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Doxis4: do arquivo eletrónico
ao repositório de conteúdos

Atualmente, o arquivo eletrónico com o Doxis4 é muito mais do que o arquivo de informação auditável e de longo prazo. Graças ao repositório de conteúdos, o Doxis4 oferece a toda a empresa um conjunto de informações correlacionadas com todos os documentos e dados. Aqui pode armazenar informação para um arquivo a longo prazo, bem como para um arquivo temporário e o de processamento. 

O repositório de conteúdos Doxis4 gere todos os objetos de informação que estão disponíveis em formato digital ou que podem ser convertidos em formato digital, como documentos, e-mails, imagens, objetos multimédia, hiperligações e muito mais. A base para mais tarde aceder de forma rápida e segura a documentos, processos e dossiers são os metadados (campos de indexação) que são geridos em separado. Adicionalmente , a indexação completa de documentos também permite uma pesquisa cómoda através da pesquisa fulltext – graças à funcionalidade de extração de texto, a pesquisa no Doxis4 ajuda a encontrar as informações pertinentes a partir do contexto, mesmo quando os termos de pesquisa não estão presentes nos metadados documento.

Conjunto de informações para uma gestão de documentos eficiente

Também no seu trabalho documental diário, deve proteger-se contra uma possível perda de dados. Neste caso, os diretórios de ficheiros são apenas parcialmente recomendados. Estes poderiam substituir outros ficheiros por engano, eliminá-los ou alterar algumas partes acidentalmente. Alguns diretórios de ficheiros são tão complexos que os documentos podem perder-se, mesmo quando ainda existem fisicamente – só que já ninguém consegue encontrá-los! Na maioria dos casos, o acesso ao diretório de ficheiros é limitado a determinadas equipas e departamentos. Se houver vários departamentos envolvidos num processo empresarial, os diretórios de ficheiros dificultam o acesso à informação essencial.

Enquanto repositório de conteúdos universal, o Doxis4 remove os diretórios de ficheiros, eliminando as desvantagens anteriormente descritas. Graças à criação de versões automatizada, os documentos podem ser alterados sem que se perca a versão original. Mediante um conjunto de regras, decide-se quais são os documentos que se devem arquivar permanentemente. Assim, evita-se o arquivo a longo prazo de versões de trabalho desnecessárias e de documentos que já não precisam de ser arquivados.

Segurança à prova de auditorias certificada para o arquivamento a longo prazo

Na sua função como arquivo eletrónico, o Doxis4 garante a segurança a longo prazo de informações estruturadas e não estruturadas. Graças a um conceito de autorização sofisticado, uma gestão do ciclo de vida da informação (ILM) com regras de arquivamento variáveis, um armazenamento baseado em WORM e assinaturas digitais, é possível proporcionar um arquivamento rentável, à prova de auditorias e conforme a legislação aplicável. A virtualização avançada de armazenamento permite a ligação, o funcionamento simultâneo e o intercâmbio a qualquer momento de diferentes sistemas de armazenamento de todos os fabricantes presentes no mercado, incluindo diversas soluções cloud. Além disso, com o Doxis4, é possível implementar todo o tipo de cenários de distribuição e replicação, à medida das necessidades de ambiciosas empresas de média dimensão e de grandes grupos empresariais que atuam a nível mundial. O Doxis4 oferece interfaces e serviços de entrada que são personalizados para muitos casos de aplicação, como, por exemplo, para dados SAP, MS SharePoint, MS Exchange, IBM Lotus Domino, entre outros, para criar diferentes soluções de arquivo.

O repositório de conteúdos Doxis4 também significa muito mais do que um sistema de arquivo eletrónico – é um conjunto de informações para uma gestão de documentos eficiente.

Ler mais sobre o sistema de arquivo eletrónico com o Doxis4

Os seus benefícios

  • Acesso a informações em segundos e em qualquer lugar
  • Arquivamento seguro de acordo com as diretivas de conformidade
  • Rastreabilidade completa através do registo de todos os processos
  • Flexibilidade máxima e segurança de investimentos a longo prazo através da virtualização de armazenamento

Arquivo no contexto da arquitetura do Doxis4

Arquivo eletrónico com base na plataforma de ECM integrada Doxis4

Um repositório de conteúdos para todas as fontes

Os documentos e os dados chegam às empresas através de diferentes fontes e em vários formatos. Os mesmos são criados em diversas aplicações distintas (ERP, CRM, HR, Mail, Office, etc.) e devem permanecer referenciáveis, mesmo quando os documentos já estão arquivados há algum tempo. Os documentos estão presentes em todas as áreas empresariais, e estão envolvidos nos seus  processos. Os colaboradores de vários departamentos e unidades necessitam de documentos para as suas tarefas diárias . Adicionalmente, muitos documentos têm de ser guardados a longo prazo, uma vez que a legislação, a conformidade e a garantia assim o exigem. Para isso, o Doxis4 oferece um repositório de conteúdos universal transversal a toda a empresa, com arquivo eletrónico de conservação a longo prazo.

O Doxis4 permite passar de vários depósitos de informação distribuídos e baseados em diversas aplicações,  para um arquivo seguro baseado no conteúdo e no processo. Além das vantagens anteriormente mencionadas, o arquivo alivia as várias aplicações da carga de dados e assegura assim o seu desempenho. Adicionalmente , reduz os custos através da transferência de informações raramente utilizadas para sistemas de armazenamento mais económicos. Este procedimento passa despercebido aos utilizadores, uma vez que as informações continuam a estar disponíveis diretamente no ambiente correspondente.

Arquivo de documentos

Arquivo através dos clientes Doxis4 e diretamente do MS Office e Sharepoint através dos add-on Doxis4. Importação/indexação automática de grandes quantidades de documentos.

Arquivo de e-mail

Arquivo de e-mail manual e automático, integrado no groupware disponível: Exchange/Outlook, Lotus Domino/Notes.

Arquivo de filesystem

Arquivo de documentos a partir do filesystem  WindowS, de forma manual ou a partir de regras baseadas em atributos de ficheiros.

Arquivo de dados

Arquivo de dados SAP através da reorganização da base de dados de todos os módulos SAP, reduz o tamanho e o crescimento da base de dados SAP.

Arquivo SAP

Arquivo auditável  e em conformidade com as regras de documentos SAP, incluindo atributos dos documentos.

Arquivo Microsoft SharePoint

Arquivo manual diretamente a partir do Microsoft SharePoint ou arquivo automático baseado em regras, de igual forma auditável.

Qualidades & Pontos fortes

  • Arquivo universal eletrónico

    Os arquivos Doxis4 gerem e guardam de forma segura quaisquer objetos de informação que estão disponíveis em formato digital ou que podem ser convertidos para formato digital, como documentos, e-mails, imagens, objetos multimédia, entre outros. No caso de documentos empresariais que deveriam ou que devam ser particularmente arquivados, é possível criar a qualquer momento, além do documento original, versões de conservação a longo prazo (renditions) em TIFF, PDF, PDF/A-1 ou PDF/A-2 e guardar em suportes de armazenamento inalteráveis, os chamados armazenamentos WORM. A gestão automatizada e de grande precisão das regras de arquivo e dos prazos de eliminação segundo as disposições legais e do regulamento interno da empresa, assegura por um lado a proteção de documentos importantes, e por outro a libertação da capacidade de armazenamento. Além disso, a eliminação de duplicados (instanciação única) e a gestão do ciclo de vida da informação (ILM) contribuem para uma utilização eficiente  dos sistemas de armazenamento disponíveis. Primeiro, garante que os conteúdos idênticos são guardados uma só  vez no arquivo, evitando assim redundâncias, e por último, controla o ciclo de vida completo dos documentos, garantindo sempre a utilização do armazenamento mais eficientes economicamente .

  • Segurança à prova de auditorias certificada

    A empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche atribuiu ao Doxis4 iECM-Suite a certificação segundo a norma IDW PS 880. Por conseguinte, o arquivo eletrónico é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais. A proteção contra escrita baseada em software e WORM ("Write Once Read Multiple") impede que os dados armazenados nos discos rígidos possam ser alterados ou eliminados posteriormente. A segurança à prova de auditorias certificada em combinação com a documentação precisa de procedimentos, prazos de arquivamento flexíveis, rastreabilidade de alterações e assinaturas digitais são a base para a conformidade com a legislação e a proteção a longo prazo de documentos que devem ser arquivados.

  • Encontrar informações e aceder a partir de qualquer localização

    Conservar as informações de forma segura é apenas o primeiro passo. No trabalho diário com informações, é determinante poder encontrá-las rapidamente. A sua base é constituída pelos critérios de indexação (metadados) definíveis livremente por documento, processo e registo, os quais são criados automaticamente (também a partir de sistemas terceiros, como, p. ex., SAP), mas que também podem ser complementados manualmente a qualquer momento. A separação na administração de metadados (bases de dados SQL) e conteúdos de documentos (sistemas de armazenamento) garante a disponibilidade imediata, também em grandes volumes de documentos. Além disso, o Doxis4 indexa os conteúdos completos e determina todos os recursos de informação através de uma pesquisa de texto completo associativa inteligente. Os arquivos Doxis4 podem ser aplicados de modo extremamente flexível: caso necessário, disponibilizam os documentos no contexto de tratamento de conteúdos e processos a sistemas principais como ERP, CRM, HR, etc. Caso contrário, o acesso ocorre através de um dos clientes do Doxis4 (Windows, web, móvel) ou em portais de Intranet, SharePoint e outros através de portlets.

  • Proteção de acesso e rastreabilidade

    A base para a segurança dos documentos empresariais arquivados são a autorização e autenticação pessoais dos utilizadores, bem como a encriptação SSL da comunicação entre o servidor e o cliente. As permissões granulares permitem um controlo de acesso diferenciado às informações críticas da empresa ou confidenciais, impedindo uma divulgação não autorizada. O arquivo pode ainda ser realizado de forma encriptada para evitar uma fuga de informações. No pior dos casos, pode utilizar a função de Audit Trail integrada no Doxis4 a qualquer momento para descobrir quem visualizou e alterou documentos, processos e dossiers e quando.

  • Virtualização de armazenamento e replicação

    O Doxis4 é compatível com todos os sistemas de armazenamento presentes no mercado, como, por exemplo, NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera e ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 safeLock, entre outros, e pode agrupá-los através da virtualização de armazenamento num sistema de armazenamento "virtual" geral. A aplicação da virtualização de armazenamento torna as empresas flexíveis: para o armazenamento de bases de dados a longo prazo, podem aplicar-se os suportes de armazenamento económicos e, para os dados aos quais acede com mais frequência, suportes extremamente rápidos. Face ao rápido desenvolvimento na área dos sistemas de armazenamento, a virtualização de armazenamento é a solução adequada: as empresas beneficiam das novas tecnologias, por exemplo, armazenamentos em cloud, sem ter de rejeitar imediatamente sistemas anteriores – os investimentos ficam assegurados. Se a empresa operar de forma distribuída, os eficientes mecanismos de replicação inteligentes garantem uma rápida disponibilidade e uma ocupação eficiente dos sistemas de armazenamento.

  • Localização múltipla

    A locação múltipla do arquivo do Doxis4 é indispensável para grupos e empresas de média dimensão com um grande número de unidades juridicamente autónomas: muitas sociedades ou locatários podem arquivar documentos e dados em simultâneo à prova de auditorias e separados entre si. Uma troca entre os locatários só é possível mediante a nova organização e autenticação de utilizadores ou através da definição de locatários a partir do conceito de autorização e um armazenamento de dados separado (base de dados e suportes de armazenamento). Assim, o Doxis4 permite um armazenamento de dados separado e impede ao mesmo tempo o acesso mútuo aos dados, conforme exigido pelo legislador.

  • Assinaturas eletrónicas

    Os documentos apenas são reconhecidos como originais através de uma assinatura eletrónica qualificada. Além disso, as assinaturas permitem a proteção contra falsificações e a verificação indubitável do autor (autenticidade). O Doxis4 é compatível com a utilização completa da assinaturas eletrónicas, desde a digitalização até ao arquivo à prova de auditorias. Com o Doxis4, as assinaturas podem ser criadas, verificadas ou arquivadas individualmente ou em processos por lotes. O Doxis4 gere várias assinaturas eletrónicas por documento sem qualquer problema.

Gestão do ciclo de vida da informação (ILM)

A ILM combina processos e tecnologias para gerir as informações de uma empresa ao longo de todo o seu ciclo de vida. Garante que os dados e documentos dos processos empresariais estão disponíveis no momento certo e ao mesmo tempo podem ser arquivados de forma segura no suporte de armazenamento adequado, tendo em conta a velocidade, os custos e as disposições legais.

Ciclo de vida dos documentos

  • Administração de informações estruturadas e não estruturadas ao longo do ciclo de vida completo
  • Transferência automatizada de documentos e dados para o suporte de armazenamento ideal correspondente
  • Mecanismos inteligentes de caching
Randstad Deutschland

A Randstad, a prestadora de serviços no setor do recrutamento de pessoal líder na Alemanha, introduziu o arquivo do Doxis4 para o arquivo de mais de 27 milhões de documentos de pessoal a partir do sistema de gestão de dossiers líder SAP.

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Eissmann Group Automotive

O Grupo Eissmann optou pela implementação do Doxis4 iECM Suite da SER para toda a empresa.

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EDEKA Nord

A EDEKA Nord administra os planos, em forma de dossiers eletrónicos de propriedade com o objetivo de tornar os processos mais rápidos e simples e eliminar a necessidade da utilização de papel.

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DER Touristik

Com a solução do Doxis4, o grupo empresarial processa cada ano mais de meio milhão de faturas recebidas automaticamente e arquiva todos os comprovativos de faturas no arquivo da SER à prova de auditorias.

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LBS (Landesbausparkasse)

No sistema Doxis4 da LBS, encontram-se hoje quase 43 milhões de documentos. 300 colaboradores da LBS trabalham com dossiers eletrónicos, como, por exemplo, o dossier de poupança habitação, o dossier de crédito e o dossier jurídico.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

A Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utiliza o arquivo, DMS, dossiers eletrónicos, caixas de correio, fluxo de trabalho, Capture e SmartOfficePlus do Doxis4 iECM Suite.

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Grupo Westfalen

O Grupo Westfalen utiliza a plataforma de ECM do Doxis4 em toda a empresa.

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Stadtwerke Bielefeld

O dossier eletrónico de construção (EBA) do Doxis4 foi introduzido como base para um arquivo de documentos uniforme e estruturado, um acesso permanente e otimização do processo.

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Landschaftsverband de Vestefália-Lippe (associação municipal)

A LWL conta com a ECM integrada da SER a nível interdepartamental. São utilizados os dossiers eletrónicos, o arquivo, a verificação de faturas e o manual KTQ.

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DHL Express

Desde 2010, a DHL aposta na solução de DMS uniforme para toda a empresa com base no Doxis4 para criar com o seu parceiro HP um dos maiores arquivos de documentos comerciais ao nível mundial.

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Resumo do arquivo eletrónico com o Doxis4

Repositório de conteúdos

  • Arquiva documentos, dados, e-mails, imagens, objetos multimédia, entre outros.
  • Gestão de metadados uniforme em bases de dados relacionais
  • Uma variedade de opções de pesquisa em todo o conjunto de dados
  • Gestão completa de prazos de arquivo e de eliminação
  • Virtualização de sistemas de armazenamento físicos

Destinado a empresas

  • Elevada escalabilidade, permitindo cobrir as aplicações em toda a empresa
  • Alto desempenho, com requisitos exigentes de rendimento e velocidades de acesso
  • Módulo de replicação para uma disponibilidade máxima, ideal para empresas que atuam de forma distribuída
  • Capacidade de localização  múltipla

Conformidade/Segurança

  • Segurança à prova de auditorias certificada (IDW PS 880)
  • Proteção contra escrita baseada em software e WORM
  • Encriptação dos objetos de informação no servidor
  • Comunicação segura entre o servidor e o cliente (baseada em SSL)

Interfaces

  • Compatibilidade com todos os sistemas de armazenamento presentes no mercado: p. ex., NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera e ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock, entre outros.
  • Interfaces universais para sistemas de ERP, HR e CRM habituais
  • Interfaces certificadas para SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Administração

  • Aplicação e armazenamento de dados em multiplataformas
  • Administração através da interface gráfica
+Conteúdo exclusivo para utilizadores registados
Compliance storage solutions: secure and certified - Doxis4 safeLock
Fact Sheet

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Server-side format conversion - Doxis4 Rendition Server
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