretamente no conhecido ambiente de MS Office.

  • Gestão de templates inteligente

    A gestão de modelos do Doxis4 ajuda a padronizar a criação e o arquivo de documentos, tanto nos clientes Doxis4 como através do Doxis4 SmartOffice. Os modelos do Doxis4 permitem obter atributos de documento básicos, como o sentido (entrada/saída) e o título/tema do modelo, e transferir conteúdos centrais, como direções, referências, etc. diretamente para o documento que será criado. Tal ajuda a criar documentos mais rapidamente e, por sua vez, evita que se produzam erros. Nos dossiers eletrónicos, pode atribuir modelos a determinados arquivos para tornar o arquivamento mais eficiente e, por outro, pode utilizar o arquivamento em determinados arquivos ou tipos de documento predefinidos também para iniciar fluxos de trabalho, por exemplo, ao criar um documento de conclusão de projeto.

  • Anotações e resumo das anotações

    Pode adicionar vários tipos de anotações aos documentos, precisamente de formatos invariáveis, como PDF e TIFF, p. ex., comentários, notas, carimbos, setas e textos, da mesma forma como quando trabalha com papel. Para cada utilizador é criado um nível de anotação próprio, no qual também pode atribuir direitos individualmente. Ao contrário dos documentos em papel, as anotações no Doxis4 não são uma parte fixa do documento, pois encontram-se em níveis próprios (semelhante a películas transparentes que se podem remover) e podem ser ocultadas, se necessário. Tal constitui uma grande vantagem, por exemplo, no caso de contratos cujo conteúdo não deve ser alterado. O prático resumo de anotações ajuda a estar ao corrente das alterações, mesmo no caso de documentos de grande dimensão.

  • Pesquisa de informações e acesso a partir de qualquer localização

    O acesso aos documentos que pretende editar é realizado através da pesquisa de índice e de texto completo nos clientes Doxis4 ou diretamente a partir das aplicações do Microsoft Office (ver Integração para Microsoft Office). Enquanto a função de pesquisa de índice procura rapidamente em determinados dossiers ou documentos, a pesquisa de texto completo (mineração de texto) analisa os conteúdos de documentos completos. A pesquisa de documentos e dossiers abrange todos os dados integrados, os documentos "vivos", assim como os objetos arquivados à prova de auditorias. A gestão de documentos com o Doxis4 oferece muitas vantagens às empresas com vários estabelecimentos: o acesso aos documentos não está vinculado ao arquivamento. Independentemente do estabelecimento, os documentos estão disponíveis a qualquer momento, opcionalmente mediante o acesso através de cliente web e móvel, sempre que se disponham dos direitos correspondentes.

  • Espaços de trabalho e função de subscrição

    Para a edição conjunta de documentos e dossiers, o Doxis4 oferece através do Serviço de Relações, por exemplo, a possibilidade de definir e gerir espaços de trabalho (workspaces) conjuntos, assim como as respetivas estruturas de diretório. Ao trabalho de projeto (colaboração) pode adicionar uma espécie de registo de projeto temporal, que pode conter diferentes documentos, processos e objetos, ao qual o grupo do projeto pode ter acesso mesmo se pertencer a departamentos diferentes. Para garantir que todos os participantes contam com a informação mais atualizada, o Serviço de Notificação envia mensagens automáticas caso sejam realizadas alterações nos documentos ou adicionados documentos novos aos diretórios do projeto. Os utilizadores podem definir através da função de subscrição que documentos, diretórios, dossiers ou pesquisas são monitorizados e sobre que tipo de alterações pretendem ser informados. Após a conclusão de um projeto, pode eliminar o espaço de trabalho e arquivar os conteúdos criados conjuntamente, como versões finais ou com toda a sequência de edição.

  • Mecanismos de segurança e proteção de acesso

    Os direitos de acesso a documentos vivos para alterar ou eliminar os mesmos podem ser atribuídos para documentos individuais. No entanto, também podem ser atribuídos a nível de arquivo e de registo, p. ex., caso sejam utilizados dossiers eletrónicos. A autorização e autenticação de utilizadores pessoal, a encriptação SSL da comunicação entre servidor e cliente, bem como a transferência de direitos de sistemas de terceiros (p. ex., LDAP) servem principalmente para garantir a segurança durante o processo de edição. Através da função de Audit Trail, o Doxis4 documenta à prova de auditorias quando e quem adicionou, examinou, alterou ou eliminou documentos. Toda a sequência de edição mantém-se num registo transparente.

o que é exatamente um sistema de gestão documental?

Trabalhar da mesma forma que com documentos em papel

Ao transferir processos com extensa documentação para uma edição completamente eletrónica, não é necessário rejeitar todas as ferramentas auxiliares às quais está habituado, como marcadores de texto, notas, carimbos, etc. O Doxis4 oferece-lhe todas estas opções de marcação em formato digital, as chamadas anotações.

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Resumo das anotações que garante perspetiva

O prático resumo de anotações apresenta claramente todas as anotações em forma de lista. Ao fazer duplo clique, pode ir diretamente para a posição em questão. Uma grande vantagem para documentos com um grande número de páginas , como contratos, cadernos de encargos, etc. Não precisa de folhear um documento de 80 páginas para encontrar todos os comentários, sugestões e anotações dos colegas.

Integração Smart Office

A integração Office opcional do Doxis4 une as aplicações de escritório de Microsoft Word, Excel e PowerPoint diretamente com o repositório de conteúdos do Doxis4. Graças a menus e caixas de diálogo adicionais na barra de menu das aplicações Office, pode arquivar documentos e pesquisar em todo o repositório de conteúdos. Pode pesquisar, criar, editar e gerir versões, tudo diretamente a partir do ambiente de Office habitual, sem ter de o fazer através do filesystem.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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Cidade de Göttingen

A cidade de Göttingen adapta-se ao e-government e implementou, com o apoio da SER, a gestão através de dossiers eletrónicos nas primeiras unidades organizacionais.

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Stadtwerke Bielefeld

O dossier eletrónico de construção (EBA) do Doxis4 foi introduzido como base para um arquivo de documentos uniforme e estruturado, um acesso permanente e otimização do processo.

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SEW-Eurodrive

A SEW Eurodrive aplica uma infraestrutura de armazenamento em rede internacional de alta disponibilidade e outras soluções da SER para a otimização dos processos na área das soluções de DMS/arquivo, a nível mundial.

EDEKA Nord

A EDEKA Nord administra os planos, em forma de dossiers eletrónicos de propriedade com o objetivo de tornar os processos mais rápidos e simples e eliminar a necessidade da utilização de papel.

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DB Systel

Graças à gestão de conteúdos da Bahn (BCM) baseada no Doxis4, podem ser implementadas aplicações personalizadas para milhares de clientes de todo o grupo Deutsche Bahn.

Eissmann Group Automotive

O Grupo Eissmann optou pela implementação do Doxis4 iECM Suite da SER para toda a empresa.

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DHL Express

Desde 2010, a DHL aposta na solução de DMS uniforme para toda a empresa com base no Doxis4 para criar com o seu parceiro HP um dos maiores arquivos de documentos comerciais ao nível mundial.

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LBS (Landesbausparkasse)

No sistema Doxis4 da LBS, encontram-se hoje quase 43 milhões de documentos. 300 colaboradores da LBS trabalham com dossiers eletrónicos, como, por exemplo, o dossier de poupança habitação, o dossier de crédito e o dossier jurídico.

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A gestão de documentos com o Doxis4 resumida

Gestão de documentos (DMS)

  • Criação de versões completa (versões principais/de trabalho)
  • Gestão de templates  com um elevado número de funcionalidades
  • Espaços de trabalho comuns (workspaces), p. ex., para dossiers de projeto temporários
  • Envio automático de mensagens em caso de alterações em documentos ou arquivo de documentos novos em diretórios relevantes (Serviço de Notificação)
  • Pesquisa que abrange todos os dados integrados por índice ou de fulltext
  • Grande número de opções de anotação (p. ex., comentários, notas, carimbos, retângulos, setas e textos)
  • Níveis de anotação com direitos individualizados
  • Resumo de anotações prático
  • Função de check-in/check-out
  • Grande número de opções de arquivo e indexação (p. ex., através de clientes Doxis4, digitalização , importação automática de ficheiros)

Integração para Microsoft Office

  • Ampliação de funções de gestão de documentos de MS-Office
  • Utilização diretamente no MS-Office através do Doxis4 SmartOffice
  • Arquivo de documentos estruturado, com as caixas de diálogo e parâmetros de arquivo habituais do Doxis4
  • Pesquisa que abrange todos os documentos existentes, não se limita apenas a documentos Office
  • Check-in/check-out, incluindo a consequente criação de versões
  • Criação de formatos adicionais
  • Aceso à gestão de templates do Doxis4 diretamente a partir do Microsoft Office

Conformidade/Segurança

  • Atribuição de direitos para acesso, alteração, eliminação, etc. de documentos vivos, até ao nível de documentos individuais
  • Comunicação segura entre servidor e cliente (baseada em SSL)
  • Função de Audit Trail para documentar toda a sequência de edição
  • Arquivo à prova de auditorias certificado (IDW PS 880)
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
Digital office organisation and automation - Doxis4 SmartOffice Plus
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Full-text searching in the document management system - Doxis4 Fulltext Service
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