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Executar tarefas e processos ad-hoc

Tarefa & Gestão de casos

As tarefas situacionais baseadas em conhecimentos determinam uma grande parte do nosso trabalho. Gartner prevê atualmente que, em 2017, 70% dos modelos de negócio se baseiem em "processos intencionalmente instáveis". Estas tarefas são orientadas para os casos e exigem o conhecimento por parte do funcionário do escritório. Estas não podem ser predefinidas ou, se forem, torna-se num processo bastante árduo. Frequentemente, é necessária a colaboração de colegas e parceiros para chegar a uma resolução. Para isso, são utilizados na maioria dos casos sistemas de groupware (Microsoft Exchange/Outlook ou Lotus Domino/IBM Notes, etc.). A gestão de documentos (também dos e-mails) e os fluxos de trabalho não são considerados a este respeito e têm de ser geridos pelos próprios utilizadores. A situação anterior dá origem a processos descoordenados e pouco transparentes, a versões inconsistentes de documentos e, por último, a uma falta de eficácia e de conformidade.

É precisamente neste ponto que a gestão de tarefas do Doxis4 se aplica. Com a gestão de tarefas do Doxis4, pode planear as tarefas para um processo ad-hoc e situacional, assim como determinar datas, prioridades e editores das tarefas.

Controlo ágil com a gestão de tarefas do Doxis4

A necessidade de mais flexibilidade e de um procedimento baseado em casos é muito importante e indiscutível para a aceitação de um sistema de fluxo de trabalho. Porém, mais flexibilidade não deve significar que os processos se tornem pouco claros. Nas empresas de hoje em dia, demasiados processos são "controlados" por e-mail e a flexibilidade é, sem dúvida, um controlador importante. No entanto, desta forma já não é possível responder a perguntas tão simples como as seguintes:

  • Quem está a editar que tarefa neste momento?
  • Que tarefas de um processo devem ser executadas e até quando?
  • Que tarefas estão em atraso?
  • Quantos processos estão a ser editados atualmente e para que tipo de processo?
  • etc.

A clareza não pode ser negligenciada no caso de "Design by Doing" nem nos simples fluxos de trabalho ad-hoc. A isso chamamos de "flexibilidade sem perder o controlo".

As tarefas podem ser divididas (a qualquer profundidade) em subtarefas, opcionalmente com dependências entre si: sem conhecimentos em BPMN2 ou anotações semelhantes.

Deste modo, estas podem ser determinadas e controladas sequencialmente, paralelamente ou com quaisquer dependências, de forma fácil e compreensível. Todas as tarefas de um processo são visíveis de imediato com o respetivo estado. As decisões são registadas e compreensíveis.

De um processo semelhante à gestão de processos

Os processos elaborados e implementados servem posteriormente como base para utilizar e adaptar tarefas sob a forma de modelo para a criação de um novo processo. É assim que funciona o "Design by Doing", abrindo o caminho para derivar um modelo de processamento generalizado a partir desses conhecimentos.

O passo seguinte para uma gestão de processos em função de um modelo que também permite automatizar tarefas já não está longe. Com o Doxis4, este passo também se integra tecnologicamente na perfeição, interagindo com a gestão de tarefas do Doxis4 e a gestão de processos do Doxis4

O software de BPM convencional apenas suporta os processos adaptativos e normativos em diferentes plataformas tecnológicas. Mais tarde, já não se pode criar um procedimento adaptativo baseado em casos para um motor de BPM clássico e orientado no modelo.

Apenas um software de BPM, que sirva para uma modalidade de trabalho adaptativa, estruturada e orientada para os casos, apresenta a complexidade da prática do processo. A nova gestão de tarefas do Doxis4 adequa-se a ambos os requisitos: flexibilidade e controlo – "flexibilidade sem perder o controlo"

Mais sobre a gestão de tarefas com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Planeamento confortável de tarefas num processo – ad-hoc e situacional
  • Vista geral e clareza contínuas
  • Conhecimento do processo reproduzível
  • Processos adaptativos e normativos numa plataforma

Qualidades & Pontos fortes

  • Fluxo de trabalho ad-hoc – Design by Doing

    Com a gestão de tarefas do Doxis4, pode planear as tarefas para um processo ad-hoc e situacional, bem como determinar datas, prioridades e editores das tarefas. As tarefas podem ser divididas (a qualquer profundidade) em subtarefas, opcionalmente com dependências entre si: sem conhecimentos em BPMN2 ou anotações semelhantes. Deste modo, estas podem ser determinadas e controladas sequencialmente, paralelamente ou com quaisquer dependências, como num diagrama de Gantt, de forma fácil e compreensível. Os processos elaborados e implementados servem posteriormente como base para utilizar e adaptar tarefas resultantes de processos existentes sob a forma de modelo para a criação de um novo processo. Cada processo tem, de facto, o seu próprio modelo de processamento, mesmo que só consista numa separação de tarefas. É assim que funciona o "Design by Doing"!

  • Funcionalidade

    Uma boa funcionalidade é essencial para a aceitação e a aplicação eficaz de processos predefinidos ou planeados de forma ad-hoc. Por conseguinte, um dos princípios básicos para o desenvolvimento do Doxis BPM era oferecer ao utilizador final uma interface de utilizador orientada para ambientes conhecidos, como o Microsoft Outlook, e fosse fácil de utilizar.

  • Pastas dos processos e caixas de correio

    Como uma espécie de pasta eletrónica de conteúdos, as caixas de correio no Doxis4 contêm processos e tarefas que devem ser editados com o seu estado atual e outros metadados importantes. Os "filtros" predefinidos permitem não só o acesso rápido, por exemplo, a tarefas abertas, criadas ou agendadas, mas também mostram previamente o número das mesmas. Existem caixas de correio pessoais e caixas de correio de grupo. Deste modo, os processos podem ser enviados ad-hoc entre as diferentes caixas de correio, também de forma automática, por exemplo, caso seja necessário regular substituições. A função de seguimento e as notificações de e-mail ativas garantem que nenhuma tarefa é ignorada ou esquecida.

  • Conhecimento do processo reutilizável

    Uma vantagem essencial do Doxis4 BPM é a reutilização do conhecimento do processo. Quando se repetem os processos ad-hoc planeados com a gestão de tarefas do Doxis4, estes podem ser estabelecidos como padrão de forma fácil e rápida ou utilizados para processos semelhantes através da função de "copiar e colar". O conhecimento do processo é reproduzível – também para os colegas.

  • Flexibilidade e clareza

    A flexibilidade e um procedimento baseado em casos são fatores determinantes para a aceitação de um sistema de fluxo de trabalho. No entanto, uma maior flexibilidade não deve ocorrer em detrimento da clareza dos processos. O Doxis4 BPM documenta todas as atividades, conhecimentos e acessos à informação e fornece respostas para a pergunta "Quem está a editar que tarefa neste momento?". Deste modo, garante-se a clareza das tarefas e dos processos, bem como o cumprimento das normas de conformidade a qualquer momento. O controlo de tarefas por e-mail, como é frequentemente o caso, leva inevitavelmente a processos descoordenados e pouco transparentes, a versões inconsistentes de documentos e, por último, à falta de eficiência e de conformidade.

  • Uma plataforma para BPM normativa e adaptativa

    O Doxis4 BPM coloca à disposição uma BPM normativa e adaptativa num único software. Desta forma, o "ou ou" transforma-se em "como também". Graças a uma base tecnológica comum, ambos os procedimentos podem ser combinados entre si, mesmo num processo. Sempre que determinadas partes de um modelo de processamento não podem ou não devem ser predefinidas, estas ocorrem de forma ad-hoc. Por exemplo, podem ser necessárias diferentes tarefas com diferentes especialistas para a criação de uma proposta técnica complexa, que dependem da situação de oferta específica. Estas partes permanecem flexíveis. Contudo, para a verificação formal e jurídica e para a autorização da oferta, deve ser sempre executado um processo que tenha sido fixo anteriormente.

    Mais sobre a gestão de processos empresariais com o Doxis4 »

Totalmente integradas na plataforma de ECM do Doxis4

A ECM e BPM apresentavam até agora sistemas de software separados que precisavam de ser integrados numa aplicação, middleware ou portal de forma meticulosa. O novo Doxis4 BPM completa a visão, todos os objetos de informação e serviços no contexto de ECM & BPM para uma gestão numa plataforma homogénea e orientada a serviços (SOA) com um "núcleo de metadados" comum. A plataforma Doxis4 é a base para o repositório de conteúdos com arquivo eletrónico, DMS, gestão de registos, colaboração e a nova gestão de tarefas e processos. Todas as soluções podem ser combinadas entre si ou também de forma separada e independente. Desta forma, a tradicional decisão de princípio relativamente à seleção do sistema entre ECM e BPM desaparece.

Mais sobre a gestão de processos empresariais integrada em ECM

Os seus benefícios

  • Gestão de metadados uniforme
  • Totalmente compatível com mandantes e Unicode
  • Utilização consistente de serviços, como atividades automáticas e notificações
  • Administração de utilizadores e autorização abrangentes

Resumo da gestão de tarefas com o Doxis4

Processos e tarefas ad-hoc

  • Planear tarefas num processo ad-hoc e situacional
  • Estabelecer datas, prioridades e editores de tarefas
  • Dividir tarefas em subtarefas (a qualquer profundidade)
  • Determinar opcionalmente a dependência entre tarefas (sequencialmente, paralelamente ou com quaisquer dependências)
  • Pesquisar tarefas e respetivos editores ou datas
  • Visualizar todas as tarefas e respetivo estado no processo
  • Definir e registar decisões ad-hoc para tarefas
  • Vista geral e clareza de todas as tarefas a qualquer momento

ECM e BPM integradas

  • Selecionar livremente "BPM baseada no conteúdo" ou "ECM baseada no processo"
  • Documentos e processos como objetos de informação
  • Pesquisa uniforme de documentos, dossiers, tarefas e processos através do serviço de pesquisa do Doxis4
  • Função de comentário uniforme
  • Serviço de notificação/subscrição uniforme
  • Administração de utilizadores e de direitos uniforme
  • Personalização uniforme
  • Transporte comum de uma "aplicação em pacotes"
  • Agentes comuns