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Microsoft SharePoint –
simplificado, rápido, seguro

Arquivo Microsoft SharePoint com o Doxis4

As empresas que utilizam o Microsoft SharePoint, por exemplo, como plataforma de colaboração, redes sociais internas na empresa ou portais de Intranet, o arquivo com Doxis4 é a solução ideal. A orientação da Microsoft para as soluções cloud é indicativa da transferência de conteúdos SharePoint para um sistema de ECM em toda a empresa, sobretudo em matéria de proteção de dados. Através da libertação da base de dados de SharePoint, o arquivo do Doxis4 mantém o desempenho de forma duradoura, mesmo com quantidades de dados que aumentam rapidamente, e proporciona, por exemplo, com a virtualização de armazenamento, flexibilidade na seleção das tecnologias de armazenamento. Os conteúdos com várias ligações são guardados no sistema uma única vez para evitar a redundância, o que garante uma utilização eficiente do armazenamento disponível. O arquivo Doxis4 certificado de acordo com a norma IDW PS 880 pressupõe uma base segura para o arquivo à prova de auditorias de documentos e dados de SharePoint sujeitos a prazos de conservação obrigatórios, mesmo durante longos períodos de tempo.

Além disso, o Doxis4 permite transferir e criar versões de documentos que ainda são processados no SharePoint. Assim, pode integrar conteúdos de SharePoint atempadamente no repositório de conteúdos de todos os sistemas em toda a empresa e pode combiná-los com informação proveniente de outras aplicações críticas da empresa que se podem transferir também para o repositório de conteúdos do Doxis4, baseando-se na mesma tecnologia. Portanto, os silos de informação individuais nas caixas de correio eletrónico, em sistemas de ficheiros ou mesmo em SharePoint pertencem ao passado. As informações ficarão disponíveis aos utilizadores com os respetivos direitos de acesso quando as mesmas forem necessárias para o processo empresarial.

Opções de arquivo de configuração flexível

O arquivo propriamente dito dos conteúdos SharePoint no repositório de conteúdos (arquivo) à prova de auditorias do Doxis4 pode ser realizado automaticamente com base em regras ou manualmente pelo utilizador. O Doxis4 arquiva qualquer tipo de conteúdo do SharePoint, também os chamados "elementos", compostos por vários arquivos. Os atributos de documento do SharePoint são transferidos, portanto, para o sistema de ECM do Doxis4, permitindo que os conteúdos de SharePoint sejam combinados com outros documentos empresariais e possam ser examinados em conjunto. Após o arquivo, permanece no SharePoint uma ligação ("stub"), para que se possa, do ponto de vista do utilizador, continuar a aceder à informação, fazendo clique como habitualmente. Se necessário, os ficheiros são recuperados a partir do arquivo e ficarão disponíveis sem qualquer atraso graças à função de cache. Para o arquivo manual, os serviços do Doxis4 são apresentados diretamente no SharePoint, com os quais se pode voltar a solicitar os documentos do Doxis4. Assim, pode marcar, arquivar ou recuperar vários documentos. Além do acesso a partir do SharePoint, é possível passar diretamente para os clientes Doxis4 para utilizar outras funções adicionais, como subscrições ou as ligações de documentos.

Base de dados SharePoint – simplificada e rápida

A Microsoft recomenda aos utilizadores transferir as grandes quantidades de dados com informação que não se utiliza regularmente fora da base de dados SharePoint. Tal ajuda a manter o desempenho do sistema e os tempos de cópia de segurança e de recuperação sob controlo. Para isso, a Microsoft disponibiliza as respetivas interfaces. Nos conteúdos arquivados no Doxis4 também se aplica a deduplicação, também chamada de arquivo Single Instance (instância única). Esta garante que os ficheiros são armazenados apenas uma vez "fisicamente" no arquivo, mesmo quando estão referenciados várias vezes no sistema SharePoint (ou se forem utilizados os serviços gateway do Doxis4, em vários sistemas, p. ex., também no sistema de ficheiros ou no servidor de e-mail). No entanto, a transferência através do Doxis4 apresenta mais vantagens para a empresa: a virtualização de armazenamento permite a utilização e a combinação de diferentes sistemas de armazenamento, incluindo realizar uma migração simples para os novos sistemas de armazenamento, de modo a garantir o acesso a documentos e dados também durante longos períodos de tempo. Além disso, constitui a base para a gestão do ciclo de vida da informação, o que significa que os documentos podem ser transferidos para diferentes sistemas de armazenamento, dependendo do seu valor atual no âmbito dos processos empresariais.

Arquivo à prova de auditorias com SharePoint

Os requisitos legais relativos ao arquivo à prova de auditorias não exigem a utilização de uma tecnologia concreta, pelo que se pode utilizar qualquer sistema de contabilidade (GoBS) que esteja de acordo com as respetivas medidas organizacionais. Neste sentido, trata-se sobretudo de cumprir os requisitos estipulados nas normas IDW PS 880 e IDW RS FAIT 3. Ainda que, em teoria, se possa utilizar o SharePoint para o arquivo, de acordo com um Livro Branco de 2011 elaborado pela KPMG para a Microsoft, existem várias restrições do sistema precisamente na área do armazenamento inalterável (WORM) que o desaconselham, particularmente quando se devem cumprir determinados critérios, como a segurança à prova de auditorias.

Com a certificação IDW PS 880, os utilizadores do Doxis4 têm a segurança de que os seus documentos e dados estão protegidos. Além da integração de sistemas de armazenamento inalteráveis de diferentes fabricantes, entre eles também o Doxis4 safeLock da SER, com o Doxis4, é possível criar automaticamente, com base em regras, ficheiros de conservação a longo prazo PDF/A em todos os formatos padrão e de Office. O Doxis4 transfere diretamente os prazos de arquivamento a partir do SharePoint ou define os mesmos com base nas regras de arquivo correspondentes.

Mais sobre o arquivo Microsoft Sharepoint com Doxis4

Os seus benefícios

  • Desempenho constante a longo prazo do sistema SharePoint graças à transferência de documentos, ficheiros e outros elementos dos sistemas SharePoint para o repositório de conteúdos do Doxis4
  • Arquivo automático baseado em regras e manual
  • Sem redundâncias através do arquivo Single Instance
  • Arquivo à prova de auditorias certificado de acordo com a norma IDW PS 880
  • Tempos de cópia de segurança/recuperação reduzidos

Qualidades & Pontos fortes

  • Administração e conjuntos de regras

    O arquivo SharePoint do Doxis4 permite definir de forma flexível regras de arquivo para locais SharePoint completos e tem a opção de definir exceções a qualquer momento sem que para isso sejam necessárias novas definições de regras. As próprias regras de arquivo podem ser criadas de forma flexível a partir de diferentes áreas, como a "seleção de documentos" que define, p. ex., que documentos de que locais SharePoint devem ser guardados no arquivo. Outros aspetos importantes são o "formato de arquivo", com o qual se determina, por exemplo, se se deve criar um extrato de texto completo para realizar pesquisas ou, por motivos de segurança, uma cópia adicional de conservação a longo prazo em formato PDF/A, etc. A "gestão do espaço de armazenamento" determina o que acontece com os objetos no sistema de origem após o arquivo ou recuperação. Conforme os requisitos da empresa, é possível determinar de forma flexível os prazos de aplicação das regras de arquivo.

  • Arquivamento e prazos

    Consoante as necessidades, o arquivo de SharePoint do Doxis4 é compatível com diferentes cenários no que diz respeito ao arquivamento, ligação e eliminação. Os documentos ou ficheiros arquivados podem ser mantidos no sistema original e no Doxis4 em paralelo, p. ex., se ainda aceder frequentemente aos ficheiros ou se os documentos em SharePoint ainda estiverem a ser processados. O Doxis4 pode voltar a sincronizá-los a qualquer momento como novas versões. No entanto, no caso de documentos que são necessários menos vezes, geralmente é mais eficiente eliminá-los do sistema original e substituí-los por uma referência aos elementos do Doxis4. O Doxis4 encarrega-se desta "eliminação parcial" automaticamente, baseando-se nas regras de arquivo. Depois de decorridos os prazos de arquivamento ou de acordo com as regras correspondentes para documentos muito antigos, o Doxis4 também pode eliminá-los completamente para libertar espaço de armazenamento. Um determinado grupo de utilizadores entre os utilizadores do sistema de ficheiros também pode eliminar manualmente os documentos arquivados, o que pode ser relevante, por exemplo, para o departamento de recursos humanos.

  • Atributos de documento e pesquisa de texto completo

    Ao transferir ou guardar paralelamente documentos de SharePoint no arquivo do Doxis4, os atributos de documento de SharePoint são transferidos como metadados. Tal permite, além de um arquivo seguro e a libertação dos servidores de SharePoint, a criação de um repositório de conteúdos central, no qual entram documentos empresariais provenientes de diversas fontes de informação. Os metadados são a base para realizar pesquisas rápidas nos clientes do Doxis4. Além disso, ao arquivar os documentos, é possível gerar um extrato de texto completo, o qual permite uma pesquisa confortável por todos os conteúdos do documento.

  • Segurança à prova de auditorias certificada

    A empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche atribuiu ao Doxis4 iECM-Suite a certificação segundo a norma IDW PS 880. Por conseguinte, o arquivo eletrónico é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais. A proteção contra escrita baseada em software e WORM ("Write Once Read Multiple") impede que os dados armazenados nos discos rígidos possam ser alterados ou eliminados posteriormente. A segurança à prova de auditorias certificada em combinação com a documentação precisa de procedimentos, prazos de arquivamento flexíveis, rastreabilidade de alterações e assinaturas digitais são a base para a conformidade com a legislação e a proteção a longo prazo de documentos que devem ser arquivados.

Arquivo eletrónico

O repositório de conteúdos do Doxis4 é um conjunto de informações de toda a empresa para todos os documentos e dados. Acede a informações de arquivo a longo prazo, assim como ao arquivamento e processamento temporais provenientes das mais diversas fontes (ERP, CRM, HR, Mail, Office, etc.) e em diferentes formatos, combina e disponibiliza as mesmas para que sejam utilizadas posteriormente, não só através dos clientes Doxis4, como também com as funcionalidades habituais no ambiente de aplicação correspondente.

Mais sobre o arquivo Doxis4 universal

Serviços gateway do Doxis4

Os serviços gateway do Doxis4 constituem a base uniforme para o arquivo automatizado, baseado em regras de conteúdos de sistemas groupware (MS Exchange/Outlook e IBM Lotus Domino/Notes), um grupo de SharePoint ou servidores de ficheiros. Garantem a libertação dos sistemas mencionados e a redução dos silos de informação da empresa. Os serviços permitem um arquivo baseado em regras e manual de e-mails, ficheiros de sistemas de ficheiros e documentos de sistemas SharePoint.

Os seus benefícios

  • Serviços gateway para:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Servidores de ficheiros/sistemas de ficheiros
    • Microsoft SharePoint
  • Arquivo baseado em regras, manual e automático
  • Eliminação automática total ou parcial baseada em regras a partir do sistema de origem

Resumo do arquivo Microsoft SharePoint com o Doxis4

Arquivar & Recuperar

  • Amplo conjunto de regras para o arquivo automático de documentos do Microsoft SharePoint
  • Funções para arquivo manual e recuperação de documentos e pastas do SharePoint
  • Substituição de documentos do Microsoft SharePoint pelos chamados "stubs"
  • Acesso a elementos arquivados a partir do SharePoint
  • Visualização do estado de arquivo em listas de SharePoint
  • Opção de passar para clientes Doxis4 com muitas outras funções
  • Arquivo Single Instance (deduplicação de dados)

Administração

  • Administração uniforme e central
  • Integração de tantos sistemas de terceiros quantos desejar
  • Integração de tantos sistemas de arquivo quantos desejar
  • Conjunto de regras específico para domínios dedicados, como o Microsoft SharePoint
  • Controlo do tempo para processos em segundo plano
  • Integração na Microsoft Management Console (MMC) como "single point of access" (único ponto de acesso)

Sincronização

  • Recuperação de objetos individuais no sistema de origem ao abrir
  • Acesso a objetos recuperados sem acesso adicional ao arquivo (colocação em cache)
  • Remoção automática de objetos recuperados do sistema de terceiros
  • Opção de sincronização automática de alterações para o arquivo em forma de versões

Infraestrutura

  • Elevada escalabilidade
  • Compatibilidade com cluster
  • A virtualização de armazenamento é compatível com diversas tecnologias de armazenamento para conteúdos invariáveis, como Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer, Cloud Storage (Amazon S3, Google Storage ou Microsoft Azure)
  • Migração simples para novas tecnologias de armazenamento
  • Utilização de vários serviços gateway para distribuir a carga
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