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Arquivo de e-mails

Enough with chaotic filing — email archiving with Doxis4

O arquivo caótico de e-mails nas caixas de correio pessoais coloca enormes desafios às empresas, não só de uma perspetiva de conformidade como também em termos dos processos empresariais. O resultado é uma falta de transparência e maiores riscos para o negócio, como por exemplo, no caso de e-mails importantes serem apagados acidentalmente e não ser possível voltar a encontrá-los.

As empresas não deveriam estar expostas a este tipo de riscos. Com o Doxis4, passa a dispor de uma solução de software moderna que lhe permite arquivar e-mails e respetivos anexos de forma estruturada, contextualizada e auditável. Os e-mails estão acessíveis a toda a empresa, mesmo a partir de aplicações de terceiros. A solução dá-lhe amplas opções para arquivar e-mails de forma eficiente, desde o arquivo manual, orientado para o utilizador, diretamente a partir da caixa de correio de e-mail, até ao arquivo baseado em regras e ao arquivo diário. Abaixo, são apresentadas várias opções de arquivo de e-mails com o Doxis4:

Arquivo controlado pelo utilizador diretamente a partir da caixa de correio de e-mail

Com o Doxis4, os utilizadores podem arquivar todos os e-mails de forma simples e rápida e sempre no contexto do processo empresarial, sem nunca precisarem de sair do ambiente de trabalho que lhes é familiar e da caixa de correio de e-mail pessoal. Os e-mails podem ser arquivados através da funcionalidade de drag and drop nos clientes Doxis4 ou de addons inteligentes no Microsoft Outlook e no IBM Notes.

Uma análise de similaridade integrada garante que o mesmo e-mail não é arquivado várias vezes no arquivo do Doxis4 por utilizadores diferentes. Adicionalmente, os utilizadores têm muitas outras opções de pesquisa no Doxis4 para localizar e aceder diretamente a documentos, registos e outros diretamente no Microsoft Outlook e no IBM Notes.

Arquivo de e-mails no servidor

Com o Doxis4 também é possível automatizar o arquivo de toda a correspondência comercial (de acordo com regras previamente definidas). Por fim, os utilizadores podem optar apagar automaticamente os e-mails arquivados a partir do sistema de origem ou pela substituição por uma ligação. Neste caso, as empresas beneficiam do facto de o servidor de e-mail passar a comportar uma carga visivelmente reduzida.

Com a implementação de um processo de arquivo de e-mails automatizado no servidor, os utilizadores passam ter uma estrutura flexível que pode ser livremente definida, sem limitações ou restrições ao seu dispor. Os e-mails são, em primeiro lugar, filtrados com base na respetiva data. Muitos outros critérios, como o tamanho do e-mail, os formatos dos anexos e outros atributos do e-mail podem ser adicionados e ligados para definir regras. As empresas beneficiam, nomeadamente, do facto de a função de arquivo separar os e-mails profissionais dos e-mails privados. É, por exemplo, possível designar pastas privadas de uma caixa de correio de e-mail para serem excluídas do arquivo.

Arquivo diário: arquive todos os e-mails recebidos e enviados

O arquivo do lado do servidor (auditável) de todos os e-mails recebidos e enviados faz todo o sentido, especialmente em termos de conformidade legal. O Doxis4 garante essa conformidade através do arquivo diário, que garante que os e-mails com informações de negócio importantes (como faturas, contratos e atas de reuniões), considerados correspondência comercial e estando, por isso, sujeitos a conservação, não se percam ou sejam apagados acidentalmente. Graças ao registo dos e-mails enviados e/ou recebidos, as empresas dispõem de uma prova de conformidade. Em caso de auditoria a uma empresa, os auditores têm rápido acesso a dados relevantes em conformidade com os requisitos legais, como o código fiscal e/ou comercial. Adicionalmente, os e-mails e respetivos anexos podem ser convertidos para um formato de ficheiro seguro para conservação de longo prazo (como TIFF, PDF e PDF/A), que pode continuar a ser lido muitos anos mais tarde.

Mais informações sobre o arquivo de e-mails com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Arquivo Doxis4: Possibilidade de arquivo manual, baseado em regras ou diário
  • Funções flexíveis de arquivo (arquivo de e-mails controlado pelo utilizador, do lado do servidor e também combinado)
  • Conservação de e-mails auditável, estruturado e em conformidade com os requisitos legais — também no contexto empresarial
  • Integração profunda com Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 e IBM Domino/Notes
  • Redução da carga do servidor de e-mail
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Qualidades & pontos fortes do arquivo de e-mails com o Doxis4

  • Opções flexíveis de arquivo

    Os utilizadores podem arquivar manualmente os e-mails clicando apenas num botão. Dispõem, para isso, de três opções: "como o último arquivamento", "como o último arquivamento da pasta atual" e "com o último modelo de arquivamento". Desta forma, os utilizadores poupam tempo e podem simultaneamente arquivar tantos e-mails quantos pretenderem.

    Os utilizadores também podem tirar proveito da possibilidade de definirem livremente, sem limitações ou restrições (como tamanho do e-mail, formato do anexo o atributos do e-mail), as regras de arquivo de e-mail controlado pelo servidor do Doxis4. Não há regra sem exceção. Os utilizadores podem definir exceções sem que seja necessário redefinir totalmente as regras para esses casos especiais.

    Todos os e-mails recebidos e enviados, incluindo os anexos, podem ser arquivados com o arquivo diário auditável.

  • Redução da carga do servidor de e-mail

    A carga do servidor de e-mail é consideravelmente reduzida graças ao arquivo de e-mails controlado pelo servidor, que apaga também e-mails no sistema de origem. Apenas o conjunto de referências como o nome de ficheiro, os atributos e as ligações permanecem no servidor. Isto facilita a manutenção e reduz o tempo necessário para fazer cópias de segurança e de recuperação. Adicionalmente, as empresas poupam em espaço de armazenamento e reduzem visivelmente os custos.

  • Pesquisa rápida

    As pesquisas de e-mails, respetivos anexos e demais objetos pertencentes ao caso de negócio (documentos, registos, etc.) arquivados no Doxis4 são integrados diretamente no Microsoft Office e no IBM Notes. Os utilizadores dispõem também da opção de fazerem uma pesquisa full-text, o que lhes permite pesquisar tanto no texto do e-mail como em todos os anexos de e-mail pesquisáveis.

  • Auditoria de segurança certificada

    A Deloitte & Touche, uma empresa de auditoria de renome internacional, certificou que a suite Doxis4 iECM está em conformidade com a norma de auditoria IDW PS 880. O arquivo eletrónico de e-mails está também em conformidade os requisitos fiscais e comerciais para auditorias.

    A auditoria de segurança certificada, combinada com a meticulosa documentação de procedimentos, os períodos de conservação flexíveis, a rastreabilidade das alterações e assinaturas digitais, está na base da conformidade legal e proporciona uma proteção a longo prazo para os e-mails que necessitem de ser conservados ou devam ser arquivados.

A Deloitte & Touche certificou o Doxis4 em conformidade com a norma IDW PS 880

A Deloitte & Touche, uma empresa de auditoria de renome internacional, certificou que o software de gestão de conteúdos empresariais Doxis4 da SER está em conformidade com a norma de auditoria IDW PS 880. Consequentemente, os clientes da SER obtêm uma garantia de segurança e podem ter a certeza de que os procedimentos de arquivo eletrónico são auditável e estão em conformidade com os princípios gerais aceites para a conservação e o armazenamento adequados de livros, registos e documentos em formato eletrónico, bem como para o acesso de dados, e em conformidade com o código fiscal e comercial.

Mais informações sobre a certificação Doxis4 IDW PS 880

Arquivo e processamento de e-mails em contexto específico

Quanto mais precisa for a alocação de um e-mail a um determinado cliente, projeto, caso de negócio aberto, etc., maior a eficiência e a exatidão das etapas de processamento seguintes. O Doxis4 apoia as empresas para alcançarem este objetivo. Ele permite ao utilizador arquivar e-mails em segurança e alocá-los com precisão a processos empresariais, bem como ao contexto de negócio que está na origem desse e-mail. Por exemplo, se o e-mail disser respeito a uma oferta, então, o contexto seria a respetiva transação no sistema de ERP. A alocação é sobretudo automatizada e integrada diretamente no cliente de e-mail (como o Microsoft Outlook).

DER Touristik

Com a solução do Doxis4, o grupo empresarial processa cada ano mais de meio milhão de faturas recebidas automaticamente e arquiva todos os comprovativos de faturas no arquivo da SER à prova de auditorias.

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Randstad Deutschland

A Randstad, a prestadora de serviços no setor do recrutamento de pessoal líder na Alemanha, introduziu o arquivo do Doxis4 para o arquivo de mais de 27 milhões de documentos de pessoal a partir do sistema de gestão de dossiers líder SAP.

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Fraport AG

A Fraport AG aposta no Doxis4 para o arquivo a longo prazo. Já no momento da mudança para a geração atual de produto, o arquivo incluía 8,7 milhões de documentos com 1,3 terabytes no total, agora com mais 600 por cento de espaço de armazenamento.

Descrição geral do arquivo de e-mails com o Doxis4

Arquivo manual de e-mails com o Doxis4

  • Integração total e profunda com o Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013 e IBM Lotus Notes
  • Arquivo manual de e-mails baseado em clientes, incluindo metadados (dados de indexação) e anexos no contexto de negócio
  • Conversão de e-mail para PDF ou PDF/A
  • Pesquisa por atributos de documentos, pesquisa em full-text opcional por conteúdo de documentos
  • Evita o arquivo de várias cópias por vários destinatários de e-mail (análise de similaridade)
  • Vários contextos para e-mails
  • Possibilidade de selecionar e arquivar vários e-mails
  • Opção de purga automática de e-mails arquivados no sistema de e-mail

Arquivo de e-mails do lado do servidor com o Doxis4

  • Integração automática em solução de groupware do Microsoft Exchange e IBM Lotus Domino
  • Arquivo de e-mails baseado em regras
  • Condições definíveis sem limitações ou restrições para seleção de e-mails a arquivar
  • Arquivo diário (opção de excluir e-mails internos)
  • Eliminação automática total e parcial de e-mails baseada em regras a partir do sistema de origem
  • Pesquisa em full-text opcional (também em anexos) com valores de propostas e funções adicionais
  • Substituição e eliminação de tabelas de armazenamento pessoais e de bases de dados de arquivo de e-mails do Lotus Notes
  • Arquivo e restauro de objetos individuais e pastas inteiras

Está interessado em saber mais sobre o arquivo de e-mails com Doxis4?

Teremos todo o prazer em falar consigo sobre o arquivo de e-mails ou sobre a gestão de conteúdos empresariais com o Doxis4. Após preencher o nosso formulário de contacto, irá receber mais informações sem qualquer compromisso adicional. Também pode marcar uma reunião para lhe apresentarmos pessoalmente o Doxis4.

Ficamos a aguardar o seu contacto.