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Arquivo de sistemas de ficheiros –
controlo do conteúdo através do arquivo automatizado

Arquivo de sistemas de ficheiros com o Doxis4

Apesar de terem muitas desvantagens, os sistemas de ficheiros (em inglês filesystem) ainda são muito utilizados para o arquivo de documentos e dados nos chamados servidores de dados ou ficheiros. As quantidades de dados são enormes e aumentam constantemente, muitas vezes até ao nível de petabytes. Os colaboradores e grupos de trabalho gerem aqui os seus documentos em diretórios de ficheiros desorganizados e fortemente ramificados. Localizar novamente o arquivo torna-se difícil, especialmente quando as estruturas dos diretórios são estruturadas ou mantidas de forma insuficiente.

O enorme volume de dados exige um espaço de armazenamento que fica caro. A cópia de segurança, manutenção e a gestão dos sistemas consomem preciosos recursos de TI, em combinação com um enorme esforço de tempo e de custos. Quanto maior for o volume de dados, maior é o espaço de armazenamento necessário e mais longa é a duração da cópia de segurança. Os processos de pesquisa e os acessos a dados diários demoram mais tempo do que é necessário, uma vez que o desempenho do sistema é reduzido e o utilizador perde tempo de trabalho valioso.

Mais grave ainda é o crescimento descontrolado, normalmente inevitável, de arquivos nos diretórios de ficheiros. Os colaboradores armazenam diferentes versões ou cópias de documentos em diferentes locais, o que pode ser descrito como um crescimento descontrolado de dados. Deste modo, perde-se o controlo da vista geral, as exigências de conformidade não são tidas em conta, existe uma falta de contexto de informações e é desperdiçado mais espaço de armazenamento do que é necessário. Nestas circunstâncias, já não podemos falar de um armazenamento à prova de auditorias de documentos que têm de ser conservados!

Os utilizadores usam os documentos arquivados como sempre

O sistema de ficheiros de arquivo do Doxis4 disponibiliza uma variedade de funções para um arquivamento seguro (também para um arquivo à prova de auditorias), bem como para a recuperação de dados, ficheiros, diretórios (também sistemas de ficheiros completos). Pode determinar que objetos pretende arquivar através dos atributos de ficheiros ou manualmente.

O arquivo ocorre automaticamente, pode ser executado em segundo plano em tempos definidos e é controlado através de um conjunto de regras configuráveis. Através de regras adequadas é possível especificar concretamente os conteúdos "a arquivar". Por outro lado, é possível solicitar e recuperar os objetos anteriormente concluídos e arquivados ou deslocá-los de forma fácil e transparente com um clique, por exemplo, a partir da caixa de diálogo "Abrir ficheiro".

Do ponto de vista do utilizador, não existe nenhuma diferença entre um ficheiro que ainda está no servidor de ficheiros ou que está a ser carregado a partir do repositório de conteúdos Doxis4. O utilizador pode detetar que o ficheiro em questão já foi arquivado exclusivamente no ícone de ficheiro (CD). Os documentos guardados e arquivados podem ser abertos, enviados, integrados noutros documentos ou associados normalmente. Em alternativa, também existe a possibilidade de restaurar sistematicamente grandes quantidades de ficheiros através dos respetivos processos administrativos (jobs).

Libertação de recursos de servidores de ficheiros e de TI

O armazenamento de sistemas de ficheiros do Doxis4 alivia os servidores de arquivos implementados. O arquivo de sistemas de ficheiros com o Doxis4 descarrega os servidores de ficheiros utilizados. Apenas os conjuntos de ficheiros com o nome do ficheiro, os atributos e a ligação permanecem no servidor de ficheiros. Tal simplifica e reduz significativamente os períodos de manutenção, de cópia de segurança e de recuperação. Além disso, são cumpridos os requisitos regulamentares, nos quais se baseia o arquivo à prova de auditorias (compliance).

Mais sobre o arquivo de sistemas de ficheiros Doxis4

Os seus benefícios

  • Libertação de servidores/sistemas de ficheiros
  • Sem redundâncias através do arquivo Single Instance (deduplicação de dados)
  • Redução dos tempos de cópia de segurança e
    recuperação
  • Arquivo manual e automático baseado em regras
  • Opção de pesquisa de conteúdos inteligente através da pesquisa de texto completo
  • Otimização do desempenho
  • Consolidação de servidor, armazenamento e cópia de segurança
  • Conservação e arquivo certificados

Qualidades & Pontos fortes

  • Administração e conjuntos de regras

    O núcleo do arquivo de sistemas de ficheiros do Doxis4 é a definição flexível de regras de arquivo. Neste caso, há que ter em conta que não há regra sem exceção. É possível definir exceções sem que sejam necessárias definições de regras novas para estas exceções. As próprias regras de arquivo são compostas por diferentes áreas que definem diferentes aspetos das regras. O aspeto fundamental é a "seleção do documento" que define que objetos devem ser arquivados, no caso do arquivo de sistemas de ficheiros, p. ex., que pastas devem ser excluídas do arquivo. Outro aspeto importante é o "formato de arquivo". Este define, por exemplo, se se cria um extrato de texto completo ou se se devem comprimir os ficheiros, etc. A terceira área importante é a "gestão do espaço de armazenamento", a qual determina o que ocorre com os objetos no sistema fonte após um arquivo ou restauro. Além disso, é possível definir com regras de que funções manuais dispõe o utilizador nos clientes. Também se pode determinar em que momento se devem aplicar as regras de arquivo.

  • Arquivo, interligação e eliminação

    Utilizar o arquivo de sistemas de ficheiros do Doxis4 permite implementar uma série de cenários diferentes para conservar, interligar e eliminar objetos. Depois de ser arquivado, um documento ou ficheiro pode manter-se no sistema original e no Doxis4 de forma paralela. Tal é útil, p. ex., caso aceda frequentemente aos dados no sistema original. No entanto, no caso de documentos e dados que são necessários menos vezes, geralmente é mais eficiente eliminá-los do sistema original e substituí-los por uma referência aos elementos do Doxis4. Este processo, denominado também de "corte" ou "eliminação parcial", realiza o arquivo de sistemas de ficheiros automaticamente, baseando-se nas regras definidas, normalmente após o arquivo. Se os documentos e dados já não forem necessários, por exemplo, porque são dados muito antigos e/ou o prazo de arquivamento expirou, os mesmos podem ser totalmente eliminados de ambos os sistemas. Este processo também pode ser realizado automaticamente de acordo com o conjunto de regras definidas. Um determinado grupo de utilizadores entre os utilizadores do sistema de ficheiros também pode eliminar manualmente os documentos arquivados, o que pode ser relevante quanto à proteção de dados.

  • Transparência para o utilizador

    Um fator de especial importância ao integrar o arquivo de sistemas de ficheiros do Doxis4 no sistema de ficheiros é que o utilizador não tem de aprender a utilizar um novo sistema além do sistema de ficheiros ou do Windows Explorer. O tratamento de dados é igual do ponto de vista do utilizador. Os documentos e outros podem ser abertos, enviados, integrados noutros documentos ou interligados. O Doxis4 encarrega-se das tarefas necessárias, como, por exemplo, solicitar dados ao arquivo e restaurar os mesmos. Os símbolos correspondentes indicam se o arquivo em questão já foi arquivado ou eliminado.

  • Pesquisa no arquivo através do sistema de ficheiros

    Os ficheiros arquivados, especialmente os ficheiros já arquivados pelo processo de arquivo do sistema de ficheiros do Doxis4 e eliminados do sistema de ficheiros, podem ser pesquisados com um plug-in no sistema de ficheiros. Para a pesquisa, são utilizados dados de índice do documento. Os dados de índice são compostos, por exemplo, pelo nome de ficheiro e pelo local de armazenamento (pasta). Os resultados de pesquisa são apresentados ao utilizador em forma de tabela, a qual pode ser utilizada para selecionar o resultado pretendido. Além disso, através de uma pesquisa de texto completo opcional, pode pesquisar no conteúdo de ficheiros/documentos. É possível combinar ambos os métodos de pesquisa.

  • Segurança à prova de auditorias certificada

    A empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche atribuiu ao Doxis4 iECM-Suite a certificação segundo a norma IDW PS 880. Por conseguinte, o arquivo eletrónico é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais. A proteção contra escrita baseada em software e WORM ("Write Once Read Multiple") impede que os dados armazenados nos discos rígidos possam ser alterados ou eliminados posteriormente. A segurança à prova de auditorias certificada em combinação com a documentação precisa de procedimentos, prazos de arquivamento flexíveis, rastreabilidade de alterações e assinaturas digitais são a base para a conformidade com a legislação e a proteção a longo prazo de documentos que devem ser arquivados.

Arquivo eletrónico

O repositório de conteúdos do Doxis4 é um conjunto de informações de toda a empresa para todos os documentos e dados. Acede a informações de arquivo a longo prazo, assim como ao arquivamento e processamento temporais provenientes das mais diversas fontes (ERP, CRM, HR, Mail, Office, etc.) e em diferentes formatos, combina e disponibiliza as mesmas para que sejam utilizadas posteriormente, não só através dos clientes Doxis4, como também com as funcionalidades habituais no ambiente de aplicação correspondente.

Mais sobre o arquivo Doxis4 universal

Serviços gateway do Doxis4

Os serviços gateway do Doxis4 constituem a base uniforme para o arquivo automatizado, baseado em regras de conteúdos de sistemas groupware (MS Exchange/Outlook e IBM Lotus Domino/Notes), um grupo de SharePoint ou servidores de ficheiros. Garantem a libertação dos sistemas mencionados e a redução dos silos de informação da empresa. Os serviços permitem um arquivo baseado em regras e manual de e-mails, ficheiros de sistemas de ficheiros e documentos de sistemas SharePoint.

Os seus benefícios

  • Serviços gateway para:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Servidores de ficheiros/sistemas de ficheiros
    • Microsoft SharePoint
  • Arquivo baseado em regras, manual e automático
  • Eliminação automática total ou parcial baseada em regras a partir do sistema de origem

Resumo do arquivo de sistemas de ficheiros com o Doxis4

Arquivo de sistemas de ficheiros

  • Indexação automática dos ficheiros arquivados
  • Conjunto de regras configurável para o arquivo administrativo e manual
  • Integração transparente no sistema de ficheiros
  • Compatibilidade com sistemas de ficheiros NTFS e "não NTFS"
  • Integração de uma pesquisa no Explorer/sistema de ficheiros

Administração

  • Administração uniforme e central
  • Integração de tantos sistemas de terceiros quantos desejar
  • Integração de tantos sistemas de arquivo quantos desejar
  • Conjunto de regras diferenciado para o arquivo e recuperação (por tempo, administrativo, manual)
  • Controlo do tempo para processos em segundo plano
  • Integração na Microsoft Management Console (MMC) como "single point of access" (único ponto de acesso)

Sincronização

  • Recuperação de objetos individuais no sistema de origem ao abrir
  • Acesso a objetos recuperados sem acesso adicional ao arquivo (colocação em cache)
  • Remoção automática de objetos recuperados do sistema de terceiros
  • Opção de sincronização automática de alterações para o arquivo em forma de versões

Infraestrutura

  • Elevada escalabilidade
  • Compatibilidade com cluster
  • Utilização de vários serviços gateway para a distribuição da carga
  • Arquivo de instância única (Single Instance)
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
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