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Gestão de processos empresariais com o Doxis4

Ao contrário do que acontece na produção, a automatização do trabalho administrativo não conduz necessariamente a uma maior eficiência. É necessário considerar e ponderar cuidadosamente a possibilidade de automatização de um processo A automatização apenas funciona em casos nos quais se pode definir ao pormenor a sequência das tarefas de rotina, como, por exemplo, em processos de auditoria e de autorização de faturas. No entanto, nos casos em que os indivíduos têm de tomar decisões, torna-se desfavorável restringir em demasia os modelos de processos. Aqui, os trabalhadores do conhecimento ("Knowledge Worker") devem predominar para realizar avaliações e tomar medidas com base na sua experiência e competências. O trabalho do conhecimento compete às pessoas. Frequentemente, a automatização é demasiado inflexível e extravagante para refletir a complexidade da realidade. Em casos de gestão de reclamações, processamento de sinistros ou processos de seleção de candidatos, é necessário tomar decisões individuais consoante o caso. Neste caso, controlar totalmente os trabalhadores do conhecimento através de modelos de processamento não é útil, motivador nem permite melhorar os resultados!

Portanto, deve existir outro modelo de processamento para além da automatização, que não se centre no processo, mas sim no caso ("case"), para o qual deve ser alcançado um objetivo. Um caso pode ser o cliente, um projeto, uma tarefa ou uma reclamação.

Para poder fazer uma melhor diferenciação, a gestão de processos empresariais distingue BPM "normativa" e "adaptativa". Ambas as subdisciplinas da gestão de processos empresariais estão presentes na mesma medida na prática empresarial. A BPM normativa, também conhecida como Fluxo de Trabalho de Produção, dirige processos em que o decurso pode ser definido com antecedência, ao passo que a BPM adaptativa, também conhecida como Gestão de Casos Adaptativa, fluxo de trabalho ad-hoc ou aplicações de processo inteligente (segundo Forrester), apoia qualquer atividade dos trabalhadores do conhecimento que processem um caso. A definição da EABPM (European Association of Business Process Management) deve ser compreendida da seguinte forma: "A gestão de processos empresariais é uma abordagem sistemática para detetar, moldar, executar, documentar, medir, monitorizar e controlar tanto o processo automatizado como não automatizado e, assim, atingir os objetivos do processo de forma sustentável e de acordo com a estratégia da empresa. A BPM envolve a determinação, melhoria, inovação e preservação de processos "end-to-end" de forma consciente, global e cada vez mais informatizada."

Por isso, deve certificar-se de que a sua futura solução de BPM combina ambas as disciplinas numa só arquitetura no momento de selecionar uma. Tal como o Doxis4 BPM! Enquanto, na teoria, se fala de BPM adaptativa e normativa, o Doxis4 iECM-Suite, que combina ambas as subdisciplinas, refere-se às mesmas como gestão de tarefas e processos empresariais, refletindo a sua natureza prática.

A BPM como parte do Doxis4 iECM-Suite homogéneo

O Doxis4 BPM é um inovador sistema de gestão de processos empresariais que faz parte da gestão de conteúdos empresariais do Doxis4 ECM-Suite. Integrado numa arquitetura homogénea e orientada a serviços (SOA) e baseado numa plataforma de ECM global (Doxis4 CSB), os documentos, dossiers, processos e tarefas utilizam aqui uma base de metadados uniforme (RBDMS) e serviços de base (segurança, replicação, transporte, etc.). Com apenas um cliente, pode executar a aplicação e administração de arquivos, gestão de documentos, gestão de tarefas e de processos empresariais. Os documentos, dossiers, processos e tarefas são combinados entre si. Por exemplo, os documentos e processos fazem parte do dossier. Por sua vez, pode começar os processos e as tarefas a partir de dossiers.

Em contraste com os sistemas de BPM centrados em middleware e integração, o Doxis4 BPM é um dos chamados sistemas de "ECM & BPM integrada". Ao contrário dos sistemas de BPM centrados em middleware, não é necessário qualquer SOA adicional para integrar a BPM no ambiente de aplicação. O Doxis4 BPM é adequado para todas as áreas empresariais, desde o desenvolvimento e organização na empresa, passando pelos departamentos especializados até à TI para modelizar, gerir, otimizar e executar de forma independente processos empresariais baseados em documentos, ad hoc e normalizados. O Doxis4 BPM pode ser aplicado em unidades organizacionais individuais ao nível de toda a empresa. Uma das áreas de aplicação mais conhecidas e utilizadas dentro de uma unidade organizacional é a auditoria e autorização de faturas através da BPM. Por exemplo, podemos encontrar fluxos de trabalho a nível de empresa no processamento de pedidos.

Mais margem de manobra

Contudo, o Doxis4 BPM não serve apenas para executar processos normalizados ("doing by design") com fluxos de trabalho granulares precisos. A maioria dos processos não está estruturada ("design by doing") ou apenas pode ser estruturada parcialmente. Neste caso, fala-se de gestão de casos (Case Management). Na gestão de casos, os colaboradores assumem uma maior responsabilidade e têm mais margem de manobra, o que tem um efeito positivo sobre a motivação. Não é possível prever o decurso e o resultado destes processos. Graças à sua experiência, cabe ao colaborador responsável decidir quais são os próximos passos a seguir e que colaboradores devem participar no processamento do caso.

Frequentemente, as empresas não identificam imediatamente os processos normalizados como tais. É apenas na prática que se torna visível que se trata sempre dos mesmos procedimentos. O Doxis4 BPM permite converter estes procedimentos anteriormente planeados e executados de forma ad-hoc em procedimentos normalizados. O Doxis4 combina ambos os conceitos, permite uma modelização abrangente e oferece um conceito uniforme para combinar o "tempo de execução" e o "tempo de construção".

Mais sobre a gestão de processos empresariais com o Doxis4

Os seus benefícios

  • ECM & BPM
  • integrada
  • Trabalho de rotina (automatização) e trabalho de conhecimento (processos ad-hoc)
  • Tempos de processamento e de execução reduzidos
  • Mais transparência nos processos empresariais
  • Nível de serviço mais elevado

Fluxo de trabalho ad-hoc vs. fluxo de trabalho normalizado

O conceito de gestão de processos empresariais é muito diversificado. Existem muitos sinónimos de BPM: fluxos de trabalho, gestão de processos empresariais, administração de processos empresariais, tratamento de processos ou simplesmente gestão de processos. A gestão de processos empresariais faz a distinção entre fluxos de trabalho normalizados e não normalizados. Por sua vez, ao distinguir os fluxos de trabalho não normalizados, utiliza-se a denominação de "gestão de casos adaptativa" para a gestão de casos e de tarefas para os processos ad-hoc. Segue-se uma delimitação dos conceitos.

Fluxo de trabalho ad-hoc

  • design by doing
  • situacional
  • sem previsão de decurso e resultado
  • não automatizável
  • o colaborador decide as atividades a executar 

Fluxo de trabalho normalizado

  • doing by design
  • regular
  • decurso organizado e planeável
  • automatizável
  • as atividades estão relacionadas entre si
Cidade de Göttingen

A cidade de Göttingen adapta-se ao e-government e implementou, com o apoio da SER, a gestão através de dossiers eletrónicos nas primeiras unidades organizacionais.

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DB Systel

Graças à gestão de conteúdos da Bahn (BCM) baseada no Doxis4, podem ser implementadas aplicações personalizadas para milhares de clientes de todo o grupo Deutsche Bahn.

Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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Eissmann Group Automotive

O Grupo Eissmann optou pela implementação do Doxis4 iECM Suite da SER para toda a empresa.

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LBS (Landesbausparkasse)

No sistema Doxis4 da LBS, encontram-se hoje quase 43 milhões de documentos. 300 colaboradores da LBS trabalham com dossiers eletrónicos, como, por exemplo, o dossier de poupança habitação, o dossier de crédito e o dossier jurídico.

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DER Touristik

Com a solução do Doxis4, o grupo empresarial processa cada ano mais de meio milhão de faturas recebidas automaticamente e arquiva todos os comprovativos de faturas no arquivo da SER à prova de auditorias.

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Grupo Westfalen

O Grupo Westfalen utiliza a plataforma de ECM do Doxis4 em toda a empresa.

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Dürr Dental AG

A Dürr Dental AG automatizou o processamento das guias de remessa e faturas recebidas, incluindo a integração da solução do Doxis4 com o sistema líder de IFS-ERP.

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Doxis4 BPM e gestão de tarefas

O Doxis4 iECM-Suite é um sistema de "ECM & BPM integrada", pelo que é compatível com processos empresariais estruturados e não estruturados. Por norma, os processos estruturados podem ser normalizados e automatizados com o Doxis4 BPM: porém, os processos não estruturados, onde os participantes do processo e o objetivo não são claros desde o início, podem ser implementados de forma espontânea (ad-hoc) com a gestão de tarefas do Doxis4. Por sua vez, os fluxos de trabalho ad-hoc podem ser convertidos em processos normalizados graças às boas práticas de negócio. Para melhor distinguir os dois processos, segue-se uma delimitação entre as duas opções básicas do Doxis4.

Gestão de tarefas

"Design by Doing"/fluxo de trabalho ad-hoc

  • Gerir tarefas e processos ad-hoc situacionais
  • Processos também sem modelo de processamento
  • Planeamento ad-hoc de tarefas
  • Aperfeiçoamento de tarefas em subtarefas
  • Seguimentos
  • Pesquisa flexível de tarefas/listas de tarefas em caixas de correio e processos
  • Processos como dossiers de documentos/mímica de documento principal
  • Tomada e registo de decisões

Mais sobre as tarefas e processos ad-hoc com o Doxis4 »

Gestão de processos empresariais

"Doing by Design"/orientado por modelo

  • Definição e execução de modelos de processamento
  • Dois motores de processamento: "Diagramas de estado" e "Diagrama de dependência" (dependências entre tarefas) como na gestão de projetos/diagramas de Gantt
  • Compatibilidade com atividades automáticas
  • Combinação de tarefas "orientadas por modelos" e ad-hoc através de aperfeiçoamento

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