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Gestão de casos adaptativa com o Doxis4

Gestão de casos adaptativa com o Doxis4

Flexibilidade de processos graças à informação certa

É frequente os processos e as tarefas não seguirem uma rotina definida, o que pode representar um grande problema para muitos colaboradores no seu trabalho diário. Quando tem várias pessoas a trabalhar num processo ou quando o processo está centrado no seu cliente (e nas diferentes exigências que ele vai colocando), você precisa de flexibilidade, e não de estruturas de processo rígidas. As decisões têm de ser tomadas com base numa determinada situação, que influencia o curso do processo, como se verifica tantas vezes em negociações com os clientes, processamento de sinistros e gestão de reclamações. É evidente que pode predefinir partes do seu processo. Mas assim que, por exemplo, o seu cliente começa a fazer pedidos específicos (como ajustes ao produto), subitamente, os seus processos bem definidos deixam de ser suficientes. Essa é o motivo pelo qual os trabalhadores do conhecimento têm de ser capazes de decidir por si próprios qual deverá ser o passo seguinte de um processo. Para tomarem as melhores decisões possíveis, eles deverão poder tirar partido das informações relativas a casos, como propostas, contratos ou dados de cliente. Os modelos de processo da gestão de processos empresariais (BPM) clássica são insuficientes, pois são demasiado inflexíveis e de difícil adaptação. É necessária uma solução que os ajude a cumprirem os seus objetivos, ao mesmo tempo que lhes dá liberdade para tomarem decisões com base em informações fiáveis num processo flexível. A solução é a gestão de casos adaptativa.

Benefícios para si

  • A melhor solução possível através da criação de modelos da base para o topo
  • Informações relacionadas com o contexto para uma boa tomada de decisões
  • Acesso a informações e processos através do eRecords
  • Máxima flexibilidade sem perder o controlo
  • Processos adaptativos e normativos numa única plataforma
  • Processos replicáveis e adaptativos
  • Relatórios abrangentes de tarefas e casos

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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DHL Express

Desde 2010, a DHL aposta na solução de DMS uniforme para toda a empresa com base no Doxis4 para criar com o seu parceiro HP um dos maiores arquivos de documentos comerciais ao nível mundial.

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LBS (Landesbausparkasse)

No sistema Doxis4 da LBS, encontram-se hoje quase 43 milhões de documentos. 300 colaboradores da LBS trabalham com dossiers eletrónicos, como, por exemplo, o dossier de poupança habitação, o dossier de crédito e o dossier jurídico.

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12 razões para a BPM com o Doxis4

Eleve a transformação digital dos negócios a um novo patamar. Saiba mais sobre o potencial inovador que o Doxis4 traz aos seus processos empresariais e de gestão de informação. Fomos os primeiros fornecedores de soluções de ECM a juntar a ECM e a BPM numa única plataforma tecnológica orientada para os serviços.

A agilização dos processos empresariais alterou radicalmente os requisitos das empresas: uma solução de BPM moderna tem de ser fácil e intuitivamente adaptável a cada tarefa. A nova solução Doxis4 BPM torna isso numa realidade e oferece todo o tipo de benefícios adicionais aos seus processos empresariais. Destacámos para si alguns deles aqui.

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Processamento de casos que vai além dos modelos de processo predefinidos

A suite Doxis4 iECM oferece uma gestão de casos adaptativa para um processamento de casos flexível que vai muito além dos rígidos modelos de processo predefinidos. Ela permite-lhe, pelo contrário, definir processos dinâmicos — como os que envolvem o desenvolvimento de produtos, apresentações de propostas e análises de risco — tanto antecipadamente como enquanto estão a decorrer. O processamento de casos no Doxis4 explora todos os dados empresariais, documentos, dossiers, tarefas e muito mais, facultando aos trabalhadores do conhecimento um fluxo constante de informações para tomarem as melhores decisões possíveis com base em cada situação. Digamos, por exemplo, que o seu cliente pede um ajuste do produto. Após introduzir o número de cliente no Doxis4, vê de imediato todas as informações relativas ao cliente (contactos, propostas, contactos de parceiros, etc.) e processos (para aprovação de faturação, envio de propostas, etc.) para além das informações dos sistemas de ERP e CRM. O resultado: melhor serviço de apoio ao cliente e clientes mais satisfeitos.

Com a gestão de casos adaptativa, as atividades normativas, como, por exemplo, os processos de rotina, podem ser predefinidas, combinadas e ampliadas com processos opcionais e dinâmicos. Isso permite aos trabalhadores do conhecimento determinarem de forma flexível e individual as próximas etapas dos processos a qualquer momento. Isso permite-lhes igualmente responder aos requisitos do mercado e às aspirações do cliente, bem como superar os problemas no trabalho do projeto.

Combinando processos lineares e flexíveis com os benefícios de um sistema de gestão de documentos em toda a empresa, o Doxis4 revela um dos seus pontos fortes cruciais: a gestão de casos adaptativa. Centrada em processos dinâmicos e na agilização do trabalho colaborativo, a gestão de casos adaptativa apoia os gestores de casos com informações adaptadas às suas necessidades, seja para tomar decisões ou concluir um caso.

Flexibilidade e controlo total

Apenas um software de BPM permite o trabalho orientado para o caso, proporcionando um suporte de decisão estruturado e baseado na situação: o Doxis4. Não só reúne efetivamente ambas as abordagens aos processos, como também lhe confere um elevado nível de flexibilidade e controlo. Os trabalhadores do conhecimento mantêm uma visão geral clara do estado, das funções e responsabilidades, datas, subtarefas, decisões e fluxos de trabalho ao longo de todo o projeto, mesmo quando se trabalha com subprocessos modelados dinamicamente ou quando ocorrem derivações nos modelos de processo predefinidos. Os colaboradores podem ver em permanência que as tarefas estão a ser processadas e por quem, quais os prazos que expiraram e qual é o estado atual. O Doxis4 regista cada modificação feita nos documentos, dossiers ou processos, provando que a flexibilidade conforme não é uma contradição de termos.

Melhores práticas

Enquanto os modelos de processo na BPM clássica são previamente predefinidos, na gestão de casos adaptativa, estes também podem ser definidos a partir da base para o topo. Segundo a abordagem da base para o topo, o curso do projeto determina o respetivo modelo e não o contrário. Isso permite às equipas ignorarem os problemas que surgem durante um projeto sem atrasar os processos. Com a gestão de casos adaptativa, as empresas podem pegar no que funciona melhor num determinado projeto e aplicá-lo a outros projetos. Deste modo, a análise de casos e tarefas melhora a gestão de casos.

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Case processing that goes beyond predefined process models

Competências e pontos fortes da gestão de casos adaptativa com o Doxis4

Adaptive case management with Doxis4
  • Liga as informações aos processos

    O Doxis4 liga dados, documentos, dossiers e processos e disponibiliza-os no contexto certo. Ao fazê-lo, os trabalhadores do conhecimento detêm as bases de informação necessárias para tomarem as decisões certas ao longo de um processo. Os trabalhadores do conhecimento decidem sempre por si mesmos se o conteúdo (por exemplo, o conteúdo de documentos) ou o processo deve ser o ponto de partida para o processamento de um caso.

  • Processos replicáveis

    Porquê continuar a reinventar a roda quando o Doxis4 consegue replicar o que funciona bem nos processos em curso e aplicá-lo em processos totalmente novos ou mesmo normalizá-lo? Cada processo tem o seu próprio modelo, mesmo que seja criado apenas a partir de várias tarefas. Isto é concebido com base no utilizador e não no processo.

  • Flexibilidade e rastreabilidade

    Só porque opta por uma abordagem flexível baseada em casos, isso não significa que deva sacrificar a conformidade, a transparência e a rastreabilidade. No Doxis4, todas as atividades, decisões, notificações, acessos a informações, estados, responsabilidades, datas e outras são registadas em permanência para garantir a rastreabilidade e a conformidade.

  • Usabilidade

    Máxima usabilidade com o mínimo de complexidade — eis os princípios orientadores da gestão de casos adaptativa com o Doxis4. Mesmo sem qualquer experiência em programação, pode fazer ajustes ao modelo de processo e permitir derivações do curso do processo original. Tudo isso pode ser feito através do Windows, do telemóvel ou das redes de clientes. Por outras palavras, os pedidos de alterações dos seus clientes feitos presencialmente em reunião podem ser encaminhados diretamente para a equipa do projeto, para implementação imediata.

  • Espaço para o trabalho colaborativo

    Com o Doxis4, as empresas podem planear projetos colaborativos de forma flexível e com base em situações, adicionando datas, prioridades, processadores, documentos e informações. Os trabalhadores do conhecimento podem modelar inúmeros subprocessos e dependências através de subtarefas, o que lhes permite gerir processos em sequência ou em simultâneo. Podem igualmente integrar nessas subtarefas de um processo especialistas e parceiros externos ou internos.

Gestão de casos adaptativa: o que significa isto?

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