www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Arquivar comprovativos comerciais
corretamente à prova de auditorias

Arquivo de comprovativos com o Doxis4

Um dos princípios de uma contabilidade adequada afirma que as transações não devem ser lançadas sem um comprovativo. O comprovativo de lançamento é o ponto de partida de todos os lançamentos e serve para demonstrar que o registo é correto. Este documenta um caso de negócios que afeta a situação financeira da empresa.

No entanto, não se deve eliminar um comprovativo depois de ser lançado: existem deveres de arquivamento que devem ser respeitados por motivos comerciais e fiscais. As empresas e administrações devem tomar precauções para que se possam encontrar e ler os comprovativos mesmo após vários anos. Diariamente, entra na contabilidade das empresas uma grande quantidade de comprovativos, como faturas recebidas e emitidas, diários de lançamentos, extratos de contas bancárias, listas de saldos, correspondência, entre outros, os quais devem ser conservados durante dez anos na Alemanha e Suíça e durante sete anos na Áustria, estando protegidos contra alterações, ou seja, à prova de auditorias. Quando exigidos, os dados e comprovativos devem ser disponibilizados imediatamente à Repartição de Finanças num formato legível por máquinas.

Infraestrutura de arquivo homogénea sem incompatibilidade de suporte

O pacote de gestão de conteúdos empresariais (ECM) do Doxis4 oferece uma solução de arquivo para toda a empresa com a qual pode iniciar o arquivo de comprovativos na contabilidade e implementá-la sucessivamente nas restantes áreas empresariais. Assim, obtém uma infraestrutura de arquivo uniforme sem incompatibilidade de suporte, que se pode integrar de forma consistente no seu software de negócio e nos processos empresariais.

Graças ao arquivo de comprovativos do Doxis4, poderá guardar os seus comprovativos comerciais à prova de auditorias e de modo económico durante os prazos fiscais e comercias estabelecidos. Além disso, o arquivo de comprovativos assegura que, no âmbito de uma auditoria económica e empresarial, os documentos podem ser encontrados rapidamente e podem ser lidos mesmo após vários anos, o que é possível com a utilização dos seguintes formatos de arquivo a longo prazo: TIFF, PDF e PDF/A.

O comprovativo correto para cada transação à distância de um botão

A pesquisa e a visualização dos comprovativos pode ser realizada diretamente ao premir um botão no sistema de contabilidade financeira ou de ERP ou, em alternativa, através do Doxis4 Viewer, um cliente Doxis4 separado do Windows, web ou móvel ou a partir da aplicação original, com a qual foi gerado o comprovativo. Pode transferir ou introduzir manualmente os metadados necessários para cada comprovativo a partir dos sistemas de contabilidade financeira, de administração de materiais e de gestão de mercadorias.

Arquivo à prova de auditorias com o Doxis4

A segurança à prova de auditorias desempenha um papel fundamental na seleção de sistemas: o armazenamento protegido contra escrita e alterações, o registo à prova de auditorias, o acesso protegido por palavra-passe e o estabelecimento de prazos de arquivamento e de eliminação são algumas das características mais importantes de um arquivo de comprovativos à prova de auditorias. Com essa finalidade, o Doxis4 é compatível com as tecnologias WORM ("Write Once Read Multiple") presentes no mercado e baseadas em software e hardware. As consultas podem ser regulamentadas através dos direitos de acesso, sendo as alterações e os acessos documentados com a ajuda da função de Audit Trail do Doxis4. Os prazos de arquivamento e de eliminação automatizados garantem que não é possível eliminar os documentos de forma intencional ou acidental.

No âmbito de auditorias financeiras e empresariais, podem ser criados ambientes de trabalho temporários através dos quais são disponibilizados comprovativos digitalizados num "espaço de documentos" próprio. Tal acelera e simplifica as auditorias!

Mais sobre o arquivo de comprovativos com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Arquivo à prova de auditorias certificado segundo a norma IDW PS 880 de todos os comprovativos na contabilidade (papel/digital)
  • Integração em todos os sistemas de contabilidade financeira, de administração de materiais e de gestão de mercadorias (p. ex., SAP, MS Dynamics)
  • Disponibilização de comprovativos digitais ou criação de ambientes de trabalho temporários para auditores financeiros e empresariais
  • Documentação completa do histórico dos casos de negócios

Digitalização/recolha prévia e posterior

O Doxis4 é uma solução flexível para os cenários de recolha e de arquivo típicos na contabilidade:

Digitalização/recolha prévia

Com a "Digitalização/recolha prévia", todos os comprovativos são digitalizados diretamente depois de entrarem na caixa de entrada, reencaminhados eletronicamente para os funcionários responsáveis e os respetivos comprovativos originais são arquivados. O ideal é que todo o processamento seja realizado de forma digital. Esta variante acelera os processos. É ainda mais simples graças ao processamento de entrada de faturas automatizado. O Doxis4 InvoiceMaster permite recolher, verificar e processar automaticamente as faturas, incluindo o respetivo lançamento.

Digitalização/recolha posterior

Com a "Digitalização/recolha posterior", primeiro são distribuídos os comprovativos de entrada e em papel como habitual, através dos serviços de correio internos. Em seguida, todos os comprovativos são recolhidos e, por último, digitalizados. Durante este processo, o arquivo à prova de auditorias é realizado no final do processo. Finalmente, é possível aceder a todos os comprovativos em formato digital. Este procedimento não se centra na otimização dos processos empresariais. 

Segurança comprovada

A empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche atribuiu ao software de gestão de conteúdos empresariais Doxis4 da SER a certificação segundo a norma IDW PS 880. Deste modo, os clientes da SER obtêm a garantia de segurança de que o arquivo eletrónico cumpre as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), bem como o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais.

Os auditores são obrigados a avaliar os sistemas de TI relacionados com a contabilidade da empresa auditada no contexto da auditoria anual. Um software de arquivo certificado de acordo com a norma de auditoria IDW PS 880 garante o cumprimento dos requisitos de uma auditoria.

A verificação da empresa de auditoria Deloitte & Touche foi realizada de acordo com as normas rigorosas do Instituto Alemão de Auditores (IDW). Não se verificou apenas o software Doxis4 iECM-Suite, mas também os seus processos de desenvolvimento.

Segundo o parecer emitido pela Deloitte & Touche, o produto de software auditado Doxis4 permite gerir e arquivar documentos e dados contabilísticos relevantes para a contabilidade, quando devidamente utilizado de acordo com os princípios contabilísticos. Com a atribuição deste certificado, o Doxis4 é pioneiro entre os sistemas de arquivo eletrónico.

IDW PS 880: Verificação de produtos de software

Com a revisão e a nova publicação da norma de auditoria "Auditoria de produtos de software (IDW PS 880)" do Instituto Alemão de Auditores (IDW) a 11.03.2010, o Comité Técnico de Tecnologia da Informação (FAIT) teve em consideração a metodologia da auditoria, baseada na sistemática de auditorias do sistema utilizando a tecnologia da informação, e considerou a abordagem com base nos critérios da ISAE 3000 "Assurance Engagements Other than Audits or Reviews of Historical Financial Information". O IDW RS FAIT 1 incorpora os requisitos resultantes dos artigos 238.º, 239.º e 257.º do código de comércio alemão (HGB) relacionados com a gestão da contabilidade através de sistemas informatizados. O IDW RS FAIT 3 concretiza os princípios das boas práticas de contabilidade (GoB) ao utilizar procedimentos de arquivo eletrónico. Este descreve os requisitos que os sistemas de arquivo devem cumprir de acordo com as disposições comerciais de manutenção de registos.

Mais sobre a certificação segundo a norma IDW PS 880 do Doxis4 iECM-Suite

Qualidades & Pontos fortes

  • Integração de ERP nos departamentos de contabilidade e finanças

    Ao arquivar os comprovativos, o Doxis4 associa todos os comprovativos comerciais arquivados, independentemente de terem entrado por via eletrónica ou digital, às respetivas transações nos sistemas de ERP ou FiBu nos departamentos de contabilidade e finanças. Deste modo, os documentos originais ou em formato de leitura a longo prazo como PDF/A ou TIFF podem estar disponíveis para a respetiva transação com um clique. A base para a integração ideal do arquivo de comprovativos do Doxis4 no respetivo sistema é uma interface de ERP universal e as interfaces SAP certificadas.

  • Encontrar comprovativos antigos

    Todos os comprovativos devem poder ser encontrados e reproduzidos num período de tempo razoável. Este é um dos principais requisitos do arquivo à prova de auditorias (consultar também os 10 princípios da VOI, Associação alemã de sistemas de organização e informação). Neste caso, o Doxis4 oferece uma pesquisa por índice e de texto completo, que também se pode combinar. A pesquisa de índice refere-se aos critérios de indexação (metadados) dos documentos, processos e dossiers. Os valores de índice podem ser definidos livremente e podem ser adaptados de forma automatizada a partir dos sistemas de ERP da contabilidade financeira, administração de materiais, etc. Se necessário, também é possível adicionar dados manualmente. O acesso a comprovativos pode decorrer diretamente a partir da contabilidade financeira e administração de materiais ou, alternativamente, através de um dos clientes Doxis4 (Windows, web, móvel).

  • Inalterabilidade de comprovativos e dados guardados

    O WORM ("Write Once Read Multiple") oferece precauções permanentes, com as quais pode evitar a eliminação, a transcrição e a alteração descontroladas. Os sistemas de armazenamento utilizados permitem um acesso só de leitura. O Doxis4 é compatível com as tecnologias WORM baseadas em software e hardware presentes no mercado e impede, assim, que os dados guardados sejam alterados posteriormente ou eliminados (acidentalmente). Além do comprovativo original, são criadas versões de conservação a longo prazo (renditions) em TIFF, PDF ou PDF/A, assegurando, assim, o acesso e a legibilidade a longo prazo.

  • Documentação à prova de auditorias

    A função de Audit Trail integrada no Doxis4 assegura uma rastreabilidade completa de todos os passos de processamento. Assim, é possível comprovar a qualquer momento, em caso de uma auditoria da empresa ou financeira, quem examinou ou alterou que documentos, processos e dossiers, e quando. Todos os passos de processamento registados são arquivados à prova de auditorias, tal como os comprovativos. Além disso, as permissões individuais protegem as informações guardadas no Audit Trail contra o acesso não autorizado e garantem a proteção de dados.

  • Proteção contra acesso

    A base para a segurança dos comprovativos arquivados são a autorização e autenticação pessoais dos utilizadores, bem como a encriptação SSL da comunicação entre o servidor e o cliente. O conceito de autorização completo do Doxis4 permite um controlo de acesso diferenciado a comprovativos, processos e dossiers ao nível de utilizadores, grupos e departamentos. Em grandes empresas ou instituições com várias unidades independentes, é possível ainda um arquivamento completamente separado em mandantes independentes. No âmbito de auditorias financeiras e empresariais, podem ser criados ambientes de trabalho temporários através dos quais são disponibilizados comprovativos digitalizados. O arquivo pode ainda ser realizado de forma encriptada para evitar uma fuga de informações.

  • Gestão dos prazos de arquivamento

    A gestão automatizada de regras de arquivamento e prazos de eliminação no Doxis4 garantem que os comprovativos não são eliminados de forma acidental nem intencional. A legibilidade permanente de comprovativos, também durante longos períodos de tempo, garante a conversão em formatos a longo prazo à prova da auditorias (como PDF, PDF/A e TIFF). Além de guardar os comprovativos e os dados relevantes de forma segura, o Doxis4 garante também a disponibilidade das capacidades de armazenamento ao eliminar os comprovativos e dados que já não são utilizados, partindo do princípio que o suporte de dados WORM é compatível com esta função.

Arquivo de comprovativos SAP do Doxis4

O Doxis4 é o complemento ideal para as empresas que confiam nos softwares de ERP líderes de mercado da SAP para os departamentos de contabilidade, gestão de materiais, controlo, RH, entre outros, para o arquivo à prova de auditorias dos comprovativos SAP (documentos de entrada SAP (NCI), documentos de saída SAP (CI) e listas de impressão). Também em contexto de SAP, a conversão de comprovativos para um formato de conservação a longo prazo (como PDF/A e TIFF) assegura que os comprovativos estão sempre disponíveis e legíveis durante os períodos de arquivamento estipulados. Através da associação de todos os comprovativos (p. ex., comprovativos em papel digitalizados, comprovativos SAP e comprovativos de outras aplicações) com as respetivas transações SAP, pode pesquisar, abrir e visualizar os respetivos comprovativos diretamente a partir do SAP. Também no SAP, o Doxis4 cobre de forma flexível cenários de arquivo, desde o registo prévio até ao posterior.

Além do arquivo de comprovativos, o Doxis4 também pode ser implementado em contexto de SAP para o arquivo de dados SAP, o que alivia a base de dados SAP e assegura o desempenho do sistema. Além disso, o Doxis4 iECM-Suite oferece uma estrutura para listas de arquivo SAP com dossiers eletrónicos e ajuda nos processos de auditoria da empresa, incluindo também os que não são utilizadores SAP.

Mais sobre a integração SAP com o Doxis4

Pensar mais além – o arquivo de comprovativos é apenas o início

As empresas e instituições públicas cometem frequentemente o erro de adquirir diferentes sistemas de arquivos para áreas empresariais individuais, bem como diferentes tarefas e diferentes tipos de documentos, como e-mails e documentos Office. Assim, aumenta a complexidade da estrutura do arquivo e os custos de aquisição, manutenção e administração. As consequências adicionais são incompatibilidades dos suportes de dados e processos empresariais inconsistentes.

A melhor alternativa é uma solução de arquivo para toda a empresa, como o pacote de Enterprise Content Management Doxis4. A solução adapta-se às suas necessidades. Tanto se começar com as áreas de arquivo individuais para depois ampliá-las sucessivamente, como se implementar o arquivo diretamente em toda a empresa: com o Doxis4, obtém uma infraestrutura de arquivo uniforme sem incompatibilidade de suporte, que se pode integrar de forma consistente no seu software de negócio e nos processos empresariais.

Mais sobre o arquivo eletrónico com o Doxis4

Backup vs. arquivo

Os termos "arquivo" e "cópia de segurança" são utlizados erradamente como sinónimos.
No entanto, distinguem-se através dos seguintes pontos (fonte: Wikipedia):

Cópia de segurança

A cópia de segurança (em inglês backup) descreve a cópia dos dados no sentido de poderem ser novamente recuperados em caso de perda. Os dados guardados no suporte de dados descrevem a cópia de segurança. A recuperação dos dados originais através de uma cópia de segurança é designada recuperação de dados ou (em inglês) restore. Este tipo de segurança de dados é aplicada, por exemplo, em bases de dados ou diretórios de ficheiros e é implementada igualmente para proteger a base de metadados do Doxis4 iECM.

Arquivo

O arquivo eletrónico refere-se ao arquivamento a longo prazo e inalterável de informações eletrónicas no âmbito da gestão de conteúdos empresariais. Para o arquivo eletrónico são utilizados, por norma, sistemas de arquivo específicos. O termo "arquivo eletrónico" resume diferentes componentes de um sistema de gestão de conteúdos empresariais, que no uso habitual anglo-americano são designadas separadamente como "record management", "storage" e "preservation". O arquivo eletrónico é aplicado como cópia de segurança e conservação a longo prazo à prova de auditorias de dados e documentos críticos da empresa.

Resumo do arquivo de comprovativos do Doxis4

Arquivo eletrónico dos comprovativos

  • Arquiva documentos (documentos NCI e CI) e dados
  • Critérios de indexação que podem ser definidos livremente com transferência automática de sistemas de FiBu e ERP, expansíveis manualmente a qualquer momento
  • Indexação de texto completo de todos os comprovativos
  • Gestão de metadados uniforme em bases de dados relacionais
  • Uma variedade de opções de pesquisa em todo o conjunto de dados
  • Gestão completa de prazos de arquivamento e de eliminação
  • Virtualização de sistemas de armazenamento físicos

Conformidade/segurança de dados

  • Arquivo à prova de auditorias certificado (IDW PS 880)
  • Arquivo num formato de armazenamento a longo prazo como PDF/A e/ou TIFF
  • Proteção contra escrita baseada em software e WORM
  • Encriptação pelo servidor dos objetos de informação
  • Comunicação segura entre cliente e servidor (baseada em SSL)

Interfaces

  • Compatibilidade com todos os sistemas de armazenamento presentes no mercado: p. ex., NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera e ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock, entre outros.
  • Interfaces universais para sistemas de ERP e FiBu habituais
  • Interfaces certificadas para SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
Compliance storage solutions: secure and certified - Doxis4 safeLock
Fact Sheet

Compliance storage solutions: secure and certified - Doxis4 safeLock

Fact Sheet »
Server-side format conversion - Doxis4 Rendition Server
Fact Sheet

Server-side format conversion - Doxis4 Rendition Server

Fact Sheet »