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Normalizar e automatizar processos empresariais

Normalização de processos: total ou parcial

Quem pretende normalizar e automatizar processos recorrentes, estes são geralmente apresentados num modelo de processamento. "Doing by design" denomina esta gestão de processos descendente clássica e normativa para os processos estruturados. O princípio fundamental é o seguinte: o modelo de processamento define a execução. Qualquer exceção/alternativa deve ser definida no modelo, caso contrário, a mesma não é possível. O modelo dita aqui o processo. No entanto, a prática demonstra que este tipo de processos empresariais normativos são demasiado rígidos e inflexíveis, especialmente quando é necessário desviar-se da norma e adaptar os processos empresariais devido à alteração das condições económicas. Muitas vezes, os sistemas de gestão de processos empresariais (BPM) convencionais são demasiado inflexíveis e complexos. Os projetos de BPM prolongados que paralisavam as organizações durante vários meses são inconcebíveis face às mudanças rápidas do mercado.

Com a gestão de processos do Doxis4, a SER desenvolveu uma solução de software integrada para a gestão de processos empresariais, através da qual as empresas podem, pela primeira vez, determinar de forma flexível o grau de normalização dos seus processos empresariais e realizar uma transição suave de tarefas e processos ad-hoc para a BPM baseada no modelo.

A gestão de processos do Doxis4 permite a modelização e execução de modelos de processamento predefinidos e suporta diferentes motores de BPM e notações. Uma das diferenças decisivas em relação a outros sistemas de fluxos de trabalho é que o Doxis4 BPM disponibiliza uma BPM normativa e adaptativa num único software. Desta forma, o "ou ou" transforma-se em "como também". Graças a uma base tecnológica comum, ambos os procedimentos podem ser combinados entre si, mesmo num processo.

Todas as regras dependem do processo

Deve reconhecer-se, à partida, que um processo bem estruturado deve ser automatizado. Este pode ser predefinido num modelo de processamento com a gestão de processos do Doxis4 após a execução dos processos individuais.

Por outro lado, os padrões recorrentes de processos a partir da abordagem "Design by Doing" orientada para os casos e adaptativa (gestão de tarefas do Doxis4) também podem ser definidos como normalização. As empresas já não se veem obrigadas exclusivamente a um procedimento "descendente" com análise de processos, implementação e execução ("Model-Build-Run"), mas podem desenvolver ou incorporar as informações para os modelos de gestão de processos do Doxis4, partindo dos conhecimentos da execução de processos ad-hoc e, assim, do registo de processos reais, através da função de "copiar e colar".

Tal é sobretudo possível, pois os serviços do Doxis4 BPM utilizam sempre os mesmos conceitos sobre como se descrevem os processos: tanto se estes são definidos para "tempo de conceção"/"tempo de construção" ou para "tempo de execução" no caso dos processos individuais. Deste modo, estabeleceu-se a base para poder aplicar novas tecnologias no futuro, como a "mineração de processos".

A gestão de processos do Doxis4 oferece funcionalidades abrangentes para essa finalidade. A combinação de processos "baseados no modelo" e ad-hoc permite um controlo do processo adaptado às suas necessidades em cada caso de aplicação – agilidade nos processos e automatização flexível com uma única solução!

Mais sobre a gestão de processos com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Automatização de processos empresariais estruturados
  • Suporte para diferentes motores de BPM e notações
  • Clareza de todos os passos do processo a qualquer momento
  • Transição suave dos processos ad-hoc para uma BPM baseada no modelo
  • Combinação de ambos os procedimentos num processo

Qualidades & Pontos fortes

  • Modelos de processamento – Doing by Design

    Caso surjam frequentemente padrões recorrentes de processo a partir de uma abordagem "Design by Doing" ou se torne claro desde o início que um processo bem estruturado deve ser automatizado, é possível predefinir os modelos de processamento da gestão de processos do Doxis4 segundo os quais os processos individuais devem ser executados. A gestão de processos do Doxis4 permite a modelização e execução de modelos de processamento predefinidos e suporta diferentes motores de BPM e notações de modelização, como diagramas de transição de estado e de dependência. Além disso, é possível definir atividades automáticas, bem como predefinir possíveis decisões e determinar normas no modelo de processamento, por exemplo, quem deve processar uma tarefa.

  • Pastas dos processos e caixas de correio

    Como uma espécie de pasta eletrónica de conteúdos, as caixas de correio no Doxis4 contêm processos e tarefas que devem ser editados com o seu estado atual e outros metadados importantes. Os "filtros" predefinidos permitem não só o acesso rápido, por exemplo, a tarefas abertas, criadas ou agendadas, mas também mostram previamente o número das mesmas. Existem caixas de correio pessoais e caixas de correio de grupo. Deste modo, os processos podem ser enviados ad-hoc entre as diferentes caixas de correio, também de forma automática, por exemplo, caso seja necessário regular substituições. A função de seguimento e as notificações de e-mail ativas garantem que nenhuma tarefa é ignorada ou esquecida.

  • Clareza a qualquer momento

    O Doxis4 BPM documenta todas as atividades, conhecimentos e acessos à informação no decurso do processo e fornece respostas para a pergunta "Quem está a editar que tarefa neste momento?". Deste modo, garante-se a clareza das tarefas e dos processos, bem como o cumprimento das normas de conformidade a qualquer momento.

  • Uma plataforma para BPM normativa e adaptativa

    O Doxis4 BPM coloca à disposição uma BPM normativa e adaptativa num único software. Desta forma, o "ou ou" transforma-se em "como também". Graças a uma base tecnológica comum, ambos os procedimentos podem ser combinados entre si, mesmo num processo. Sempre que determinadas partes de um modelo de processamento não podem ou não devem ser predefinidas, estas ocorrem de forma ad-hoc. Por exemplo, podem ser necessárias diferentes tarefas com diferentes especialistas para a criação de uma proposta técnica complexa, que dependem da situação de oferta específica. Estas partes permanecem flexíveis. Contudo, para a verificação formal e jurídica e para a autorização da oferta, deve ser sempre executado um processo que tenha sido fixo anteriormente.

    Mais sobre a gestão de processos empresariais com o Doxis4 »

  • Funcionalidade

    Uma boa funcionalidade é essencial para a aceitação e a aplicação eficaz de processos predefinidos ou planeados de forma ad-hoc. Por conseguinte, um dos princípios básicos para o desenvolvimento do Doxis BPM era oferecer ao utilizador final uma interface de utilizador orientada para ambientes conhecidos, como o Microsoft Outlook, e fosse fácil de utilizar.

Totalmente integradas na plataforma de ECM do Doxis4

A ECM e BPM apresentavam até agora sistemas de software separados que precisavam de ser integrados numa aplicação, middleware ou portal de forma meticulosa. O novo Doxis4 BPM completa a visão, todos os objetos de informação e serviços no contexto de ECM & BPM para uma gestão numa plataforma homogénea e orientada a serviços (SOA) com um "núcleo de metadados" comum. A plataforma Doxis4 é a base para o repositório de conteúdos com arquivo eletrónico, DMS, gestão de registos, colaboração e a nova gestão de tarefas e processos. Todas as soluções podem ser combinadas entre si ou também de forma separada e independente. Desta forma, a tradicional decisão de princípio relativamente à seleção do sistema entre ECM e BPM desaparece.

Mais sobre a gestão de processos empresariais integrada em ECM

Os seus benefícios

  • Gestão de metadados uniforme
  • Totalmente compatível com mandantes e Unicode
  • Utilização consistente de serviços, como atividades automáticas e notificações
  • Administração de utilizadores e autorização abrangentes

Resumo da gestão de processos com o Doxis4

Modelização de processos

  • Modelização e execução de modelos de processamento predefinidos
  • Suporte para diferentes motores de BPM e notações de modelização
  • Suporte para "Diagramas de estado"/"Diagramas de fluxo"/Diagramas de transição de estado
  • Suporte de "Diagramas de Gantt"/"Diagramas de dependência"
  • Combinação e mudança da notação a cada nível de aperfeiçoamento
  • Representação com base em BPMN2
  • Compatibilidade com atividades automáticas
  • Combinação de tarefas "baseadas no modelo" e ad-hoc através de aperfeiçoamento
  • Predefinição de possíveis decisões
  • Definição de desvios condicionais (entre outros, sobre a base das decisões)
  • Determinação de regras no modelo de processamento, p. ex., quem deve editar uma tarefa

ECM e BPM integradas

  • Selecionar livremente "BPM baseada no conteúdo" ou "ECM baseada no processo"
  • Documentos e processos como objetos de informação
  • Pesquisa uniforme de documentos, dossiers, tarefas e processos através do serviço de pesquisa do Doxis4
  • Função de comentário uniforme
  • Serviço de notificação/subscrição uniforme
  • Administração de utilizadores e de direitos uniforme
  • Personalização uniforme
  • Transporte comum de uma "aplicação em pacotes"
  • Agentes comuns