Arquivo de sistemas de ficheiros –
controlo do conteúdo através do arquivo automatizado

Arquivo de sistemas de ficheiros com o Doxis4

Apesar de terem muitas desvantagens, os sistemas de ficheiros (em inglês filesystem) ainda são muito utilizados para o arquivo de documentos e dados nos chamados servidores de dados ou ficheiros. As quantidades de dados são enormes e aumentam constantemente, muitas vezes até ao nível de petabytes. Os colaboradores e grupos de trabalho gerem aqui os seus documentos em diretórios de ficheiros desorganizados e fortemente ramificados. Localizar novamente o arquivo torna-se difícil, especialmente quando as estruturas dos diretórios são estruturadas ou mantidas de forma insuficiente.

O enorme volume de dados exige um espaço de armazenamento que fica caro. A cópia de segurança, manutenção e a gestão dos sistemas consomem preciosos recursos de TI, em combinação com um enorme esforço de tempo e de custos. Quanto maior for o volume de dados, maior é o espaço de armazenamento necessário e mais longa é a duração da cópia de segurança. Os processos de pesquisa e os acessos a dados diários demoram mais tempo do que é necessário, uma vez que o desempenho do sistema é reduzido e o utilizador perde tempo de trabalho valioso.

Mais grave ainda é o crescimento descontrolado, normalmente inevitável, de arquivos nos diretórios de ficheiros. Os colaboradores armazenam diferentes versões ou cópias de documentos em diferentes locais, o que pode ser descrito como um crescimento descontrolado de dados. Deste modo, perde-se o controlo da vista geral, as exigências de conformidade não são tidas em conta, existe uma falta de contexto de informações e é desperdiçado mais espaço de armazenamento do que é necessário. Nestas circunstâncias, já não podemos falar de um armazenamento à prova de auditorias de documentos que têm de ser conservados!

Os utilizadores usam os documentos arquivados como sempre

O sistema de ficheiros de arquivo do Doxis4 disponibiliza uma variedade de funções para um arquivamento seguro (também para um arquivo à prova de auditorias), bem como para a recuperação de dados, ficheiros, diretórios (também sistemas de ficheiros completos). Pode determinar que objetos pretende arquivar através dos atributos de ficheiros ou manualmente.

O arquivo ocorre automaticamente, pode ser executado em segundo plano em tempos definidos e é controlado através de um conjunto de regras configuráveis. Através de regras adequadas é possível especificar concretamente os conteúdos "a arquivar". Por outro lado, é possível solicitar e recuperar os objetos anteriormente concluídos e arquivados ou deslocá-los de forma fácil e transparente com um clique, por exemplo, a partir da caixa de diálogo "Abrir ficheiro".

Do ponto de vista do utilizador, não existe nenhuma diferença entre um ficheiro que ainda está no servidor de ficheiros ou que está a ser carregado a partir do repositório de conteúdos Doxis4. O utilizador pode detetar que o ficheiro em questão já foi arquivado exclusivamente no ícone de ficheiro (CD). Os documentos guardados e arquivados podem ser abertos, enviados, integrados noutros documentos ou associados normalmente. Em alternativa, também existe a possibilidade de restaurar sistematicamente grandes quantidades de ficheiros através dos respetivos processos administrativos (jobs).

Libertação de recursos de servidores de ficheiros e de TI

O armazenamento de sistemas de ficheiros do Doxis4 alivia os servidores de arquivos implementados. O arquivo de sistemas de ficheiros com o Doxis4 descarrega os servidores de ficheiros utilizados. Apenas os conjuntos de ficheiros com o nome do ficheiro, os atributos e a ligação permanecem no servidor de ficheiros. Tal simplifica e reduz significativamente os períodos de manutenção, de cópia de segurança e de recuperação. Além disso, são cumpridos os requisitos regulamentares, nos quais se baseia o arquivo à prova de auditorias (compliance).

Mais sobre o arquivo de sistemas de ficheiros Doxis4

Os seus benefícios

Libertação de servidores/sistemas de ficheiros
Sem redundâncias através do arquivo Single Instance (deduplicação de dados)
Redução dos tempos de cópia de segurança e
recuperação
Arquivo manual e automático baseado em regras
Opção de pesquisa de conteúdos inteligente através da pesquisa de texto completo
Otimização do desempenho
Consolidação de servidor, armazenamento e cópia de segurança
Conservação e arquivo certificados

Qualidades & Pontos fortes

Administração e conjuntos de regras

O núcleo do arquivo de sistemas de ficheiros do Doxis4 é a definição flexível de regras de arquivo. Neste caso, há que ter em conta que não há regra sem exceção. É possível definir exceções sem que sejam necessárias definições de regras novas para estas exceções. As próprias regras de arquivo são compostas por diferentes áreas que definem diferentes aspetos das regras. O aspeto fundamental é a "seleção do documento" que define que objetos devem ser arquivados, no caso do arquivo de sistemas de ficheiros, p. ex., que pastas devem ser excluídas do arquivo. Outro aspeto importante é o "formato de arquivo". Este define, por exemplo, se se cria um extrato de texto completo ou se se devem comprimir os ficheiros, etc. A terceira área importante é a "gestão do espaço de armazenamento", a qual determina o que ocorre com os objetos no sistema fonte após um arquivo ou restauro. Além disso, é possível definir com regras de que funções manuais dispõe o utilizador nos clientes. Também se pode determinar em que momento se devem aplicar as regras de arquivo.
Arquivo, interligação e eliminação

Utilizar o arquivo de sistemas de ficheiros do Doxis4 permite implementar uma série de cenários diferentes para conservar, interligar e eliminar objetos. Depois de ser arquivado, um documento ou ficheiro pode manter-se no sistema original e no Doxis4 de forma paralela. Tal é útil, p. ex., caso aceda frequentemente aos dados no sistema original. No entanto, no caso de documentos e dados que são necessários menos vezes, geralmente é mais eficiente eliminá-los do sistema original e substituí-los por uma referência aos elementos do Doxis4. Este processo, denominado também de "corte" ou "eliminação parcial", realiza o arquivo de sistemas de ficheiros automaticamente, baseando-se nas regras definidas, normalmente após o arquivo. Se os documentos e dados já não forem necessários, por exemplo, porque são dados muito antigos e/ou o prazo de arquivamento expirou, os mesmos podem ser totalmente eliminados de ambos os sistemas. Este processo também pode ser realizado automaticamente de acordo com o conjunto de regras definidas. Um determinado grupo de utilizadores entre os utilizadores do sistema de ficheiros também pode eliminar manualmente os documentos arquivados, o que pode ser relevante quanto à proteção de dados.
Transparência para o utilizador

Um fator de especial importância ao integrar o arquivo de sistemas de ficheiros do Doxis4 no sistema de ficheiros é que o utilizador não tem de aprender a utilizar um novo sistema além do sistema de ficheiros ou do Windows Explorer. O tratamento de dados é igual do ponto de vista do utilizador. Os documentos e outros podem ser abertos, enviados, integrados noutros documentos ou interligados. O Doxis4 encarrega-se das tarefas necessárias, como, por exemplo, solicitar dados ao arquivo e restaurar os mesmos. Os símbolos correspondentes indicam se o arquivo em questão já foi arquivado ou eliminado.
Pesquisa no arquivo através do sistema de ficheiros

Os ficheiros arquivados, especialmente os ficheiros já arquivados pelo processo de arquivo do sistema de ficheiros do Doxis4 e eliminados do sistema de ficheiros, podem ser pesquisados com um plug-in no sistema de ficheiros. Para a pesquisa, são utilizados dados de índice do documento. Os dados de índice são compostos, por exemplo, pelo nome de ficheiro e pelo local de armazenamento (pasta). Os resultados de pesquisa são apresentados ao utilizador em forma de tabela, a qual pode ser utilizada para selecionar o resultado pretendido. Além disso, através de uma pesquisa de texto completo opcional, pode pesquisar no conteúdo de ficheiros/documentos. É possível combinar ambos os métodos de pesquisa.
Segurança à prova de auditorias certificada

A empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche atribuiu ao Doxis4 iECM-Suite a certificação segundo a norma IDW PS 880. Por conseguinte, o arquivo eletrónico é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais. A proteção contra escrita baseada em software e WORM ("Write Once Read Multiple") impede que os dados armazenados nos discos rígidos possam ser alterados ou eliminados posteriormente. A segurança à prova de auditorias certificada em combinação com a documentação precisa de procedimentos, prazos de arquivamento flexíveis, rastreabilidade de alterações e assinaturas digitais são a base para a conformidade com a legislação e a proteção a longo prazo de documentos que devem ser arquivados.

Arquivo eletrónico

O repositório de conteúdos do Doxis4 é um conjunto de informações de toda a empresa para todos os documentos e dados. Acede a informações de arquivo a longo prazo, assim como ao arquivamento e processamento temporais provenientes das mais diversas fontes (ERP, CRM, HR, Mail, Office, etc.) e em diferentes formatos, combina e disponibiliza as mesmas para que sejam utilizadas posteriormente, não só através dos clientes Doxis4, como também com as funcionalidades habituais no ambiente de aplicação correspondente.

Mais sobre o arquivo Doxis4 universal

Serviços gateway do Doxis4

Os serviços gateway do Doxis4 constituem a base uniforme para o arquivo automatizado, baseado em regras de conteúdos de sistemas groupware (MS Exchange/Outlook e IBM Lotus Domino/Notes), um grupo de SharePoint ou servidores de ficheiros. Garantem a libertação dos sistemas mencionados e a redução dos silos de informação da empresa. Os serviços permitem um arquivo baseado em regras e manual de e-mails, ficheiros de sistemas de ficheiros e documentos de sistemas SharePoint.

Os seus benefícios

Serviços gateway para:
- Microsoft Exchange/Outlook
- IBM Lotus Domino/Notes
- Servidores de ficheiros/sistemas de ficheiros
- Microsoft SharePoint
Arquivo baseado em regras, manual e automático
Eliminação automática total ou parcial baseada em regras a partir do sistema de origem

Resumo do arquivo de sistemas de ficheiros com o Doxis4

Arquivo de sistemas de ficheiros

Indexação automática dos ficheiros arquivados
Conjunto de regras configurável para o arquivo administrativo e manual
Integração transparente no sistema de ficheiros
Compatibilidade com sistemas de ficheiros NTFS e "não NTFS"
Integração de uma pesquisa no Explorer/sistema de ficheiros

Administração

Administração uniforme e central
Integração de tantos sistemas de terceiros quantos desejar
Integração de tantos sistemas de arquivo quantos desejar
Conjunto de regras diferenciado para o arquivo e recuperação (por tempo, administrativo, manual)
Controlo do tempo para processos em segundo plano
Integração na Microsoft Management Console (MMC) como "single point of access" (único ponto de acesso)

Sincronização

Recuperação de objetos individuais no sistema de origem ao abrir
Acesso a objetos recuperados sem acesso adicional ao arquivo (colocação em cache)
Remoção automática de objetos recuperados do sistema de terceiros
Opção de sincronização automática de alterações para o arquivo em forma de versões